5最高のITドキュメントツール

IT文書の作成には費用がかかりますが、ほとんどの企業は購入または作成するとすぐに文書を失います。ドキュメントを管理する最も一般的な方法は、ドキュメントを印刷して、無視された棚の行にバインダーを入れることです。より良い方法があります.

これらのITドキュメントを有用にするためには、次の3つの要素が必要です。

• ドキュメントをデジタル化する
• フォーマットを標準化する
• ドキュメントのコンテンツにインデックスを付けて検索可能にする.

ツールについてはこちら、記事全体を読む時間はありませんか？これは 5つの最高のITドキュメンテーションツールのリスト：

1. SolarWinds Passportal（デモを入手） クラウドベースのドキュメントストアも運用するチームパスワード保護システム.
2. ITグルー 多くのプロジェクト管理およびコラボレーションシステムと統合するオンラインドキュメント管理プラットフォーム.
3. ITBoost インフラストラクチャ管理システムであるConnectWiseが所有するWebベースのドキュメントシステム.
4. 合流 IT業界で広く使用されているエンタープライズコラボレーション、コミュニケーション、およびドキュメントシステム.
5. DokuWiki 社内の知識ベースを構築するために使用できる無料のWiki作成者.

ITドキュメントをデジタル形式で保持することは、企業ドキュメントを使用可能な状態にするための最初のステップです。文書を印刷して本棚に入れるのは典型的な反応です。それは、ハードワークの物理的、視覚的証拠を提供するため、ドキュメントを作成した個人または企業にとって特に有用な戦略です。ただし、最近ではほとんどの人が同意しています 紙の過度の使用は避けるべきです. 印刷されたドキュメントはスペースを占有し、保管キャビネットへの投資が必要であり、伐採するために多くの木が必要です。.

2番目のステップは、これらのドキュメントに使用されるストレージ形式を標準化することです。 IT文書がデジタル形式で作成されている場合、少数の種類の文書になる可能性が高くなります。 Microsoft WordおよびPDF形式は非常に一般的であり、他の形式に変換できます.

最終段階は 文書の内容に索引を付ける. これは、手動で実行すると面倒な作業ですが、自動化されたプロセスで非常に迅速に完了することができます.

無視されたITドキュメントを 頻繁にアクセスされる情報源 効率的なドキュメント管理ツールが必要です。 1つ良い方法は、会社のすべてのITドキュメントを、次のようなアクセス可能なWebベースシステムへの解釈用に設定されたファイル形式で作成することです。 Wiki形式.

市場には多くの文書管理システムがあります。ただし、これはソフトウェアのカテゴリであり、すべてのオプションを正しく評価するために何を探すべきかを知っている人はほとんどいません。.

市場を調査しました。 IT文書ツールに必要な属性をリストし、市場のすべての製品を調べて、この要件のリストに一致する製品を確認しました.

最高のITドキュメンテーションツール

これらのITドキュメントシステムはそれぞれ少しずつ異なります。それぞれに長所があり、さまざまな組織にアピールします。一部のドキュメント表示形式は、 Webページのように見える また、既存のドキュメントのインポートに適しているものもあります。いくつかは、システムのドキュメントを作成するドキュメントシステムです。その他は システム検出ツール ITドキュメントを自動的に生成します.

これらのオプションの詳細については、次のセクションをご覧ください。.

1. SolarWinds Passportal（GET DEMO）

パスポート に買収された SolarWinds, 一連の購入を通じて、SolarWindsはマネージドサービスプロバイダーにサポートソフトウェアを提供することを目的とした強力な部門を作成しました。 Passportalは現在、その部門の一部であり、 SolarWinds MSP.

Passportalは、MSP向けにさまざまなサービスを提供しています。一つは パスワード管理システム もう一つは ドキュメントマネージャー. そのサービスは呼び出されますが SolarWindsドキュメントマネージャー, Passportalスイートの一部であり、最近の買収でSolarWindsに導入されました.

