أفضل 5 أدوات لتوثيق تكنولوجيا المعلومات

تكلف وثائق تقنية المعلومات الأموال اللازمة لإنشائها ، لكن معظم الشركات تفقد وثائقها فورًا بمجرد شرائها أو إنشائها. الطريقة الأكثر شيوعًا لإدارة الوثائق هي طباعته ووضعه في مجلدات على أرفف متجاهلة. هناك طريقة افضل.

يتطلب جعل مستندات تكنولوجيا المعلومات هذه ثلاثة عناصر:

• رقمنة الوثائق
• توحيد الأشكال
• فهرسة محتوى المستند لجعلها قابلة للبحث.

هنا للأدوات ولا وقت لقراءة المنشور كله؟ من هنا لدينا قائمة من أفضل خمس وثائق وثائق تكنولوجيا المعلومات:

1. SolarWinds Passportal (GET DEMO) نظام لحماية كلمات مرور الفريق يعمل أيضًا على تخزين المستندات المستند إلى مجموعة النظراء.
2. تكنولوجيا المعلومات الغراء منصة لإدارة المستندات عبر الإنترنت تتكامل مع العديد من أنظمة إدارة المشاريع والتعاون.
3. ITBoost نظام توثيق يعتمد على الويب ويملكه ConnectWise ، وهو نظام لإدارة البنية التحتية.
4. التقاء نهرين نظام تعاون وتوثيق وتوثيق مؤسسي يستخدم على نطاق واسع في صناعة تكنولوجيا المعلومات.
5. دوكو ويكي مُنشئ Wiki المجاني الذي يمكن استخدامه لإنشاء قاعدة معرفة داخلية.

يعد الاحتفاظ بمستندات تكنولوجيا المعلومات بتنسيق رقمي الخطوة الأولى للحصول على وثائق الشركة في حالة قابلة للاستخدام. إنه رد فعل نموذجي لطباعة المستندات ووضعها في خزانة الكتب. هذه إستراتيجية مفيدة بشكل خاص للشخص أو الشركة التي أنشأت الوثائق لأنها توفر دليلًا ماديًا ومرئيًا على عملهم الشاق. ومع ذلك ، فإن معظم الناس يتفقون في هذه الأيام على ذلك يجب تجنب الاستخدام المفرط للورق. تشغل المستندات المطبوعة مساحة ، وتتطلب استثمارًا في خزانات التخزين ، وتتطلب قطع الكثير من الأشجار.

والخطوة الثانية هي توحيد تنسيق التخزين المستخدم لتلك الوثائق. إذا نشأت مستندات تقنية المعلومات بتنسيق رقمي ، فهناك احتمال كبير أن تكون في عدد صغير من أنواع المستندات. تنسيقات Microsoft Word و PDF شائعة جدًا ويمكن تحويلها إلى تنسيقات أخرى.

المرحلة النهائية هي فهرسة محتويات الوثائق. هذه مهمة شاقة عند تنفيذها يدويًا ، ولكن يمكن إكمالها عن طريق العمليات الآلية بسرعة كبيرة.

تحويل مستندات تكنولوجيا المعلومات التي تم تجاهلها إلى في كثير من الأحيان الوصول إلى مصادر المعلومات فقط يتطلب أداة فعالة لإدارة الوثائق. تتمثل إحدى الخطوات الأفضل في إنشاء جميع مستندات تكنولوجيا المعلومات الخاصة بشركتك بتنسيق ملف تم إعداده للترجمة الفورية إلى أنظمة قائمة على الويب يمكن الوصول إليها ، مثل شكل ويكي.

هناك العديد من أنظمة إدارة الوثائق المتاحة في السوق. ومع ذلك ، إنها فئة من البرامج لا يعرفها سوى عدد قليل من الأشخاص ولا يعرف الكثير من الأشخاص ما الذي تبحث عنه من أجل تقييم جميع الخيارات بشكل صحيح.

لقد حققنا في السوق. قمنا بإدراج السمات الضرورية لأداة مستند تكنولوجيا المعلومات ، ثم قمنا بالاطلاع على جميع المنتجات الموجودة في السوق لمعرفة أي من هذه المتطلبات يتوافق مع هذه القائمة.

