Una guida al monitoraggio dei dipendenti e alla privacy sul posto di lavoro

Hai mai avuto la sensazione di essere visto al lavoro? La realtà per la maggior parte dei dipendenti è che probabilmente lo sono. Con la tecnologia per il monitoraggio dei dipendenti sempre più avanzata e accessibile, sempre più aziende utilizzano una pletora di prodotti per tracciare ogni mossa dei propri dipendenti. Mentre tutto sembra un po ‘nascosto, in realtà, il monitoraggio dei dipendenti in un modo o nell’altro è accettabile e in effetti previsto nella maggior parte dei casi.

Esistono numerose ragioni per cui i datori di lavoro desiderano tenere sotto controllo, tra cui il miglioramento della sicurezza dei dipendenti, l’aumento della produttività e la tutela dei segreti commerciali. Inoltre, i prodotti per il monitoraggio dei dipendenti rappresentano un grande business. Di conseguenza, i produttori di monitoraggio di software e hardware vengono persuasi dai datori di lavoro a tenere d’occhio i propri dipendenti.

Cosa significa questo per la privacy dei dipendenti e i loro diritti fondamentali? Esistono due aspetti principali del monitoraggio dei dipendenti. Da un lato, i datori di lavoro devono assicurarsi di rispettare le norme in vigore. D’altro canto, i lavoratori devono sapere a cosa prestare attenzione e quali sono i loro diritti in varie circostanze.

Come accennato, in questo settore, come in molti altri, la tecnologia e la sua ampia disponibilità stanno avanzando rapidamente. Come tale, rimangono aree grigie quando si tratta della sua governance. Pertanto, molti casi sulla privacy dei dipendenti finiscono in tribunale, con i giudici che devono prendere decisioni basate su leggi, regolamenti e precedenti disponibili.

Per questo motivo, è consigliabile che sia i datori di lavoro sia i dipendenti debbano sbagliare per quanto riguarda il monitoraggio. Ciò significherebbe che i datori di lavoro evitano di intraprendere azioni per le quali le leggi non sono chiare, come il monitoraggio dei dipendenti fuori orario. E per i dipendenti, ciò significherebbe presumere che la maggior parte delle loro attività durante l’orario di lavoro, specialmente quando sono online, sono monitorate.

Mentre i dipendenti possono pensare che la loro privacy sia stata invasa, i datori di lavoro hanno spesso i loro diritti di fare leva più di quanto si pensi. In questo post, approfondiremo le principali forme di monitoraggio dei dipendenti e cosa ci si può aspettare negli Stati Uniti, in Canada, nel Regno Unito e in Australia.

Controlli in background

I controlli in background non sono sicuramente una novità e sono stati a lungo utilizzati dai datori di lavoro durante il processo di assunzione. Sebbene possa sembrare che la privacy sia stata invasa, la maggior parte dei richiedenti capisce che si tratta di un caso di due diligence. In alcuni casi, infatti, i datori di lavoro possono essere multati per non aver effettuato determinati controlli.

Abbiamo discusso approfonditamente l’argomento dei controlli in background in un post recente, ma riassumeremo i punti principali per ciascun paese di seguito.

NOI

Come dettagliato nel post sopra citato, è legale per i datori di lavoro statunitensi ottenere quasi tutte le informazioni su un candidato o un dipendente. L’unica eccezione notevole è l’informazione genetica. Tuttavia, anche se è possibile ottenere qualsiasi altra informazione, come cartelle cliniche, documenti di guida e punteggi di credito, non tutte possono essere effettivamente utilizzate dal datore di lavoro per negare a un candidato un lavoro.

Ad esempio, i registri degli arresti non possono essere utilizzati contro qualcuno, in quanto non implicano una condanna. Altre eccezioni sono lo status di razza e di occupazione. Inoltre, ci sono anche tipi di informazioni che possono essere ottenute e utilizzate, ma con limitazioni significative. Le cartelle cliniche possono essere utilizzate in rari casi, così come le dichiarazioni di fallimento e la storia passata di impiego.

