تجمع أدوات إدارة المستندات بين مرافق التخزين ووظائف حقوق الوصول. تتيح أفضل الأنظمة لكل من المسؤولين وقادة الفريق والمستخدمين الفرديين أن يكون لكل منهم رأي في كيفية الوصول إلى الملفات الموجودة في النظام. من الناحية المثالية ، يتضمن نظام إدارة المستندات أيضًا ميزات الاستمرارية لتمكين الشركات من التعافي من الكوارث.
هناك مجموعة واسعة من أدوات إدارة المستندات المتاحة في السوق اليوم ، وسوف يستغرق البحث عنها جميعًا وقتًا طويلاً. لقد قمنا بتقصير مهمة التحقيق في سوق أدوات إدارة الوثائق من خلال إنتاج قائمة مختصرة.
إذا لم يكن لديك الوقت الكافي لقراءة المنشور بالكامل ، إليك لدينا قائمة من أفضل أدوات إدارة الوثائق:
- SolarWinds Passportal (GET DEMO) مدير كلمة السر ومدير الوثيقة المتاحة من السحابة.
- تكنولوجيا المعلومات الغراء المستند المستند إلى مجموعة النظراء وكلمة المرور.
- ITBoost نظام إدارة المستندات المستند إلى مجموعة النظراء.
- التقاء نهرين نظام لإدارة الوثائق يستخدم على نطاق واسع في مشاريع تكنولوجيا المعلومات.
- G-جناح توليفة من Google Drive و Google Docs تسويقها إلى الشركات.
- جناح مكتب زوهو مجموعة من محرري المستندات وأدوات التخزين وإدارة المستندات.
- DocuWare Cloud خدمة تخزين المستندات وأرشفتها وإدارتها المستندة إلى مجموعة النظراء.
أفضل أدوات إدارة الوثائق
يمكنك قراءة المزيد عن كل نظام من هذه الأنظمة في الأقسام التالية.
1. SolarWinds Passportal (GET DEMO)
جواز السفر بواسطة SolarWinds يهدف إلى مقدمي الخدمات المدارة ويتم تسويقها من قبل SolarWinds MSP قطاع. يتمثل الاقتراح في أن يستخدم MSPs نظام إدارة المستندات لكل من المستندات الخاصة بهم وكخدمة مضافة يمكن إعادة تسويقها لعملائهم.
لا يوجد سبب يمنع الشركات من الحصول على النظام مباشرة لاستخدامها الخاص. هذا هو خدمة قائمة على السحابة وهكذا يمكن الوصول إليه من أي نظام تشغيل من خلال متصفح.
يتضمن Passportal Suite مدير كلمات مرور بالإضافة إلى مدير مستندات. هذه هي الحزمة الأساسية لـ Passportal ، لذا لا يمكن الاشتراك فقط في أداة إدارة المستندات ، والتي تسمى مدير مستندات SolarWinds.
إن برنامج SolarWinds Document Manager هو أكثر من مجرد نظام لتخزين الملفات السحابية يتم تضمين مساحة الخادم في الحزمة. تتضمن الخدمة أطر عمل النشر لأنواع مختلفة من الوثائق. على سبيل المثال ، من السهل جدًا إنشاء قاعدة معرفة عبر الإنترنت للمستخدمين داخل نظام Passportal. تتضمن الأداة جناح التحرير وكذلك السماح لتحميل المستندات على نظام تخزين الملفات.
نظام تخزين الملفات هو محمية مع التشفير والوصول مسموح به فقط عن طريق حسابات المستخدمين المحمية بكلمة مرور.
يعد هذا النظام مفيدًا لإنشاء مستندات معلومات الفريق وأنظمة معلومات المستخدم بالإضافة إلى إدارة مستندات الشركة. إذا كنت مهتمًا أيضًا بأداة إدارة كلمة المرور الموجودة في الحزمة ، يمكن دمج هذه الأداة مع الدليل النشط و LDAP أنظمة لتوحيد حقوق الوصول إلى عملك بأكمله في مكان واحد.
واتهم الجوازات ل عن طريق الاشتراك لكل مستخدم, تدفع شهريا مقدما. ليست هناك حاجة لإبرام عقد لاستخدام الخدمة ولا يوجد حد أدنى لفترة الاشتراك المطلوبة. النظام متعدد المستأجرين ، لذلك إذا أراد MSPs بيع مدير مستندات SolarWinds لعملائهم ، فيمكنهم منح كل منهم مساحة تخزين مجزأة خاصة بهم يتم الاحتفاظ بها منفصلة لكل عميل. تستطيع طلب عرض على موقعه على الانترنت.