أفضل أدوات توثيق تكنولوجيا المعلومات

يختلف كل من أنظمة توثيق تقنية المعلومات هذه قليلاً. لكل منها نقاط قوة مختلفة وسوف يروق للمنظمات المختلفة. بعض إنشاء تنسيقات عرض المستند ذلك تبدو وكأنها صفحات الويب وبعضها أكثر ملاءمة لاستيراد المستندات الحالية من غيرها. بعضها أنظمة توثيق يجب أن تكون مكتوبة فيها. البعض الآخر أدوات اكتشاف النظام من شأنها أن تولد وثائق تكنولوجيا المعلومات الخاصة بك تلقائيا.

يمكنك قراءة المزيد حول هذه الخيارات في الأقسام التالية.

1. SolarWinds Passportal (GET DEMO)

Passportal تم الحصول عليها من قبل سولارويندز, المنتج الرائد لأدوات إدارة البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات ، في أبريل 2023. من خلال سلسلة من المشتريات ، أنشأت SolarWinds قسمًا قويًا يهدف إلى توفير برنامج دعم لموفري الخدمات المدارة. Passportal هو الآن جزء من هذا التقسيم ، ودعا SolarWinds MSP.

تقدم Passportal مزيجًا من الخدمات لـ MSPs. واحد هو نظام إدارة كلمة المرور وآخر هو مدير الوثائق. على الرغم من أن هذه الخدمة تسمى مدير مستندات SolarWinds, إنه جزء من مجموعة Passportal وجاء إلى SolarWinds من خلال الاستحواذ الأخير.

مدير كلمة السر Passportal ومدير الوثائق SolarWinds تشكل جوهر جناح الجوازات. من المستحيل الاشتراك في نظام المستندات دون تولي إدارة كلمات المرور أيضًا.

جواز السفر هو خدمة سحابة ويهدف إلى MSPs. من المتوقع أن يستخدم MSPs نظام التوثيق داخليًا وأيضًا نشره لتوفير مخازن المعلومات للشركات العميلة وموظفيها. على سبيل المثال ، يمكن لـ MSP تقليل عدد الموظفين المتصلين بمكتب المساعدة من خلال الإنشاء قاعدة المعرفة المساعدة الذاتية التي تشرح كيفية حل المشاكل على شبكة العميل.

المنطق وراء دمج توفير مديري كلمات المرور ومخازن المستندات هو أن هاتين المنطقتين تدعمان الجزء الأكبر من المكالمات التي سيجريها الموظفون العميلون إلى مكتب المساعدة المقدم من MSP.

نظام الوثائق على حد سواء متجر للمعلومات, جناح التحرير, و نظام تنسيق العرض. يبدأ النظام من خلال توجيه MSP فيما يتعلق بالمعلومات التي يجب استخراجها من الفنيين العاملين في شركة عميل عندما يقوم MSP أولاً بتقديم عطاءات للحصول على عقد.

المعرفة بنظام العميل ضرورية من أجل كتابة عقد خدمة دقيق. بمجرد بدء علاقة العمل ، يجب تشجيع فنيي العميل على نقل معرفتهم بالنظام الذي يقومون بتشغيله.

يمكن تقطير هذه المعلومات في إجراءات التشغيل الموحدة المخزنة في مدير المستندات. خطوة بخطوة ، يمكن لـ MSP بناء تعريف للنظام, كيفية تشغيله ، وكيف يستخدمه الموظفون. ستصبح بعض هذه المعلومات بمثابة إرشادات لفنيي MSP وسيصبح بعضها أدلة استكشاف الأخطاء وإصلاحها لتمكين مستخدمي أنظمة العملاء من حل مشكلاتهم. تستطيع طلب عرض على موقعهم.

جواز السفر من SolarWindsGet Demo

2. IT الغراء

الغراء IT هو المنافس الرئيسي ل SolarWinds Passportal. هذا هو نظام التوثيق, مملوكة من قبل كاسيا, مورد رئيسي لبرنامج MSP. يجمع IT Glue أيضًا بين إدارة كلمات المرور والمستندات في نفس الخدمة.