Canada

All’interno del Canada, le leggi federali regolano l’occupazione. Tuttavia, ogni provincia ha anche le sue leggi. Pertanto, i datori di lavoro devono consultare le singole norme provinciali per consigli sulla complessità di ciò che è consentito, come indicato nell’articolo sopra.

In generale, le leggi del Canada mirano a proteggere la privacy del richiedente o del dipendente e, nella maggior parte delle province, è necessario fornire il consenso affinché i controlli vengano effettuati. Tuttavia, i datori di lavoro possono ancora accedere a una grande quantità di informazioni, tra cui la storia finanziaria, la storia criminale, l’istruzione, i precedenti e la presenza online e sui social media.

UK

Il Regno Unito prende una posizione molto definitiva sui controlli di base, soprattutto quando si tratta di ammissibilità a lavorare nel Regno Unito. In effetti, i datori di lavoro possono essere multati fino a £ 20.000 (circa $ 26.500 USD) per non aver eseguito questo controllo particolare. Il sito gov.uk stabilisce inoltre che è possibile eseguire controlli penali solo per ruoli in determinate aree, come l’assistenza sanitaria e l’assistenza all’infanzia.

Inoltre, i controlli sanitari possono essere richiesti solo in determinati casi: se si tratta di un requisito legale (ad esempio test oculistici per i conducenti di veicoli commerciali); o se è un requisito di lavoro (ad es. gli assicuratori hanno bisogno di anamnesi sanitaria). Il sito Web ribadisce inoltre che le norme sulla protezione dei dati devono essere seguite quando si maneggiano le informazioni sui candidati.

Australia

La guida regionale di Corrs ai controlli di base spiega cosa costituisce la normale pratica in Australia. Coprono in genere istruzione, precedenti lavori, cartelle cliniche o sanitarie, precedenti penali e attività online e sui social media. Cose come l’appartenenza al sindacato e le opinioni politiche in genere non possono essere utilizzate per informare le decisioni di assunzione a causa della legislazione antidiscriminazione.

I controlli in background sono soggetti alla legge sulla privacy del 1988, pertanto i dipendenti devono essere informati su come verranno raccolte le informazioni. Devono anche acconsentire alla raccolta di “informazioni sensibili” e avere accesso alle informazioni raccolte su richiesta.

Computer, telefoni e dispositivi mobili

A meno che un lavoro non sia puramente fisico, molti lavoratori trascorreranno tutto o parte del loro tempo utilizzando un computer desktop o laptop o un dispositivo mobile. Ovviamente, più di un semplice lavoro può essere svolto utilizzando questi sistemi. Indipendentemente dal fatto che un’azienda lo consenta o meno, è spesso facile utilizzarli per attività personali come email, messaggistica e navigazione Web.

Poiché tutte queste funzioni sono in genere utilizzate anche per attività legate al lavoro, non è come se fossero semplicemente disabilitabili o bloccabili per impedirne l’uso personale. E così ne consegue un campo minato di potenziali problemi sia per i datori di lavoro che per i dipendenti.

Mentre i dipendenti ritengono che dovrebbero essere in grado di mantenere un certo grado di privacy, i datori di lavoro devono proteggere i loro migliori interessi. Vogliono sapere se qualcuno sta sprecando tempo e risorse dell’azienda, comportandosi in modo inappropriato, rivelando segreti aziendali o persino commettendo un crimine, tra le altre cose.

In effetti, le leggi nella maggior parte dei paesi si basano fortemente sul fatto che il datore di lavoro abbia diritti significativi quando si tratta di monitoraggio, soprattutto quando si tratta di computer e dispositivi forniti dall’azienda. Tuttavia, variano da paese a paese nel dettare esattamente cosa può essere monitorato e come può essere eseguito. Ecco cosa puoi aspettarti a seconda di dove si trova l’azienda.

NOI

Negli Stati Uniti, come nel caso degli altri Paesi in questione, i datori di lavoro hanno il diritto di monitorare tutte le attività svolte su un dispositivo di proprietà dell’azienda. Ciò include computer desktop, laptop, telefoni cellulari, cercapersone e tablet. Poiché il dispositivo è di proprietà dell’azienda, ciò vale non solo nel luogo di lavoro, ma anche quando il dispositivo viene portato a casa o altrove. Significa anche che possono monitorare l’attività su tali dispositivi durante le ore di lavoro.

