7最高のドキュメント管理ソフトウェア

文書管理ツールは、ストレージ機能とアクセス権機能を組み合わせています。最適なシステムにより、管理者、チームリーダー、および個々のユーザーの両方が、システム内のファイルにアクセスする方法について発言権を持つことができます。理想的には、ドキュメント管理システムには、企業が災害から回復できるようにする継続機能も含まれています。.

現在、さまざまなドキュメント管理ツールが市場で入手可能であり、それらすべての調査には長い時間がかかります。ショートリストを作成することにより、ドキュメント管理ツール市場を調査するタスクを短縮しました.

投稿全体を読む時間がない場合は、こちらをご覧ください 最高のドキュメント管理ツールのリスト：

1. SolarWinds Passportal（デモを入手） クラウドから利用可能なパスワードマネージャーとドキュメントマネージャー.
2. ITグルー クラウドベースのドキュメントおよびパスワードマネージャー.
3. ITBoost クラウドベースの文書管理システム.
4. 合流 ITプロジェクトに広く使用されているドキュメント管理システム.
5. Gスイート 企業向けに販売されているGoogleドライブとGoogleドキュメントの組み合わせ.
6. Zoho Officeスイート ドキュメントエディタ、ストレージ、ドキュメント管理ツールのバンドル.
7. DocuWareクラウド クラウドベースのドキュメントストレージ、アーカイブ、および管理サービス.

最高のドキュメント管理ツール

これらの各システムの詳細については、次のセクションをご覧ください。.

1. SolarWinds Passportal（GET DEMO）

SolarWindsによるパスポート マネージドサービスプロバイダー向けであり、 SolarWinds MSP 分割。提案は、MSPがドキュメント管理システムを独自のドキュメントとクライアントにリマーケティングできる追加サービスとして使用することです.

企業が自社で使用するためにシステムを直接取得しない理由はありません。これは クラウドベースのサービス ブラウザーを介して任意のオペレーティングシステムからアクセスできます.

Passportal Suiteには、パスワードマネージャーとドキュメントマネージャーが含まれています。これはPassportalの基本パッケージであるため、ドキュメント管理ツールだけを購読することはできません。 SolarWindsドキュメントマネージャー.

SolarWinds Document Managerは単なるクラウドファイルストレージシステムではありませんが、 サーバースペースはパッケージに含まれています. このサービスには、さまざまな種類のドキュメント用の公開フレームワークが含まれています。たとえば、Passportalシステム内のユーザー向けのオンラインナレッジベースを作成するのは非常に簡単です。ツールに含まれるもの 編集スイート ドキュメントをファイルストレージシステムにアップロードできるようにする.

ファイルストレージシステムは 暗号化で保護 アクセスはパスワードで保護されたユーザーアカウントによってのみ許可されます.

このシステムは、チーム情報ドキュメントやユーザー情報システムの作成、企業ドキュメントの管理に最適です。パッケージ内のパスワード管理ユーティリティにも関心がある場合、このツールは次のものと統合できます。 Active Directory そして LDAP ビジネス全体のアクセス権を1つの場所に統合するシステム.

パスポートは ユーザーごとのサブスクリプションごと, 毎月前払い。サービスを使用するために契約を締結する必要はなく、サブスクリプション期間の最小要件もありません。システムはマルチテナントであるため、MSPがSolarWinds Document Managerをクライアントに販売する場合、各クライアントに個別に保持されるセグメント化されたストレージスペースをそれぞれ提供できます。あなたはできる デモをリクエストする 彼らのウェブサイトで.

SolarWinds PassportalGet Demo

2. ITグルー

ITグルー は クラウドベースのサービス また、パスワードとドキュメントの管理も兼ね備えているため、Passportalと非常によく似ています。 Passportalと同様に、このツールはマネージドサービスプロバイダー向けに販売されていますが、エンドユーザー企業による直接購入を目的としたバージョンもあります。そのバージョンは MyGlue また、IT GlueのアドオンとしてMSPが購入するか、スタンドアロンパッケージとしてサブスクライブできます。 IT Glueは カセヤが所有, MSP用のRMMおよびPSAソフトウェアも生成します.

