7最佳文档管理软件

文档管理工具将存储功能与访问权限功能结合在一起。最好的系统使管理员，团队负责人和个人用户都可以对如何访问系统中的文件有发言权。理想情况下，文档管理系统还应包括连续性功能，以使企业能够从灾难中恢复.

当今市场上有各种各样的文档管理工具可用，要研究所有这些都需要很长时间。我们通过生成候选清单来缩短调查文档管理工具市场的任务.

如果您没有时间阅读整篇文章，请点击这里 我们的最佳文档管理工具列表：

1. SolarWinds Passportal（获取演示） 云中提供了密码管理器和文档管理器.
2. IT胶 基于云的文档和密码管理器.
3. IT提升 基于云的文档管理系统.
4. 合流 广泛用于IT项目的文档管理系统.
5. G套房 面向企业的Google云端硬盘和Google文档的组合.
6. Zoho办公套件 捆绑的文档编辑器，存储和文档管理工具.
7. DocuWare云 基于云的文档存储，归档和管理服务.

最好的文档管理工具

您可以在以下各节中阅读有关这些系统的更多信息。.

1. SolarWinds Passportal（获取演示）

护照由SolarWinds 面向托管服务提供商，由 SolarWinds MSP 师。该建议是，MSP将使用文档管理系统来获取其自己的文档以及作为可以再营销给其客户的附加服务。.

公司没有理由不应该直接购买供自己使用的系统。这是 基于云的服务 因此可以通过浏览器从任何操作系统进行访问.

Passportal Suite包括密码管理器和文档管理器。这是Passportal的基本软件包，因此无法仅订阅文档管理工具，该工具称为 SolarWinds文档管理器.

尽管，SolarWinds Document Manager不仅仅是一个云文件存储系统， 软件包中包含服务器空间. 该服务包括用于不同类型文档的发布框架。例如，在Passportal系统中为用户创建在线知识库非常容易。该工具包括 编辑套件 以及允许将文档上传到文件存储系统.

文件存储系统为 受加密保护 并且仅受密码保护的用户帐户允许访问.

该系统非常适合创建团队信息文档和用户信息系统以及管理公司文档。如果您还对软件包中的密码管理实用程序感兴趣，可以将该工具与 活动目录 和 LDAP 系统，将整个企业的访问权限统一到一个位置.

护照收费 通过按用户订阅, 每月预先付款。无需签订合同即可使用该服务，也没有最低订购期的要求。该系统是多租户的，因此，如果MSP希望将SolarWinds Document Manager出售给他们的客户，则他们可以为每个客户提供自己的分段存储空间，该存储空间对于每个客户都是独立的。您可以 要求演示 在他们的网站上.

SolarWinds Passportal获取演示

2. IT胶水

IT胶 是 基于云的服务 它与Passportal非常相似，因为它还结合了密码和文档管理。与Passportal一样，该工具也面向托管服务提供商进行销售，但也有一个旨在供最终用户公司直接购买的版本。该版本称为 我的胶水 它可以由MSP购买，作为IT Glue的附加组件，也可以作为独立软件包订购。 IT胶是 加濑屋拥有, 该公司还生产用于MSP的RMM和PSA软件.

除了使文档能够上载和存储在IT Glue系统中之外，用户界面还包括知识库/ Wiki样式的编辑器，该编辑器可帮助团队通过指导性结构创建信息源。编辑器包括用于不同类型文档的模板，这些模板在平台中准备新文档时用作指导。部署框架的能力对于结构化信息存储（例如Wiki）尤其重要.

IT Glue软件包包括存储空间，该存储空间按用户和 需要访问凭证. 可以在IT Glue平台内置的密码管理器中管理这些访问权限。. 文件储存空间已加密 您的站点与ITGlue系统之间的所有传输也都受到加密的保护。其中包括文件上传和下载，以及ITGlue服务器上的控制台软件与访问仪表板的用户的浏览器之间的通信。.