Quando si tratta di e-mail, i dipendenti spesso assumono che venga monitorata solo la loro e-mail di lavoro. Tuttavia, se accedono alle email personali da un dispositivo aziendale, anche questo potrebbe essere osservato. Lo stesso vale per qualsiasi altra forma di comunicazione come le app di messaggistica e la navigazione sul Web, incluso il tempo trascorso sui siti di social media.

Esattamente quali applicazioni vengono monitorate e quante informazioni vengono raccolte dipende dal software che viene utilizzato. Ad esempio, anziché monitorare un intero dispositivo, un datore di lavoro potrebbe semplicemente voler visualizzare l’utilizzo della posta elettronica. Inoltre, potrebbero raccogliere solo informazioni quali destinatario, oggetto e data / ora oppure potrebbero anche voler visualizzare il contenuto effettivo delle e-mail.

La principale eccezione qui sono le chiamate telefoniche effettive. Secondo la legge federale, l’audio può essere registrato e ascoltato solo se una delle parti acconsente. Molti, ma non tutti gli stati, estendono questa regola alle conversazioni di persona.

Quindi quali sono le avvertenze per questo tipo di monitoraggio? Le leggi variano in qualche modo tra gli stati, ma in generale, al fine di errare sul versante della cautela, i datori di lavoro dovrebbero sempre informare i dipendenti che vengono monitorati. Ciò potrebbe avvenire sotto forma di una politica sulla privacy fornita al momento del noleggio o in un’e-mail in caso di modifica della politica. I dispositivi potrebbero anche essere adornati con segnaletica che indica che l’attività verrà monitorata.

Un’area in cui sorgono problemi per i dipendenti è quando usano dispositivi personali per lavoro. Molte aziende implementano una politica BYOD (Bring Your Own Device). Tuttavia, quando si utilizza il proprio dispositivo durante il lavoro e ci si connette alla rete aziendale, è possibile che si stia aprendo tutte le attività personali su quel dispositivo al controllo. Ciò potrebbe valere anche per qualsiasi altro dispositivo personale utilizzato durante il lavoro. Anche se non vengono utilizzati per lavoro, ad esempio se sono connessi alla rete Wi-Fi aziendale, questo potrebbe essere considerato proprietà dell’azienda.

Per i dipendenti che desiderano mantenere la privacy, sarebbe meglio usare dispositivi separati per lavoro e uso personale ed evitare di connettere dispositivi personali alla rete wifi aziendale.

Canada

L’ufficio del commissario per la privacy del Canada (OPCC) offre consulenza generale ai datori di lavoro in merito al monitoraggio dei dipendenti. Questo riguarda cose come la registrazione e il monitoraggio audio e video di navigazione web, e-mail e sequenze di tasti. Il loro consiglio ai datori di lavoro è il seguente:

• “Il datore di lavoro dovrebbe dire quali informazioni personali raccoglie dai dipendenti, perché le raccoglie e cosa ne fa. La raccolta, l’uso o la divulgazione di informazioni personali dovrebbe normalmente avvenire solo con la conoscenza e il consenso di un dipendente.
• Il datore di lavoro dovrebbe raccogliere solo le informazioni personali necessarie allo scopo dichiarato e raccoglierle con mezzi equi e leciti.
• Il datore di lavoro dovrebbe normalmente utilizzare o divulgare le informazioni personali solo per gli scopi per cui le ha raccolte e conservarle solo per il tempo necessario a tali scopi, a meno che non abbia il consenso del dipendente di fare qualcos’altro con esso o sia legalmente tenuto a utilizzarlo o divulgarlo per altri scopi.
• Le informazioni personali dei dipendenti devono essere accurate, complete e aggiornate.
• I dipendenti dovrebbero essere in grado di accedere alle loro informazioni personali ed essere in grado di contestarne l’accuratezza e la completezza. “

Continua a ribadire l’importanza di stabilire politiche e aspettative chiare, nonché di ridurre al minimo la quantità di monitoraggio.