PassportalパスワードマネージャーとSolarWinds Document Managerは、 パスポートスイート. パスワードマネージャを使用せずにドキュメントシステムにサブスクライブすることは不可能です。.

パスポートルは クラウドサービス また、MSPを対象としています。 MSPは文書システムを内部で使用し、クライアント企業とその従業員に情報ストアを提供するためにそれを展開することが期待されています。たとえば、MSPは、以下を構築することにより、ヘルプデスクを呼び出すクライアント従業員の数を削減できます。 自助知識ベース クライアントのネットワーク上の問題を解決する方法を説明しています.

パスワードマネージャーとドキュメントストアの提供を統合する背後にあるロジックは、これら2つの領域が、クライアントの従業員がMSPが提供するヘルプデスクにかける呼び出しの大部分をサポートすることです。.

文書システムは両方です 情報の店, 編集スイート, そして プレゼンテーションフォーマットシステム. システムは、MSPが最初に契約に入札したときに、クライアント企業で働く技術者からどのような情報を抽出するかをMSPに案内することから始まります.

正確なサービス契約を作成するには、クライアントのシステムに関する知識が不可欠です。仕事上の関係が始まったら、クライアントの技術者は、実行しているシステムに関する知識を伝えるよう奨励される必要があります.

この情報は、ドキュメントマネージャーに保存されたSOPに抽出できます。段階的に、MSPは システムの定義を構築する, 操作方法、従業員の使用方法。その情報の一部はMSP技術者向けのガイダンスになり、一部はクライアントシステムのユーザーが自分の問題を解決できるようにするトラブルシューティングガイドになります。あなたはできる デモをリクエストする 彼らのサイトで.

SolarWindsGet Demoからのパスポート

2. ITグルー

IT Glueは、SolarWinds Passportalの主要なライバルです。これはドキュメントシステムです, カセヤが所有, MSPソフトウェアの主要サプライヤー。 IT Glueは、同じサービスでパスワードとドキュメント管理を組み合わせます.

PSAおよびRMMスイートのプロデューサーが所有しているにもかかわらず、ITGlueはその相互運用性を姉妹製品に限定していません。確かに、ITGlueはKaseyaのPSAおよびRMMシステムと統合されており、 カセヤBMS そして カセヤVSA. ドキュメンテーションシステムは、Pulseway、ConnectWise、SolarWindsなどによって作成されたライバルMSPソフトウェアとも統合されます。.

IT Glueは クラウドベースのサービス サブスクリプションによって課金されます。このサービスには3つのエディションがあります。 ベーシック, 選択する, そして 企業. これらはすべてユーザーあたりの月額最低料金であり、5人以上です。ただし、Enterprise Editionは、5ユーザープランよりもはるかに高い月額料金で1〜4人のユーザーが利用できます。オンプレミスオプションはありません。すべての計画には、ドキュメントプラットフォームが含まれています。このサービスはナレッジベース/ wikiスタイルのエディターを提供し、情報ストレージ構造も提供します.

IT Glueが提供するもの システム検出ユーティリティ アドオン機能として、標準エディションには含まれていません。この自動検出システムは、ネットワークのハードウェアとソフトウェアのインベントリを自動的に探索し、それらすべてを文書化します.

IT Glueシステムは、ドキュメントのフレームワークを作成し、記述用のテンプレートを提供し、記録された情報をプレゼンテーション用に構造化します。また、ドキュメントベースのストレージスペースと、ドキュメントストアの作成者と消費者のインターフェイスも提供します。 ITGlueサービスとのすべての通信は 暗号化により保護, IT Glueサーバーに保存されているデータと同様.

IT Glueは、MyGlueと呼ばれる代替パッケージを作成します。 MyGlueシステムは、エンドクライアントが直接サインアップするセルフサービスプラットフォームですが、IT Glueは MSPが使用するためのもの クライアント企業の従業員が情報を利用できるようにします。 MyGlueには、パスワードリセットおよびナレッジベース作成機能が含まれます.