SolarWinds PassportalGet التجريبي
2. IT الغراء
تكنولوجيا المعلومات الغراء يكون خدمة قائمة على السحابة وهو مشابه جدًا لـ Passportal لأنه يجمع أيضًا بين إدارة كلمات المرور والمستندات. مثل Passportal ، يتم تسويق هذه الأداة لموفري الخدمات المدارة ، ولكن لديها أيضًا إصدارًا يهدف إلى الشراء المباشر من قبل شركات المستخدمين النهائيين. يسمى هذا الإصدار MyGlue ويمكن شراؤها من قِبل MSPs كإضافة إلى IT Glue ، أو الاشتراك بها كحزمة مستقلة. الغراء هو مملوكة من قبل كاسيا, والذي ينتج أيضًا برنامج RMM و PSA لأجهزة MSP.
بالإضافة إلى تمكين تحميل المستندات وتخزينها في نظام IT Glue ، تتضمن واجهة المستخدم محرر قاعدة معارف / محرر أسلوب wiki ، مما يساعد الفرق على إنشاء مصادر معلومات من خلال بنية موجهة. يتضمن المحررون قوالب لأنواع مختلفة من الوثائق وتعمل كدليل عند إعداد مستندات جديدة داخل النظام الأساسي. تعد القدرة على نشر إطار عمل مهمة بشكل خاص لمخازن المعلومات المهيكلة ، مثل الويكي.
تتضمن حزمة IT Glue مساحة تخزين ، وهي مجزأة لكل مستخدم و يتطلب بيانات اعتماد للوصول. يمكن إدارة حقوق الوصول هذه داخل مدير كلمات المرور المضمّن في نظام IT Glue الأساسي. تخزين المستندات مشفر وجميع عمليات النقل بين موقعك ونظام ITGlue محمية أيضًا بالتشفير. يتضمن تحميل الملفات وتنزيلاتها وكذلك الاتصالات بين برنامج وحدة التحكم على خادم ITGlue ومتصفحات المستخدمين الذين يصلون إلى لوحة القيادة.
يمكن زيادة حزمة IT Glue بواسطة إضافات. نظام MyGlue هو واحد من هؤلاء. آخر هو نظام اكتشاف الشبكة, والتي سوف تدرج جميع الأجهزة والبرامج التي تعمل على موقعك. تخلق هذه العملية مخزونًا من البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات ، والتي يتم تحديثها باستمرار. لذلك ، فمن الممكن استخدام تكنولوجيا المعلومات الغراء ل مراقبة النظام وكذلك إدارة الوثائق وكلمات المرور.
الغراء هو تدفع عن طريق الاشتراك. يتم تعبئتها في ثلاثة إصدارات: الأساسي, تحديد, و مشروع – مغامرة – جميع الخطط تشمل منصة التوثيق. يتم فرض رسوم لكل مستخدم شهريا.
3. ITBoost
ITBoost هو آخر نظام إدارة الوثائق المستند إلى مجموعة النظراء التي يتم تسويقها إلى MSPs ، ولكن يمكن أيضًا استخدامها من قبل أقسام تكنولوجيا المعلومات الداخلية. الخدمة مملوكة من قبل ConnectWise, التي تنتج أيضا أنظمة إدارة البنية التحتية وبرامج دعم MSP. مثل ITGlue و Passportal ، يتضمن ITBoost أيضًا مدير كلمات مرور.
لوحة تحكم المسؤول للخدمة تشمل شاشة لمساحة تخزين المستندات المضمنة مع الحزمة. الهدف الرئيسي من نظام التوثيق هذا هو إنشاء وصيانة أ قاعدة المعرفة. ومع ذلك ، لا يلزم توفير جميع المستندات للمستخدمين. يسمح النظام باستيراد أو تصدير المستندات ، كما يمكن الاحتفاظ بالمستندات الخاصة وعدم إتاحتها لقاعدة المعرفة مرئية من قبل المستخدمين.
يمكّن النظام من إنشاء فئات مختلفة من مجموعات المستندات, مثل تقديم المشورة للمستخدمين ، وأدلة للاستخدام الداخلي من قبل MSP أو موظفي قسم تكنولوجيا المعلومات. مثال على وثائق القسم هو إجراءات التشغيل القياسية (SOPs). ستتم إضافة أدلة المستخدم إلى قاعدة المعرفة الموجهة للمستخدم. الفئة الثالثة هي قاعدة معرفة مخصصة للاستخدام من قبل عملاء الشركات العميلة التي يخدمها MSP. هذه الفئة تشمل أيضا نماذج ردود الفعل للعملاء لملء وإعطاء تقييماتهم على جودة السلع أو الخدمات أو الدعم الذي تلقوه.