UK

Nel Regno Unito, secondo il sito Web gov.uk, il personale dovrebbe essere informato se viene monitorato, ad esempio via e-mail. Ciò include l’uso della CCTV, la tenuta dei registri delle telefonate, la registrazione della posta elettronica o dell’uso di Internet e la ricerca di workstation. Tuttavia, ci sono casi in cui è possibile monitorare il personale a loro insaputa, come se si ritiene che stiano violando la legge:

“Monitoraggio del personale a loro insaputa

Puoi monitorare il personale a loro insaputa se:

• sospetti che stiano violando la legge
• informarli al riguardo renderebbe difficile individuare il crimine

Fallo solo come parte di un’indagine specifica e fermati al termine dell’indagine. “

Le leggi sulla protezione dei dati nel Regno Unito stabiliscono le regole su come e quando effettuare il monitoraggio. Pertanto, i datori di lavoro dovrebbero:

• Avere buone ragioni ed essere in grado di spiegare i vantaggi del monitoraggio dei dipendenti
• Effettuare una valutazione d’impatto per determinare eventuali impatti negativi che il monitoraggio potrebbe avere
• Considera le alternative prima di saltare dentro, le opzioni alternative dovrebbero essere considerate
• Informare i dipendenti (con alcune eccezioni)

Mentre i datori di lavoro devono informare i dipendenti, in realtà non hanno bisogno del loro consenso, come indicato nel sito web di Citizens Advice. Finché hanno cercato di informare i dipendenti del monitoraggio, in che modo si relaziona con il business e le apparecchiature monitorate sono fornite parzialmente o totalmente dalla società, allora hanno praticamente un regno libero su ciò che guardano.

Una recente sentenza della Corte europea dei diritti dell’uomo si è espressa a favore di un dipendente che è stato licenziato per l’invio di messaggi privati ​​su Yahoo Messenger su un dispositivo di proprietà dell’azienda. La decisione ha annullato una precedente sentenza a favore del datore di lavoro e ha dichiarato che il datore di lavoro ha violato il diritto alla privacy del dipendente spiando i suoi messaggi senza preavviso. Ciò costituisce un precedente per futuri casi simili in tutta Europa.

Guarda anche: Il datore di lavoro può leggere le tue e-mail??

Australia

Quando si tratta di Australia, le regole differiscono per alcuni stati. Il New South Wales Workplace Surveillance Act 2005 e l’Australian Capital Territory Workplace Privacy Act 2011 proteggono i lavoratori stipulando che i dipendenti devono ricevere almeno 14 giorni di preavviso sull’inizio del monitoraggio. Tuttavia, nel resto del paese le regole sono molto più rigide. Mentre il Privacy Act 1988 afferma che i dipendenti dovrebbero essere informati dei loro registri, è un po ‘inquietante se la loro email possa essere monitorata senza preavviso. Inoltre, non c’è molto da fare quando si tratta di altri tipi di monitoraggio come telefonate e telecamere.

Social media

L’avvento dei social media ha fornito un ulteriore potenziale campo minato sia per i dipendenti che per i datori di lavoro. Mentre è ampiamente accettato che un datore di lavoro possa visualizzare i tuoi account di social media pubblici quando prendi una decisione di assunzione, ci sono più cose in gioco una volta che lavori effettivamente per un’azienda.

Naturalmente, con molti account di social media con accesso pubblico, i dipendenti non possono mai essere veramente sicuri di ciò che un datore di lavoro ha visto. Pertanto, è prudente per chiunque assicurarsi che le impostazioni sulla privacy dei propri account sui social media blocchino il maggior accesso possibile. Anche se i dipendenti non sentono nulla da nascondere, può sorprendere ciò che può emergere per danneggiare la propria reputazione.

NOI

Negli Stati Uniti, ci si può aspettare il monitoraggio dei social media quando, come menzionato sopra, il dipendente utilizza un computer, una rete o un sistema forniti dal lavoro. Tuttavia, si prevede anche che i datori di lavoro informino i dipendenti del monitoraggio. Si consiglia vivamente ai datori di lavoro di attuare una politica sui social media, anche se non stanno monitorando i dipendenti.