IT Glueシステムにドキュメントをアップロードして保存できるようにするだけでなく、ユーザーインターフェイスにはナレッジベース/ wikiスタイルのエディターが含まれており、チームがガイド付き構造を通じて情報ソースを作成するのに役立ちます。エディターにはさまざまな種類のドキュメントのテンプレートが含まれており、これらはプラットフォーム内で新しいドキュメントを準備する際のガイドとして機能します。フレームワークを展開する機能は、Wikiなどの構造化された情報ストアにとって特に重要です。.

IT Glueパッケージには、ユーザーごとにセグメント化されたストレージスペースが含まれ、 アクセスには資格情報が必要です. これらのアクセス権は、IT Glueプラットフォームに組み込まれているパスワードマネージャー内で管理できます。. ドキュメントストレージは暗号化されます サイトとITGlueシステム間のすべての転送も暗号化によって保護されます。これには、ファイルのアップロードとダウンロード、およびITGlueサーバー上のコンソールソフトウェアとダッシュボードにアクセスするユーザーのブラウザー間の通信が含まれます。.

IT Glueパッケージは、次の方法で拡張できます。 アドオン. MyGlueシステムはこれらの1つです。もう一つは ネットワーク発見システム, サイトで動作しているすべてのハードウェアとソフトウェアがリストされます。このプロセスにより、ITインフラストラクチャのインベントリが作成され、常に更新されます。そのため、IT Glueを使用して、 システム監視 文書とパスワードの管理.

IT Glueは サブスクリプションで支払い済み. 次の3つのエディションでパッケージ化されています。 ベーシック, 選択する, そして 企業 –すべての計画にはドキュメントプラットフォームが含まれます。月ごとにユーザーごとに課金されます.

3. ITBoost

ITBoost 別です クラウドベースの文書管理システム MSPに販売されていますが、社内のIT部門でも使用できます。サービスは が所有している ConnectWise, また、インフラストラクチャ管理システムとMSPサポートソフトウェアも作成します。 ITGlueやPassportalと同様に、ITBoostにはパスワードマネージャーも含まれています.

サービスの管理者ダッシュボードには以下が含まれます 文書保管スペースのモニター それはパッケージに含まれています。この文書システムの主な目的は、 知識ベース. ただし、すべてのドキュメントをユーザーが利用できるようにする必要はありません。このシステムにより、ドキュメントのインポートまたはエクスポートが可能になります。また、ドキュメントをプライベートに保ち、ユーザーが認識できるナレッジベースで利用できないようにすることもできます。.

システムは、さまざまなカテゴリの作成を可能にします 文書グループ, ユーザーへのアドバイス、MSPまたはIT部門のスタッフによる内部使用のガイドなど。部門文書の例は、標準操作手順（SOP）です。ユーザー指向の知識ベースにユーザーガイドが追加されます。 3番目のカテゴリは、MSPがサービスを提供するクライアント企業の顧客が使用することを目的としたナレッジベースです。このカテゴリには以下も含まれます フィードバックフォーム 顧客が記入し、受け取った商品、サービス、またはサポートの品質に関する評価を与えるため.

ITBoostプラットフォームには以下が含まれます 文書編集者 環境内でドキュメントを作成できるようにします。このシステムは、ドキュメントのプライマリストアとして、またはバックアップ/ライブシステムとして使用できます。元のドキュメントは、オンサイトまたは別のクラウドストレージサービスの別のドキュメントストアで役立ちます。.

データストアはすべてで保護されています 暗号化 ユーザーとITBoostサーバー間のすべての通信も同様です。文書は改訂管理によって保護されています.

計画には、次のような他のシステム管理機能が含まれます。 構成制御とバックアップ. もあります SSL証明書管理 プラットフォームの機能.

ITBoostは、次のようなConnectWiseシステム管理システムの一部と統合されます。 ConnectWiseコントロール, ConnectWise Automate, そして ConnectWise Manage. また、SolarWinds、Pulseway、Atera、Kaseyaなどの他のプロバイダーが作成したMSP RMMおよびPSAソフトウェアとも統合されます。 ITBoostは14日間の無料トライアルで利用可能です.

4.コンフルエンス

合流, 沿って アトラシアン, ITプロジェクトの文書化に広く使用されています。それとうまく統合します ジラ, これは、同じ会社が作成したプロジェクト管理ツールです。したがって、このドキュメント管理ツールは、プロジェクト管理ドキュメントストレージシステムを探している場合に特に適しています。 ConfluenceとJiraの組み合わせは、特に アジャイル開発プロジェクト.