可以通过以下方式增强IT Glue软件包 附加组件. MyGlue系统就是其中之一。另一个是 网络发现系统, 其中会列出您网站上运行的所有硬件和软件。此过程将创建IT基础结构的清单，该清单将不断更新。因此，可以将IT Glue用于 系统监控 以及文件和密码管理.

IT胶是 通过订阅付费. 它分为三个版本： 基本的, 选择, 和 企业 –所有计划都包括文档平台。每月向每位用户收取费用.

3. ITBoost

IT提升 是另一个 基于云的文档管理系统 MSP销售的产品，但也可以由内部IT部门使用。该服务是 拥有者 ConnectWise, 该公司还生产基础设施管理系统和MSP支持软件。像ITGlue和Passportal一样，ITBoost还包括一个密码管理器.

服务的管理员仪表板包括 文件存储空间的监视器 包含在包装中。该文档系统的主要目的是创建和维护 知识库. 但是，并非所有文档都必须对用户可用。该系统允许导入或导出文档，还可以将文档保持私有状态，并且用户不可以将其提供给知识库.

该系统可以创建不同类别的 文件组, 例如针对用户的建议，以及MSP或IT部门人员内部使用的指南。部门文件的一个例子是标准操作程序（SOP）。用户指南将添加到面向用户的知识库中。第三类是旨在由MSP服务的客户公司的客户使用的知识库。此类别还包括 反馈表 供客户填写并对其收到的商品，服务或支持的质量进行评级.

ITBoost平台包括 文件编辑者 可以在环境中创建文档。该系统既可以用作文档的主要存储，也可以用作备份/实时系统，原始文档可以在现场的单独文档存储或其他云存储服务中提供帮助.

数据存储都受到以下保护 加密 用户与ITBoost服务器之间的所有通信也是如此。文档受修订控制保护.

该计划包括其他系统管理功能，例如 配置控制和备份. 还有一个 SSL证书管理 平台上的功能.

ITBoost与某些ConnectWise系统管理系统集成，例如 ConnectWise控制, ConnectWise自动化, 和 ConnectWise管理. 它还将与其他提供商（例如SolarWinds，Pulseway，Atera和Kaseya）生产的MSP RMM和PSA软件集成。 ITBoost提供14天免费试用.

4.汇合

合流, 通过 Atlassian, 广泛用于IT项目文档。它与 吉拉, 这是同一公司生产的项目管理工具。因此，如果您正在寻找项目管理文档存储系统，那么该文档管理工具将是一个特别好的选择。 Confluence和Jira的组合特别适合 敏捷开发项目.

合流系统是 基于云的服务 其中包括文档存储空间。它也可以作为本地软件使用。可以将文档上传到文档存储中，也可以 将它们导入文档展示系统 这是融合平台的一部分。通常在Confluence编辑器中生成文档，然后将文本存储在Confluence系统中作为文档表示结构的一部分.

该编辑器包括模板，其作用类似于网站的CSS系统并强加 一致的演示格式 用于文档套件。实际上，Confluence文档的最终产品看起来很像网页.

除了形成文档库之外，Confluence系统还包括创建文档的功能。 团队合作页面. 这些包括用于任务协调，公告和通知的聊天论坛.

基于云的服务分三个版本销售，并且可以通过两种购买方式获得本地软件.

三个Cloud Confluence版本是 自由, 标准, 和 保费. 免费版本适用于小型企业，因为它包括文档管理系统，但仅限10个用户。标准版和高级版每个帐户最多允许5,000个用户。付费版本包括审核日志记录，如果您遵循数据安全标准，则将需要该日志记录。高级版包括一个分析模块。 “免费”帐户随附的存储空间为2 GB，“标准”帐户随附的存储空间为250 GB，而“高级”版本包含的无限存储空间.

本地版本为 服务器, 根据用户数量收取一次性费用，并且  数据中心, 其中包括云备份存储，并且每年收费.