Oltre al monitoraggio tramite computer e dispositivi, alcuni datori di lavoro in realtà chiedono nomi utente e password per accedere agli account dei dipendenti in qualsiasi momento. Tuttavia, alcuni stati tra cui la California e Washington hanno approvato leggi che vietano questo.

Guarda anche: Le migliori VPN per l’America

Canada

Il sito web OPCC del Canada ha le seguenti affermazioni sul monitoraggio dei social media:

• “I dipendenti devono sapere che, fatte salve le politiche e le regole sul posto di lavoro esistenti, alcune organizzazioni monitorano i sistemi di social network (SNS) dei propri dipendenti.
• I dipendenti devono essere consapevoli del fatto che quando utilizzano SNS in un contesto lavorativo – incluso un SNS ospitato dal loro datore di lavoro – che le loro informazioni personali possono essere raccolte, utilizzate e divulgate dal datore di lavoro. Ciò potrebbe includere commenti e pubblicazioni fuori servizio su un SNS su questioni relative al luogo di lavoro o che potrebbero altrimenti riflettere sul datore di lavoro.
• I datori di lavoro dovrebbero considerare il tracciamento dei dipendenti esistenti tramite SNS personali o basati sul lavoro come una raccolta di informazioni personali che potrebbero essere soggette alla legislazione sulla privacy applicabile nella loro giurisdizione. “

La stessa pagina offre consigli ai datori di lavoro per creare una politica specifica per l’attività sui social media. Dovrebbe riguardare cose come l’uso consentito nei luoghi di lavoro e in quale contesto, quali siti di social media sono monitorati e cosa succede alle informazioni personali raccolte.

Guarda anche: Le migliori VPN per il Canada

UK

Secondo l’ASAS, “Alcune stime riportano che l’uso improprio di Internet e dei social media da parte dei lavoratori costa all’economia britannica miliardi di sterline ogni anno e aggiungono che molti datori di lavoro stanno già affrontando problemi come il furto di tempo, la diffamazione, il cyber bullismo, la libertà di parola e l’invasione della privacy “.

Continua a offrire consulenza ai datori di lavoro in merito all’elaborazione delle politiche sui social media. Le politiche dovrebbero coprire ciò che è ritenuto un uso accettabile dei social media durante il lavoro, nonché ciò che può e non può essere detto sull’organizzazione. Dovrebbe inoltre distinguere tra uso aziendale e privato dei social media e delle app di messaggistica.

Guarda anche: Le migliori VPN per il Regno Unito

Australia

In Australia, è noto che i datori di lavoro richiedono i dettagli di accesso ai social media dei dipendenti. È un’acqua torbida, ma l’accesso alle pagine private dei social media è probabilmente una violazione di diverse leggi tra cui il Privacy Act 1988 e il Fair Work Act 2009. Pertanto, è consigliabile che qualsiasi informazione raccolta dai social media venga effettuata con il consenso scritto del richiedente o dipendente e che sia conservato un registro dettagliato delle informazioni utilizzate.

Guarda anche: Le migliori VPN per l’Australia

Posizione

Il tracciamento della posizione non è un concetto nuovo, soprattutto quando si parla di veicoli, che vengono spesso monitorati per vari motivi. Potrebbe essere il rispetto delle norme di sicurezza o forse il monitoraggio dell’efficienza delle operazioni aziendali. Tuttavia, in tutti i Paesi qui trattati, il conducente del veicolo deve sapere che il monitoraggio è in corso.

Ma per quanto riguarda il monitoraggio effettivo dei dipendenti, ad esempio tramite un dispositivo mobile? Ci sono molte aziende che offrono il monitoraggio dei dipendenti tramite app facili da installare. Sebbene all’inizio possa sembrare un po ‘troppo “Grande Fratello”, in realtà ci sono alcuni motivi legittimi per farlo, principalmente per la sicurezza dei dipendenti. Ad esempio, chiunque abbia bisogno di effettuare chiamate a domicilio o rispondere a situazioni di emergenza potrebbe essere reso più sicuro grazie a un dispositivo di localizzazione.