منصة ITBoost تشمل محرري المستندات التي تمكن من إنشاء وثائق داخل البيئة. يمكن استخدام النظام إما كمخزن أساسي للمستندات أو كنظام نسخ احتياطي / مباشر ، مع مساعدة المستندات الأصلية في متجر مستندات منفصل في الموقع أو في خدمة تخزين سحابية أخرى.
مخازن البيانات محمية بكل شيء التشفير وكذلك جميع الاتصالات بين المستخدم وخوادم ITBoost. المستندات محمية بواسطة ضوابط المراجعة.
تتضمن الخطة ميزات إدارة النظام الأخرى ، مثل التحكم في التكوين والنسخ الاحتياطي. هناك أيضا إدارة شهادات SSL ميزة على المنصة.
يتكامل ITBoost مع بعض أنظمة إدارة نظام ConnectWise ، مثل ConnectWise التحكم, ConnectWise أتمتة, و إدارة ConnectWise. كما سيتم دمجها مع برنامج MSP RMM و PSA الذي تم إنتاجه بواسطة موفرين آخرين ، مثل SolarWinds و Pulseway و Atera و Kaseya. يتوفر ITBoost في نسخة تجريبية مجانية لمدة 14 يومًا.
4. التقاء
التقاء نهرين, بواسطة Atlassian, يستخدم على نطاق واسع لوثائق مشروع تكنولوجيا المعلومات. إنه يتكامل بشكل جيد مع جيرا, وهي أداة لإدارة المشاريع تنتجها نفس الشركة. وبالتالي ، ستكون أداة إدارة المستندات هذه اختيارًا جيدًا بشكل خاص إذا كنت تبحث عن نظام تخزين مستندات لإدارة المشروع. مزيج التقاء وجيرا مناسب بشكل خاص لـ مشاريع التنمية رشيقة.
نظام التقاء هو خدمة قائمة على السحابة يتضمن مساحة تخزين المستندات. كما أنه متاح كبرنامج داخلي. من الممكن تحميل المستندات في مخزن المستندات وأيضًا استيرادها إلى نظام عرض المستند هذا جزء من منصة التقاء. من الشائع إنتاج وثائق في محرري Confluence ثم تخزين النص داخل نظام التقاء كجزء من بنية عرض المستند.
يتضمن المحرر قوالب ، والتي تعمل مثل نظام CSS للمواقع الإلكترونية وتفرض تنسيق عرض ثابت لمجموعة الوثيقة. في الواقع ، يبدو المنتج النهائي لوثيقة Confluence مثل صفحة الويب.
بالإضافة إلى تكوين قاعدة مستندات ، يشتمل نظام التقاء على تسهيل لإنشاء صفحات تعاون الفريق. وتشمل هذه المنتديات دردشة لتنسيق المهام ، والإعلانات ، والإشعارات.
يتم تسويق الخدمة المستندة إلى مجموعة النظراء في ثلاثة إصدارات ويتوفر البرنامج المحلي من خلال خيارين للشراء.
طبعات التقاء السحابة الثلاثة هي مجانا, اساسي, و الممتازة. الإصدار المجاني مناسب للشركات الصغيرة نظرًا لأنه يشتمل على نظام إدارة المستندات ولكنه يقتصر على 10 مستخدمين. يسمح الإصداران Standard و Premium بحد أقصى 5000 مستخدم لكل حساب. تشمل الإصدارات المدفوعة تسجيل التدقيق ، والذي ستحتاجه إذا اتبعت معيار أمان البيانات. يتضمن الإصدار المميز وحدة تحليلات. تبلغ مساحة التخزين المضمنة في الحساب المجاني ٢ غيغابايت ، ويحتوي الحساب القياسي على ٢٥٠ غيغابايت ، وتتضمن الإصدار المميز مساحة تخزين غير محدودة.
الإصدارات المحلية هي الخادم, مع رسوم لمرة واحدة بناء على عدد المستخدمين ، و مركز البيانات, والذي يتضمن تخزين النسخ الاحتياطي السحابي وسعره في السنة.