3. ITBoost

ITBoostは が所有している ConnectWise, これは、インフラストラクチャ管理システムのもう1つの主要なプロデューサーです。また、MSPへのソフトウェアのリーディングサプライヤでもあります。そのため、ITBoost、ITGlue、およびPassportalは非常に緊密な競争状態にあります.

主なライバルと同様に、ITBoostはMSPを対象としたクラウドサービスであり、パスワード管理サービスとパスワードボールトも含まれています。 ITBoostによって作成されたドキュメントは、内部ユーザーまたは外部ユーザーに情報を提示できます。外部ユーザー向けのドキュメントには、顧客の従業員がMSPのサービス評価を与えることができるフィードバックフォーム形式が含まれています.

ITBoostシステムには次の機能があります 文書をインポートする また、エディターも含まれています。もう1つの興味深い機能は、サポートチケットから情報を収集する機能です。データ収集機能、プレゼンテーション構造、およびドキュメントテンプレートが組み合わされて、MSPスタッフ用のSOPの作成とサポート対象ユーザーのナレッジベースがサポートされます。.

ITBoostには、サイト上のConnectWiseの共存に依存する多数の機能があります。 ConnectWiseコントロール, ConnectWise自動化, そして ConnectWise Manage. また、デバイス構成の記録も含まれ、MSPが管理するシステムの文書化に役立ちます.

インターネット上の通信とITBoostサーバーのデータストレージはすべてセキュリティのために暗号化されています.

ConnectBoiseのプロパティであるにもかかわらず、ITBoostは、特にKaseyaおよびPulsewayが提供するライバルPSAシステムと統合できます。また、のようなものによって生成されたRMMパッケージと統合します アテラ, SolarWinds, そして かせや. また、ITGlue、Slack、およびさまざまなVoIP電話システムと統合します。 ITBoostは14日間の無料トライアルで利用可能です.

4.コンフルエンス

Confluenceはオーストラリアのソフトウェア会社の製品です, アトラシアン. これは、非常に成功したドキュメント、コラボレーション、およびナレッジ管理システムです。アトラシアンも所有しています ジラ, プロジェクト管理ツール、および両方のシステムが統合されてプロジェクトサポートスイートが作成されます.

プロジェクトの計画と管理のためのJiraと ドキュメントとコミュニケーションの合流点 の間で非常に人気があります アジャイル開発チーム. Confluenceは、企業向けのプライベートソーシャルメディアプラットフォームと言われています。このツールは2004年から使用可能になっており、それ以降根本的に変更されました。最初は、典型的なWiki形式に非常に似ていました。ただし、それ以降、システムの操作方法とインターフェイススタイルの両方が変更されました.

Confluenceで作成されたページの外観と目的は非常に順応性があり、 テンプレートによって駆動. 結果として得られるドキュメントシステムは、Webサイトのように見えます。さまざまなタイプのページにより、アナウンス、検索可能なナレッジベース、グループコメントページの作成が可能.

ツールに含まれるもの ガイド付きエディター, テンプレートを使用してページを簡単に作成できます。事前に書かれた文書は Confluenceが作成したドキュメントシステムにインポートされた. ただし、Confluenceの目的は、ストレージスペースがツールのオンラインアクセスプランに含まれている場合でも、ドキュメントストアとして機能するのではなく、環境内で作成されたドキュメントの作成をサポートすることです.

Confluenceは次のように利用できます クラウドベースのサブスクリプションサービス またはとして オンプレミスソフトウェア. このソフトウェアを検討する場合、購入者には5つのオプションがあります。クラウドベースのサービスには3つのエディションがあり、オンプレミスソフトウェアには2つの購入オプションがあります.