A parte la sicurezza, ci sono anche ragioni commerciali per cui i datori di lavoro potrebbero voler tracciare veicoli o persone. Ad esempio, per verificare che stiano effettuando il timeout in entrata e in uscita e per assicurarsi che siano effettivamente dove dovrebbero essere e che non utilizzano il tempo dell’azienda per le attività personali.

Finché esiste un motivo legittimo e il dipendente lo sa, questa è un’area praticabile per il monitoraggio. Tuttavia, ci sono state varie denunce di violazione della privacy, soprattutto se la posizione di un dipendente viene tracciata mentre sono fuori servizio.

NOI

Negli Stati Uniti, diversi stati come il Texas e la Virginia hanno reso illegale il tracciamento dei veicoli senza il consenso del proprietario. La California ha le leggi più severe in materia di tracciamento e ha vietato il tracciamento di una “cosa mobile”. La facilità relativamente nuova di rintracciare i dipendenti significa che non ci sono veramente restrizioni in atto in molte parti del paese. Pertanto, abbiamo ancora un’altra area grigia tra le mani.

Un recente caso di tracciamento GPS negli Stati Uniti ha portato questo problema in primo piano. La lavoratrice Myrna Arias è stata rintracciata mentre era fuori servizio tramite un’app sul suo telefono che il suo datore di lavoro le aveva fatto installare. È stata licenziata per aver disabilitato l’app e quindi ha fatto causa al suo datore di lavoro per licenziamento illecito. Il caso è stato risolto in via stragiudiziale, ma il fatto che da entrambe le parti non vi siano state argomentazioni solide lascia il risultato aperto all’interpretazione.

Oltre al tracciamento GPS, esiste anche una legislazione relativa ai tag RFID (Radio Frequency Identification). Si tratta di microchip che possono essere collegati a una persona o ai suoi effetti personali per rintracciarli. Alcuni stati, come Missouri, North Dakota e Wisconsin hanno vietato ai datori di lavoro di richiedere l’uso di tali dispositivi.

Canada

In Canada, le aziende possono monitorare i dipendenti tramite il tracciamento GPS. Tuttavia, ci deve essere un motivo di sicurezza o commerciale legittimo come menzionato sopra. Ancora una volta, il datore di lavoro dovrebbe ottenere il consenso. Tuttavia, come spiegato da David Fraser, un esperto di legge sulla privacy, quel consenso è quasi immaginario, dal momento che può essere davvero difficile per un dipendente dire di no.

Dice che i datori di lavoro potrebbero avere dei motivi per monitorare i dipendenti durante le ore di lavoro. Insieme ad altri esperti, il caso Arias negli Stati Uniti sarebbe più probabile che fosse stato vinto dall’impiegato se avesse avuto luogo in Canada.

UK

Il Regno Unito ha una politica più definita in materia di tracciamento dei dipendenti, che dovrebbe lasciare spazio a meno aree grigie. Per il monitoraggio dei veicoli, è consentito il tracciamento dei veicoli aziendali. Tuttavia, se il veicolo viene utilizzato anche privatamente, il localizzatore deve disporre di un pulsante di privacy per interrompere il tracciamento durante le ore di riposo. Inoltre, i dipendenti devono essere consapevoli che il veicolo viene monitorato. Il monitoraggio dei dipendenti, tuttavia, non è consentito.

Australia

Secondo un recente studio, un lavoratore su tre in Australia ad un certo punto è stato rintracciato dal GPS dai propri datori di lavoro. In generale, la chiave per utilizzare i dispositivi di localizzazione è il consenso.

Tuttavia, l’uso dei dispositivi di localizzazione è legiferato dallo stato, non dal paese, quindi le regole variano. Ad esempio, alcuni stati richiedono che venga fornita una notifica scritta entro un determinato periodo di tempo dall’inizio della sorveglianza. Altri stati non hanno alcuna legislazione specifica. Ciò non significa che sia gratuito per tutti in queste regioni poiché potrebbero ancora entrare in gioco gli atti federali sulla privacy.

video

La videosorveglianza è una delle forme più antiche di monitoraggio dei dipendenti. Ma quando diventa più facile e più economico installare questi sistemi, le regole e i regolamenti relativi al loro utilizzo sono diventati sempre più importanti.