على الرغم من امتلاكها لمجموعة من منتجات PSA و RMM ، إلا أن ITGlue لا تحدد قابلية التشغيل البيني لمنتجاتها الشقيقة. بالتأكيد ، هناك تكامل لـ ITGlue مع أنظمة PSA و RMM الخاصة بـ Kaseya Kaseya BMS و كاسيا VSA. يتكامل نظام الوثائق أيضًا مع برنامج MSP المنافس الذي تم إنتاجه بواسطة أمثال Pulseway و ConnectWise و SolarWinds.

الغراء هو خدمة قائمة على السحابة التي يتم احتسابها عن طريق الاشتراك. الخدمة متوفرة في ثلاث نسخ: الأساسي, تحديد, و مشروع – مغامرة. هذه هي جميع الأسعار لكل مستخدم شهريًا ، ويبلغ الحد الأدنى لعدد الموظفين خمسة ، على الرغم من أن إصدار Enterprise متاح لمستخدم واحد إلى أربعة مستخدمين بسعر شهري أعلى بكثير من خطة المستخدمين الخمسة. لا يوجد خيار محلي. جميع الخطط تشمل منصة التوثيق. توفر هذه الخدمة محررًا لقاعدة المعرفة / أسلوب wiki ، والذي يوفر أيضًا بنية تخزين معلومات.

عروض تكنولوجيا المعلومات الغراء أداة اكتشاف النظام كميزة إضافية ، غير مدرجة في الإصدارات القياسية. سيقوم نظام الاكتشاف التلقائي هذا تلقائيًا باستكشاف قوائم جرد الأجهزة والبرامج لشبكة ما وتوثيقها جميعًا.

ينشئ نظام IT Glue إطار عمل للتوثيق ، ويوفر قوالب للكتابة ، وهيكلة المعلومات المسجلة للعرض التقديمي. كما يوفر مساحة تخزين لقاعدة المستندات وواجهة للمبدعين والمستهلكين لمخازن المستندات. جميع الاتصالات مع خدمة ITGlue هي يحميها التشفير, كما هي البيانات المخزنة على خادم IT الغراء.

تنتج IT Glue حزمة بديلة ، تسمى MyGlue. يعد نظام MyGlue نظامًا للخدمة الذاتية يشترك فيه العملاء النهائيون بشكل مباشر ، في حين أن IT Glue هو يعني ليتم استخدامها من قبل MSPs لإتاحة المعلومات لموظفي الشركة العميلة. يتضمن MyGlue إعادة تعيين كلمة المرور ومرافق إنشاء قاعدة المعارف.

3. ITBoost

ITBoost هو مملوكة من قبل ConnectWise, وهو منتج رئيسي آخر لأنظمة إدارة البنية التحتية. كما أنها مورد رائد للبرامج إلى مقدمي الخدمات الطبية. لذا ITBoost و ITGlue و Passportal في منافسة شديدة.

مثل منافسيها الرئيسيين ، ITBoost هي خدمة سحابية موجهة إلى MSPs وتتضمن أيضًا خدمات إدارة كلمات المرور وقبلة كلمات المرور. يمكن للمستندات التي أنشأتها ITBoost تقديم المعلومات إلى المستخدمين الداخليين أو المستخدمين الخارجيين. تتضمن المستندات الخاصة بالمستخدمين الخارجيين تنسيق نموذج ملاحظات يتيح لموظف عملائك إعطاء تقييمات خدمات MSP.

نظام ITBoost لديه القدرة لاستيراد الوثائق ويشمل أيضا محرر. ميزة أخرى مثيرة للاهتمام هي القدرة على جمع المعلومات من تذاكر الدعم. تتحد مرافق جمع البيانات وهيكل العرض التقديمي وقوالب المستندات لدعم إنشاء إجراءات التشغيل الموحدة لموظفي التخطيط المكاني البحري وقاعدة المعرفة للمستخدمين المدعومين.

يحتوي ITBoost على مجموعة كبيرة من الوظائف التي تعتمد على التعايش مع ConnectWise على الموقع – ConnectWise التحكم, ConnectWise أتمتة, و إدارة ConnectWise. ويشمل أيضًا تسجيل تكوينات الجهاز ، مما يساعد على توثيق الأنظمة التي يديرها MSP.

يتم تشفير الاتصالات عبر الإنترنت وتخزين البيانات في خوادم ITBoost للأمان.