Cloud Confluenceの3つのエディションは次のとおりです。 自由, 標準, そして プレミアム. 中小企業は無料版でうまくいく可能性があります。 StandardおよびPremiumバージョンではアカウントごとに最大5,000ユーザーが許可されますが、無料バージョンは10に制限されます。2つの有料バージョンで最も重要な追加機能は監査ログです。 Premiumエディションには、Standardバージョンよりも多くの追加機能がありますが、最も重要なのは、分析モジュールを含めることです。ストレージスペースは、2 GBの無料アカウント、250 GBの標準アカウント、Premiumエディションの無制限の保存容量を持つ別の差別化要因です。.

と呼ばれるオンプレミスバージョン サーバ, 1回限りの料金で利用できますが、価格に影響する唯一の要因であるため、ソフトウェアにアクセスするユーザーの数を決定する必要があります。より高いオンプレミス版はと呼ばれます データセンター. これは年間料金で、データのクラウドバックアップが含まれます.

5. DokuWiki

作成したい場合 従来のWiki形式 ITドキュメントについては、多くのエディターおよびドキュメント管理オプションがあります。それらのほとんどは無料です。おそらく、Wikiエディターの中で最も優れているのはDokuWikiです.

DokuWikiの大きな利点は、そのシンプルさです。これにより、エディターと文書管理ソフトウェアの保守が容易になります。システムは、インデックス作成やドキュメントの保存に関連するデータベースを必要としません。代わりに、DokuWikiコンテンツ配信システムは データのソースとしてのテキストファイル.

このドキュメントコンテンツ管理システムは2004年に最初にリリースされました。そのため、このパッケージは古くから存在しており、安定した安定したソフトウェアになっています。.

これは クロスプラットフォームプログラム, そのため、コードをホストするのに適切なタイプのサーバーがあることを心配する必要はありません。無料のソフトウェアなので、DokuWikiのクラウドベースのバージョンはありません。ただし、 AWS仮想サーバー オンプレミスのホストを維持したくない場合.

シンプルで無料のドキュメント管理システムには、次のような優れた機能があります。 バージョン管理, 各バージョンを保持, アクセス制御, テンプレート, そして プラグインシステム ツールの機能を拡張する.

このツールは、西洋のテキストを表示するだけではありません。表示することもできます 非ヨーロッパ文字セット, 中国語、アラビア語、ヘブライ語など。 CMSには統合インデックスシステムがあり、完成したWiki画面には完全に機能する検索機能が含まれています.

オンプレミスでソフトウェアをホストすることを気にせず、ドキュメントマネージャーの費用を払いたくない場合は、このツールが探している答えになる可能性があります。.

ITドキュメンテーションツールの選択

このレビューでは、少数のオプションのみを紹介しています。あなたがしなければならない主な決定は、ホストされたドキュメントマネージャーが必要か、それとも自分の施設でソフトウェアを維持したいかです。.

オンライン戦略と社内戦略の両方に多くの利点があります。一部のITマネージャーは、自社の安全な施設の外でビジネスインテリジェンスをホストすることに自信がないと感じています。それがあなたを説明している場合、このリストには2つのオプションがあります DokuWiki そして 合流. このリストには4つのホスティングサービスがあります。これは、より多くの企業が市場に参入するにつれて、その構成がますますアクセスしやすくなるためです.

このリストの有料ツールは非常に高価であることがわかります。ただし、あなたが小さな会社や出費が非常に少ないスタートアップの場合、このリストには次の2つの無料オプションがあります。 DokuWiki そして Confluenceの無料版.

これらのドキュメント管理ツールのエディターでITドキュメントを作成することは、既存の紙ベースのドキュメントライブラリを単にスキャンするよりも良いアイデアです。特別にフォーマットされたコンテンツ管理システムは、簡単な説明とクイックヒントだけでなく、完全なユーザーガイドと手順マニュアルを作成できるため、従来のフルページドキュメントよりもITドキュメントの提供に優れています。.

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