In generale, la videosorveglianza tramite telecamere è una forma accettabile di monitoraggio. Tuttavia, ci sono ovvie restrizioni come il divieto delle telecamere in aree in cui è ragionevolmente prevista la privacy, come bagni o spogliatoi / spogliatoi. Inoltre, il monitoraggio video deve essere effettuato con buone ragioni, ad esempio per la sicurezza dei dipendenti, per garantire che non si verifichino furti o altri reati o per tenere sotto controllo la produttività dei lavoratori.

Questo di solito rientra anche nella regola generale dei dipendenti che richiedono la notifica di essere monitorati. Vi sono alcune eccezioni, ad esempio se il datore di lavoro sta cercando di raccogliere prove di un sospetto crimine.

NOI

Negli Stati Uniti, è ammesso che i dipendenti possano essere filmati durante l’orario di lavoro presso le loro postazioni di lavoro. Esiste una distinzione tra telecamere in bella vista e telecamere segrete, quest’ultima delle quali può essere utilizzata solo in casi molto specifici.

Canada

In Canada, le regole sono molto simili in quanto le aree generali sono accettabili per il monitoraggio video. Inoltre, le aree in cui è prevedibile un livello ragionevole di privacy sono vietate.

Potrebbero esserci alcune eccezioni per le forze di lavoro sindacalizzate che possono essere determinate caso per caso da un arbitro del lavoro. Le domande poste riguarderanno se la videosorveglianza è stata la giusta linea d’azione e se è stata condotta in modo ragionevole.

Quando le videocamere sono posizionate in aree generali, dovrebbe essere presente una segnaletica sufficiente per informare i dipendenti che sono in uso. I segni dovrebbero essere in entrambe le lingue ufficiali canadesi, inglese e francese.

La sorveglianza audio tramite videocamere non è consentita a meno che non sia concesso il consenso delle parti o l’autorità legale.

UK

L’articolo gov.uk relativo al monitoraggio dei dipendenti di cui abbiamo parlato in precedenza contiene anche una sezione speciale sull’uso della CCTV. In tal caso, l’Ufficio del commissario per le informazioni deve essere informato. Inoltre, le persone dovrebbero essere avvisate che vengono registrate tramite segnali chiaramente visibili.

Rileva inoltre che i datori di lavoro dovrebbero essere in grado di controllare chi vede le registrazioni e che le persone hanno il diritto di vedere le loro immagini registrate, ma ciò non deve avvenire immediatamente. I datori di lavoro hanno 40 giorni per conformarsi e possono effettivamente addebitare ai dipendenti il ​​privilegio di vedersi sullo schermo.

Australia

In Australia, di nuovo, dipende dalla regione. Il New South Wales Workplace Surveillance Act 2005 e l’Australian Capital Territory Workplace Privacy Act 2011 regolano la maggior parte dei tipi di tracciamento, incluso il video. Come per i computer e il tracciamento GPS, il dipendente deve essere informato sufficientemente del monitoraggio video, anche quando accadrà e per quanto tempo. Il Surveillance Devices Act del 1999 a Victoria impone inoltre ai datori di lavoro di informare i dipendenti sulla sorveglianza.

Altre regioni potrebbero non essere soggette a tali regolamenti. Ancora una volta, l’ascolto non è consentito come stabilito dal Telecommunications (Interception and Access) Act 1979.

posta

Le regole relative all’apertura della posta potrebbero essere una sorpresa per alcuni. Sebbene sia illegale in molti paesi aprire la posta che non è indirizzata a te, la legge non si estende ai dipendenti nominati in una sede dell’azienda. Tecnicamente, se è l’indirizzo del datore di lavoro sulla busta o sul pacchetto, allora è indirizzato al datore di lavoro, anche se il nome del dipendente è riportato su di esso.

La lezione ovvia qui è che nessuno dovrebbe avere cose inviate al proprio indirizzo di lavoro che non vorrebbero che il loro datore di lavoro, o chiunque altro in azienda, vedesse..