على الرغم من كونه خاصية ConnectWise ، إلا أنه يمكن دمج ITBoost مع أنظمة PSA المتنافسة التي توفرها ، من بين أمور أخرى ، Kaseya و Pulseway. كما أنه يدمج مع حزم RMM التي تنتجها أمثال Atera, سولارويندز, و Kaseya. يتكامل أيضًا مع ITGlue و Slack ومجموعة من أنظمة الهاتف VoIP. يتوفر ITBoost في نسخة تجريبية مجانية لمدة 14 يومًا.

4. التقاء

التقاء هو نتاج منزل البرمجيات الأسترالية, Atlassian. هذا نظام توثيق وتعاون وإدارة المعرفة ناجح جدًا. يمتلك Atlassian أيضًا جيرا, أداة إدارة المشروع ، ويتكامل كلا النظامين لإنشاء مجموعة دعم المشروع.

مزيج من جيرا لتخطيط وإدارة المشاريع مع التقاء الوثائق والتواصل تحظى بشعبية كبيرة بين فرق التطوير رشيقة. تم وصف Confluence كمنصة وسائط اجتماعية خاصة للشركات. الأداة متوفرة منذ عام 2004 وقد تغيرت جذريًا منذ ذلك الحين. في البداية ، كان يشبه إلى حد كبير تنسيق الويكي النموذجي. ومع ذلك ، فقد تغيرت كل من الطريقة التشغيلية للنظام وأسلوب الواجهة منذ ذلك الحين.

يعد مظهر الصفحات المقصودة في التقاء والغرض منها قابلاً للتكيف للغاية مدفوعة القوالب. يشبه نظام التوثيق الناتج موقع ويب. تتيح أنواع الصفحات المختلفة إنشاء الإعلانات وقواعد المعرفة القابلة للبحث وصفحات التعليقات الجماعية.

تتضمن الأداة محرر مرشد, مما يسهل إنشاء صفحات من خلال القوالب. وثائق مكتوبة مسبقا يمكن أن يكون تم استيراده إلى نظام مستندات تم إنشاؤه على التقاء. ومع ذلك ، فإن الغرض من Confluence هو دعم إنشاء المستندات التي يتم إنشاؤها داخل البيئة بدلاً من العمل كمخزن للمستندات ، على الرغم من أن مساحة التخزين مضمنة في خطط الوصول عبر الإنترنت للأداة.

التقاء متاح خدمة الاشتراك المستندة إلى مجموعة النظراء أو ك البرامج المحلية. يكون للمشترين خمسة خيارات عند النظر في هذا البرنامج. هناك ثلاثة إصدارات للخدمة المستندة إلى مجموعة النظراء وخيارين للشراء للبرنامج الداخلي.

الإصدارات الثلاثة من Cloud Confluence هي مجانا, اساسي, و الممتازة. يمكن للشركات الصغيرة أن تعمل بشكل جيد مع الإصدار المجاني. على الرغم من أن الإصدارين Standard و Premium يسمحان لعدد يصل إلى 5000 مستخدم لكل حساب ، إلا أن الإصدار المجاني محدود بـ 10. الميزة الإضافية الأكثر أهمية في الإصدارين المدفوعين هي تسجيل التدقيق. يحتوي الإصدار المميز على العديد من الإضافات على الإصدار القياسي ، ولكن الأهم هو تضمين وحدة التحليلات. مساحة التخزين هي أداة تمييز أخرى حيث يحصل الحساب المجاني على 2 جيجابايت ، والحساب القياسي به 250 جيجابايت ، وبدل تخزين غير محدود للإصدار المميز.

النسخة المحلية ، ودعا الخادم, يمكن أن يكون مقابل رسم لمرة واحدة ، ولكن عليك أن تقرر عدد المستخدمين الذين سيكون لديهم حق الوصول إلى البرنامج لأن هذا هو العامل الوحيد الذي يؤثر على السعر. تسمى النسخة المحلية العليا مركز البيانات. هذا هو الثمن في السنة ، ويشمل النسخ الاحتياطي سحابة للبيانات.

5. DokuWiki

إذا كنت تريد إنشاء شكل ويكي التقليدي لوثائق تكنولوجيا المعلومات الخاصة بك ، ثم لديك العديد من خيارات محرر وإدارة المستندات. معظمها مجانا. من المحتمل أن أفضل المحررين في الويكي هو DokuWiki.