5. G- جناح
Google G Suite يكون حزمة الأعمال المستندة إلى مجموعة النظراء يضيف وحدة تحكم إدارية إلى عدد من منتجات Google عبر الإنترنت والتي عادة ما تكون مجانية للاستخدام. هذه الأدوات هي Gmail و Hangouts والتقويم و Docs و Sheets و الشرائح و Keep و Forms و Sites و Google Drive. على الرغم من أن هذا هو أساسا مجموعة الإنتاجية ، وإدراج نظام الإدارة و سحابة التخزين يجعل هذا أداة لإدارة المستندات.
المستندات ، الأوراق ، والشرائح هي ما يعادل مايكروسوفت وورد, تفوق, و عرض تقديمي. يمكن تحميل الملفات التي تم إنشاؤها باستخدام منتجات Microsoft هذه إلى Google Drive وتخزينها وعرضها ومشاركتها من خلالها. ومع ذلك ، للحصول على ميزات التعاون الكامل ، من الضروري استيراد هذه المستندات إلى تنسيق Google المكافئ ، وهو أمر يسهل القيام به.
تتيح وحدة التحكم في إدارة المستندات للمسؤول إصدار بيانات اعتماد للوصول إلى منطقة خاصة مجزأة من مساحة التخزين في Google Drive للشركة. يتضمن نظام G Suite شرح الوثيقة والضوابط الممنوحة للمنشئ على من لديه حق الوصول إلى وثيقة وما درجة وصول الآخرين. أ إدارة الأجهزة النقالة أداة داخل مدير المستندات يتحكم ويسجل كيفية الوصول إلى كل وثيقة من الأجهزة المحمولة. يمكن استعادة المستندات المحذوفة وتسجيل جميع التغييرات ، مما يتيح إعادة المستندات إلى الإصدارات السابقة.
يتوفر G Suite في ثلاث إصدارات: الأساسي, اعمال, و مشروع – مغامرة. تشمل جميعها وحدة التحكم في إدارة المستندات ونظام إدارة كلمة مرور المستخدم مع قبو كلمة المرور. يحتوي الإصدار الأساسي على 30 جيجابايت من مساحة التخزين ، في حين أن إصدارات Business و Enterprise لها مساحة تخزين سحابية غير محدودة. تقدم Google نسخة تجريبية مجانية مدتها 14 يومًا لكل خطة.
6. جناح زوهو أوفيس
جناح مكتب زوهو هي حزمة عبر الإنترنت من برامج الإنتاجية تعكس العناصر الموجودة في مايكروسوفت أوفيس. يمكن استخدام الخدمة مجانًا من قِبل الأفراد ، ولكن يتعين على الشركات دفع ثمن النظام من أجل الحصول عليها فريق وأضاف وظائف إدارة الوثائق. إصدار الفريق من النظام مجاني للاستخدام لما يصل إلى خمسة مستخدمين.
ال وحدة الإدارة يتيح برنامج Zoho Office Suite إعداد حسابات المستخدمين على مساحة التخزين. يتضاعف الوصول إلى التخزين أيضًا كحسابات محرر المستندات. يمكن للمستخدمين تحميل الوثائق في مجلداتهم أو إنشاء مستندات جديدة. يحق لكل مالك مستند السماح بالوصول إلى الآخرين وتحديد الإجراءات التي يمكن لهؤلاء الزملاء القيام بها على أساس كل ملف على حدة. ومن الممكن ايضا اقامة الملفات المشتركة التي تمنح هؤلاء المشاركين تلقائيًا حقوق الوصول الكامل إلى المستندات المخزنة داخلهم.
تسمى المحررين في Zoho Office Suite كاتب زوهو, ورقة زوهو, و زوهو شو. هذه متوافقة مع Microsoft Word و Excel و PowerPoint. الجناح يشمل أيضا دفتر زوهو, وهو مشابه لبرنامج Microsoft OneNote. ميزة أخرى للمستخدم في نظام إدارة الوثائق هذا ضياء ، مساعد الظاهري, الذي يؤدي خدمات مثل التدقيق الإملائي ومساعدة المستخدم.
يتم فرض رسوم على Zoho Office suite بالاشتراك لكل مستخدم شهريًا. وهي متوفرة في ثلاث طبعات: مجانا, اساسي, و الممتازة. يتضمن الإصدار المجاني 5 غيغابايت من التخزين السحابي لكل مستخدم. تبلغ مساحة التخزين المخصصة لكل مستخدم في الإصدار القياسي 100 جيجابايت ، ويحصل كل مستخدم على 1 تيرابايت من المساحة مع خطة Premium. يمكن اختبار كل من خطط Standard و Premium في نسخة تجريبية مجانية مدتها 15 يومًا.