Confluenceシステムは クラウドベースのサービス これにはドキュメントの保存スペースが含まれます。オンプレミスソフトウェアとしても利用できます。文書を文書ストアにアップロードすることもできます。 それらをドキュメントプレゼンテーションシステムにインポートする これは、合流プラットフォームの一部です。 Confluenceエディターでドキュメントを作成し、ドキュメントプレゼンテーション構造の一部としてテキストをConfluenceシステム内に保存することがより一般的です.

エディターにはテンプレートが含まれています。テンプレートは、WebサイトのCSSシステムのように機能し、 一貫したプレゼンテーション形式 ドキュメントスイート用。実際、Confluenceドキュメントの最終製品はWebページによく似ています.

Confluenceシステムには、ドキュメントベースの形成に加えて、作成する機能が含まれています チームコラボレーションページ. これらには、タスクの調整、お知らせ、および通知のためのチャットフォーラムが含まれます。.

クラウドベースのサービスは3つのエディションで販売されており、オンプレミスソフトウェアは2つの購入オプションで利用できます.

3つのCloud Confluenceエディションは 自由, 標準, そして プレミアム. 無料版は、ドキュメント管理システムが含まれていますが、10ユーザーに制限されているため、中小企業に適しています。 StandardおよびPremiumバージョンでは、アカウントごとに最大5,000ユーザーが許可されます。有料版には監査ログが含まれており、データセキュリティ標準に従う場合に必要になります。 Premiumエディションには、分析モジュールが含まれています。無料アカウントに含まれるストレージスペースは2 GB、標準アカウントには250 GB、プレミアムエディションには無制限のストレージスペースが含まれます.

オンプレミスバージョンは サーバ, ユーザー数に基づく1回限りの料金  データセンター, クラウドバックアップストレージを含み、年間価格.

5. G-Suite

Google G Suite は クラウドベースのビジネスパッケージ 通常は無料で使用できる多くのGoogleオンライン製品に管理コンソールを追加します。これらのツールは、Gmail、ハングアウト、カレンダー、ドキュメント、スプレッドシート、スライド、Keep、フォーム、サイト、Googleドライブです。これは本質的に生産性スイートですが、 管理システム そして クラウドストレージ これを文書管理ツールにします.

ドキュメント、スプレッドシート、スライドは同等のものです マイクロソフトワード, エクセル, そして パワーポイント. これらのMicrosoft製品で作成されたファイルは、Googleドライブにアップロードして保存、表示、共有できます。ただし、完全なコラボレーション機能を取得するには、それらのドキュメントを同等のGoogle形式にインポートする必要があります。.

ドキュメントマネージャーコンソールを使用すると、管理者は会社のGoogleドライブストレージスペースのセグメント化されたプライベートな領域にアクセスするための資格情報を発行できます。 G Suiteシステムには以下が含まれます ドキュメント注釈 誰がドキュメントにアクセスできるか、他のユーザーがどの程度アクセスできるかを作成者に制御します。 A モバイルデバイス管理 ドキュメントマネージャー内のツールは、モバイルデバイスから各ドキュメントにアクセスする方法を制御および記録します。削除されたドキュメントは復元でき、すべての変更がログに記録されるため、ドキュメントを以前のバージョンにロールバックできます.

G Suiteには3つのエディションがあります。 ベーシック, ビジネス, そして 企業. すべてには、ドキュメント管理コンソールとパスワードボールトを備えたユーザーパスワード管理システムが含まれています。 Basicエディションには30 GBのストレージがあり、BusinessおよびEnterpriseエディションには無制限のクラウドストレージスペースがあります。 Googleでは、各プランについて14日間の無料トライアルを提供しています.

6. Zoho Officeスイート

Zoho Officeスイート に含まれる要素をミラーリングする生産性ソフトウェアのオンラインバンドルです マイクロソフトオフィス.  このサービスは個人が無料で使用できますが、企業が取得するにはシステムの料金を支払う必要があります 追加されたチームおよびドキュメント管理機能. チームのシステムバージョンは、最大5人のユーザーが無料で使用できます.