ميزة كبيرة من DokuWiki هي بساطته. هذا يجعل من السهل الحفاظ على برنامج محرر وإدارة المستندات. لا يحتاج النظام إلى قاعدة بيانات مقترنة للفهرسة أو تخزين المستندات. بدلاً من ذلك ، يعمل نظام تسليم المحتوى DokuWiki مع ملفات نصية كمصدر للبيانات.

تم إصدار نظام إدارة محتوى المستندات هذا لأول مرة في عام 2004. لذلك ، كانت الحزمة موجودة لفترة طويلة ، مما يجعلها برنامجًا راسخًا ومستقرًا.

هذا هو برنامج عبر منصة, لذلك لا داعي للقلق من أن لديك نوع الخادم المناسب لاستضافة الرمز. نظرًا لأنه برنامج مجاني ، لا يوجد إصدار يستند إلى مجموعة النظراء من DokuWiki. ومع ذلك ، يمكن تثبيته على خادم AWS الظاهري إذا كنت لا تريد الاحتفاظ بمضيف محلي.

يحتوي نظام إدارة المستندات المجاني البسيط على بعض الميزات الرائعة التي تتضمنها التحكم في الإصدار, مع كل نسخة الاحتفاظ بها, صلاحية التحكم صلاحية الدخول, قوالب, و نظام المكونات لتوسيع وظيفة الأداة.

الأداة لا تقتصر فقط على عرض النصوص الغربية. كما أنها قادرة على إظهار مجموعات الأحرف غير الأوروبية, مثل الصينية والعربية والعبرية. يحتوي نظام إدارة المحتوى (CMS) على نظام فهرسة متكامل وشاشة Wiki النهائية تتضمن مرفق بحث يعمل بشكل كامل.

إذا كنت لا تمانع في استضافة البرنامج محليًا ولا تريد الدفع مقابل مدير المستندات ، فقد تكون هذه الأداة هي الإجابة التي تبحث عنها.

اختيار أداة وثائق تكنولوجيا المعلومات

تقدم هذه المراجعة فقط عددًا صغيرًا من الخيارات. القرار الرئيسي الذي سيتعين عليك اتخاذه هو ما إذا كنت تريد مدير مستضاف للوثائق أو إذا كنت تريد الاحتفاظ بالبرنامج في مكان عملك.

هناك العديد من المزايا لكل من الاستراتيجيات عبر الإنترنت وداخل المنزل. بعض مدراء تقنية المعلومات لا يشعرون بالثقة في استضافة معلوماتهم التجارية خارج المباني الآمنة لشركاتهم. إذا كان ذلك يصفك ، فسيكون لديك خياران في هذه القائمة في شكل دوكو ويكي و التقاء نهرين. هناك أربع خدمات مستضافة في هذه القائمة لأن هذا التكوين أصبح متاحًا بشكل متزايد مع انتقال المزيد من الشركات إلى السوق.

الأدوات المدفوعة في هذه القائمة يمكن أن تكون مكلفة للغاية. ومع ذلك ، إذا كنت شركة صغيرة أو شركة ناشئة لديها القليل من الإنفاق ، فحينئذٍ لديك خياران مجانيان في هذه القائمة يمكنك الاختيار من بينهما: دوكو ويكي و الطبعة الحرة من التقاء.

تعد كتابة وثائق تقنية المعلومات الخاصة بك في محرري أدوات إدارة المستندات هذه فكرة أفضل من مجرد فحص مكتبات الوثائق الورقية الموجودة لديك. أنظمة إدارة المحتوى المنسقة بشكل خاص هي الأفضل في توفير وثائق تكنولوجيا المعلومات من وثائق الصفحة الكاملة التقليدية لأنها يمكن أن توفر أوصافًا قصيرة ونصائح سريعة بالإضافة إلى أدلة المستخدم الكاملة والأدلة الإجرائية.

هل تستخدم أي من الأدوات في قائمتنا؟ ما هي جوانب نظام إدارة مستندات تقنية المعلومات الحالي الذي جعلك تختاره؟ ترك رسالة في تعليقات القسم أدناه لتبادل آرائك مع المجتمع.