7. DocuWare الغيمة
DocuWare Cloud هو نظام إدارة مستندات خالص – لا يشمل المحررين على الإنترنت لإنشاء المستندات. هذه الخدمة تهدف إلى توفير تخزين المستندات ووظائف الأرشفة. بعد إنشاء المستندات من خلال تطبيق مثل Microsoft Word ، يقوم المستخدم بتحميلها إلى ملف شخصي “صينية“في التخزين السحابي. هذا الدرج هو المساحة الشخصية لهذا المستخدم. يمكن إعداد الدرج كمجلد في مستكشف Windows الخاص بالمستخدم بحيث يؤدي حفظ المستندات إلى تحميلها تلقائيًا والتطبيقات على سطح المكتب على الفور إلى الوصول إلى المستندات المخزنة في السحاب دون الحاجة إلى تنزيلها أولاً.
مرة واحدة في السحابة, يمكن مشاركة المستندات عن طريق إرسال رابط بدلاً من إرسال نسخة من المستند بالبريد الإلكتروني. يمكن تخزين جميع أنواع الملفات على خادم DocuWare بما في ذلك صور المستندات الممسوحة ضوئيًا وملفات الوسائط. خادم DocuWare سوف فهرسة كل ملف, البحث فيه عن الكلمات الرئيسية لتمكين الاسترجاع السهل ، على سبيل المثال أثناء مرحلة الاكتشاف الإلكتروني لإجراء قانوني أو عملية تدقيق.
على الرغم من عدم وجود مجموعة شاملة من المحررين على غرار Microsoft Office في حزمة DocuWare Cloud ، إلا أن النظام الأساسي يتضمن عارض المستند. يحتوي هذا العارض على بعض ميزات التحرير ، مثل القدرة على تمييز النصوص والتعليق على المستندات.
كل من مالك المالك والمسؤول قادران على رؤيته مقاييس لكل وثيقة في المتجر. تتوفر تفاصيل مثل حجم الملف وعدد الصفحات والمؤلف والكلمات الرئيسية للملفات الفردية ولكل درج وللحساب ككل.
DocuWare Cloud هو نظام قائم على السحابة ومتاح في أربع إصدارات: الأساسي, طليعة, مشروع – مغامرة, و المشاريع الكبيرة. الفرق الرئيسي بين هذه هو مقدار التخزين المخصصة لكل وعدد المستخدمين التي تسمح كل خطة. يمكنك الوصول إلى DocuWare Cloud في نسخة تجريبية مجانية مدتها 30 يومًا.
اختيار أداة لإدارة الوثائق
تعريف “إدارة الوثائق“واسع للغاية ويشمل مجموعة واسعة من الخيارات. إذا كنت تريد مجموعة إنتاجية فريق بها وحدة تحكم المسؤول ، فستجد خيارات في قائمة التوصيات الخاصة بنا. إذا كنت تريد فقط خدمة تخزين المستندات وأرشفتها مع ميزات الإدارة اليدوية والآلية ، ستجد ذلك أيضًا.
تتضمن قائمة التوصيات الخاصة بنا مديري المستندات المناسبين لمديري الخدمات الطبية ومديري تكنولوجيا المعلومات. توجد أدوات في هذه القائمة تعمل على إعادة تهيئة جميع الوثائق وتوحيدها ، أو تخزينها بتنسيقها الأصلي ، أو توفير برامج تحرير ستمكنك من تقديم جميع معلوماتك بشكل موحد.
سواء كنت بحاجة إلى مدير مستندات للتخزين أو العرض التقديمي ، ستجد الحل المناسب بين توصياتنا.
مهم جداً تجمع أدوات إدارة المستندات بين مرافق التخزين ووظائف حقوق الوصول. فهذا يسمح للمسؤولين وقادة الفريق والمستخدمين الفرديين بالتحكم في كيفية الوصول إلى الملفات الموجودة في النظام. ومن الجيد أن تتضمن أفضل الأنظمة ميزات الاستمرارية لتمكين الشركات من التعافي من الكوارث. وهناك العديد من أدوات إدارة المستندات المتاحة في السوق اليوم، ولكن يمكن الاستفادة من القائمة المختصرة التي تم تقديمها في هذا المنشور. ومن بين هذه الأدوات هي SolarWinds Passportal و IT الغراء و ITBoost والتقاء و G-جناح وجناح مكتب زوهو و DocuWare Cloud. يمكن الاختيار من بين هذه الأدوات وفقًا لاحتياجات الشركة وميزانيتها.