の 管理コンソール Zoho Office Suiteを使用すると、ストレージスペースにユーザーアカウントを設定できます。ストレージへのアクセスは、ドキュメントエディターアカウントとしても倍増します。ユーザーは 文書をアップロードする フォルダーに入れるか、新しいドキュメントを作成します。各ドキュメントの所有者には、他のユーザーへのアクセスを許可し、それらの同僚がファイルごとに実行できるアクションを指定する権利があります。設定することも可能です 共有フォルダ 自動的にそれらの参加者に保存されたドキュメントへのフルアクセス権を与えます.

Zoho Office Suite内のエディターは Zoho Writer, Zohoシート, そして Zoho Show;これらは、Microsoft Word、Excel、およびPowerPointと互換性があります。スイートには以下も含まれます Zohoノートブック, これはMicrosoft OneNoteに似ています。このドキュメント管理システムの別のユーザー機能は Zia、仮想アシスタント, スペルチェックやユーザーヘルプなどのサービスを実行します.

Zoho Officeスイートは、ユーザーごとに毎月のサブスクリプションで課金されます。次の3つのエディションがあります。 自由, 標準, そして プレミアム. 無料版には、ユーザーごとに5 GBのクラウドストレージが含まれます。 Standardバージョンで各ユーザーに割り当てられるストレージは100 GBで、Premiumプランでは各ユーザーが1 TBのスペースを取得します。 StandardプランとPremiumプランの両方を15日間の無料トライアルでテストできます.

7. DocuWare Cloud

DocuWareクラウド 純粋なドキュメント管理システムです。ドキュメント作成用のオンラインエディタは含まれていません。このサービスは、 文書の保管およびアーカイブ機能. Microsoft Wordなどのアプリケーションを使用してドキュメントを作成した後、ユーザーはそれらを個人用の「トレイ」クラウドストレージ。そのトレイは、そのユーザーの個人用スペースです。トレイは、ユーザーのWindowsエクスプローラーでフォルダーとして設定できるため、ドキュメントを保存すると自動的にアップロードされ、デスクトップ上のアプリケーションは、最初にダウンロードすることなくクラウドに保存されたドキュメントにすぐにアクセスできます.

一度クラウドに, ドキュメントを共有できます ドキュメントのコピーをメールで送信するのではなく、リンクを送信します。スキャンしたドキュメントの画像やメディアファイルなど、あらゆる種類のファイルをDocuWareサーバーに保存できます。 DocuWareサーバーは 各ファイルにインデックスを付ける, キーワードを検索して簡単な検索を可能にします。たとえば、法的手続きや監査演習の電子情報開示段階で.

DocuWare CloudパッケージにはMicrosoft Officeスタイルのエディターの包括的なスイートはありませんが、プラットフォームには以下が含まれます ドキュメントビューア. このビューアには、テキストをマークしたりドキュメントに注釈を付けたりする機能など、いくつかの編集機能があります.

所有者ユーザーと管理者の両方が表示できます 各ドキュメントのメトリック お店で。ファイルサイズ、ページ数、作成者、キーワードなどの詳細は、個々のファイル、各トレイ、およびアカウント全体で利用できます.

DocuWare Cloudはクラウドベースのシステムであり、4つのエディションで利用可能です： ベーシック, プロ, 企業, そして 大企業. これらの主な違いは、それぞれに割り当てられるストレージの量と、各プランで許可されるユーザー数です。 30日間の無料トライアルでDocuWare Cloudにアクセスできます.

ドキュメント管理ツールの選択

「文書管理」は非常に幅広く、幅広いオプションを網羅しています。管理者のコンソールを備えたチーム生産性スイートが必要な場合は、推奨リストにオプションがあります。手動および自動管理機能を備えたドキュメントストレージおよびアーカイブサービスだけが必要な場合は、それも見つかります。.

推奨事項のリストには、MSPおよびIT部門に適したドキュメントマネージャーが含まれています。このリストには、すべてのドキュメントを再フォーマットおよび標準化するツール、元の形式で保存するツール、またはすべての情報を均一に表示できるエディターを提供するツールがあります。.

ストレージまたはプレゼンテーションにドキュメントマネージャーが必要かどうかにかかわらず、推奨事項の中から適切なソリューションを見つけることができます。.