Stati Uniti, Canada e Regno Unito

I datori di lavoro possono aprire qualsiasi posta se viene inviata al loro indirizzo. Una volta arrivato sul posto, è stato tecnicamente consegnato. Non deve necessariamente essere aperto dalla persona a cui è indirizzato. Molte aziende hanno persino apri di posta dedicati che aprono tutta la posta prima di distribuirla ai dipendenti. Anche se è contrassegnato come “Riservato” o “Privato”, è un gioco leale.

Australia

In Australia, non è un’offesa aprire la posta di qualcuno. Ma è un’offesa tenerlo se non ti appartiene. Pertanto, è assolutamente accettabile per un datore di lavoro aprirlo fintanto che non lo trattengono.

I passaggi da adottare per proteggere la tua privacy sul lavoro

A questo punto, puoi vedere che mentre ci sono limiti, i datori di lavoro hanno il diritto di monitorare molto più di quanto ti aspettassi. Tuttavia, dal punto di vista dei dipendenti, ci sono dei passaggi che puoi prendere per mantenere un po ‘di privacy sul lavoro.

Conosci i tuoi diritti

Come puoi vedere dalle informazioni che abbiamo fornito in questa guida, molte regole dipendono da dove ti trovi. Questo non si applica solo al paese in cui ti trovi e le cose possono variare anche a livello statale o provinciale. Ad esempio, negli Stati Uniti, solo cinque stati hanno leggi che proteggono esplicitamente la privacy dei dipendenti. Assicurati di conoscere i tuoi diritti specifici cercando le leggi sulla privacy sul posto di lavoro per la tua regione. Come accennato, anche se ci sono leggi in vigore, potrebbero esserci ancora alcune aree grigie, quindi vale sempre la pena sbagliare dal lato della cautela.

Leggi le politiche attentamente

Nella maggior parte dei casi di monitoraggio sul posto di lavoro, i datori di lavoro sono tenuti a tenere informati i dipendenti. Anche se potrebbero non voler trasmettere i dettagli, dovresti essere in grado di trovarli se guardi. Leggere attentamente le politiche sulla privacy e altra documentazione pertinente. Inoltre, cerca e-mail o altri avvisi relativi a eventuali modifiche a tali criteri.

Oltre a rimanere informato sulla tua privacy, leggere queste politiche dovrebbe anche aiutarti a raccogliere informazioni su comportamenti accettabili mentre sei al lavoro. Spesso sorprende i tipi di azioni ritenute inaccettabili da un datore di lavoro. Ad esempio, è vietato l’uso di dispositivi personali per scopi lavorativi. Di solito ci sono buone ragioni per questi tipi di politiche come la sicurezza delle informazioni per aiutare a proteggere i segreti dell’azienda.

Cerca altri indicatori

A seconda di dove ti trovi e del tipo di monitoraggio in corso, potresti non essere in grado di scoprirlo all’interno della documentazione. Vale anche la pena cercare altri indicatori che stai monitorando. La segnaletica delle telecamere di sorveglianza è ovvia, ma potrebbero anche essere presenti avvisi collegati a computer o stazioni di lavoro.

Evita le attività personali

I dipendenti potrebbero essere preoccupati per gli altri membri dell’azienda che hanno accesso ad elementi come e-mail personali o cronologia di navigazione. A volte il miglior modo di agire è semplicemente quello di evitare di usare del tutto i dispositivi di lavoro per l’attività personale. Dopotutto, la maggior parte delle cose può essere fatta su uno smartphone in questi giorni. Fintanto che non è di proprietà dell’azienda né connesso al wifi aziendale, un telefono o tablet personale dovrebbe essere vietato per il monitoraggio dei dipendenti.

Utilizzare una VPN con cautela

L’uso di una rete privata virtuale (VPN) al lavoro è un modo per proteggere la tua privacy in generale. Tuttavia, di conseguenza, può significare ignorare il monitoraggio in atto. Consentirà inoltre l’accesso a siti che potrebbero essere bloccati per una buona ragione. Prima di utilizzare una VPN, controlla attentamente i contratti e le norme per assicurarti di non violare. Se lo stanno cercando, un datore di lavoro sarà probabilmente in grado di individuare quando viene utilizzata una VPN poiché tutto il traffico verrà indirizzato a un singolo IP.

“CCTV” di ECF concesso in licenza in base a CC BY 2.0