5. G-套房

Google G Suite 是 基于云的业务包 在许多通常免费使用的Google在线产品中添加了管理控制台。这些工具是Gmail，环聊，日历，文档，表格，幻灯片，Keep，表单，网站和Google云端硬盘。尽管这本质上是一种生产力套件，但其中包含 管理系统 和 云储存 使它成为文档管理工具.

文档，表格和幻灯片等价于 微软Word, 电子表格, 和 微软幻灯片软件. 可以将使用这些Microsoft产品创建的文件上传到Google云端硬盘，并通过它进行存储，查看和共享。但是，要获得完整的协作功能，必须将这些文档导入等效的Google格式，这很容易做到.

通过文档管理器控制台，管理员可以颁发凭据以访问公司Google云端硬盘存储空间的私有分段区域。 G Suite系统包括 文件注解 以及创建者对谁有权访问文档以及他人具有什么程度的访问权的控制。一种 移动设备管理 文档管理器中的工具控制并记录如何从移动设备访问每个文档。可以恢复已删除的文档并记录所有更改，从而可以将文档回滚到早期版本.

G Suite提供三个版本： 基本的, 商业, 和 企业. 所有这些都包括文档管理控制台和带有密码库的用户密码管理系统。基本版具有30 GB的存储空间，而企业版和企业版具有无限的云存储空间。 Google为每个计划提供14天的免费试用.

6. Zoho办公套件

Zoho办公套件 是在线生产力工具包，可反映其中包含的元素 微软办公软件.  个人可以免费使用该服务，但企业需要为该系统付费才能获得 增加了团队和文档管理功能. 团队的系统版本可供多达五个用户免费使用.

的 管理控制台 Zoho Office Suite的功能可以在存储空间上设置用户帐户。对存储的访问也可以作为文档编辑器帐户使用。用户可以 上传文件 放入他们的文件夹或创建新文档。每个文档所有者都有权允许访问其他文档，并指定这些同事可以逐个文件地执行的操作。也可以设置 共享文件夹 自动为那些参与者提供对其中存储的文档的完全访问权限.

Zoho Office Suite中的编辑器称为 Zoho作家, Zoho表, 和 Zoho秀;它们与Microsoft Word，Excel和PowerPoint兼容。套房还包括 Zoho笔记本, 与Microsoft OneNote相似。此文档管理系统中的另一个用户功能是 虚拟助手Zia, 执行拼写检查和用户帮助等服务.

Zoho Office套件按每用户每月的订阅费用收费。它提供三个版本： 自由, 标准, 和 保费. 免费版本包括每位用户5 GB的云存储。在Standard版本中，分配给每个用户的存储为100 GB，而使用Premium计划的每个用户将获得1 TB的空间。标准计划和高级计划均可在15天的免费试用期内进行测试.

7. DocuWare云

DocuWare云 是一个纯粹的文档管理系统-它不包含用于创建文档的在线编辑器。该服务旨在提供 文档存储和存档功能. 通过Microsoft Word之类的应用程序创建文档后，用户将其上传到个人“托盘”存储在云中。该托盘是该用户的个人空间。可以在用户的​​Windows资源管理器中将该托盘设置为文件夹，以便保存文档自动将其上传，并且桌面上的应用程序可立即访问云存储的文档，而无需先下载它们.

一旦进入云, 可以共享文件 通过发送链接而不是通过电子邮件发送文档副本。各种文件都可以存储在DocuWare服务器上，包括扫描的文档和媒体文件的图像。 DocuWare服务器将 索引每个文件, 在关键字中搜索以方便检索，例如在法律程序或审计工作的电子发现阶段.

尽管DocuWare Cloud软件包中没有一套完整的Microsoft Office风格的编辑器，但该平台确实包含 文件检视器. 该查看器具有一些编辑功能，例如可以标记文本和注释文档.

所有者用户和管理员都可以看到 每个文档的指标 在商店。文件大小，页数，作者和关键字等详细信息可用于单个文件，每个纸盘以及整个帐户.

DocuWare Cloud是基于云的系统，有四个版本可用： 基本的, 专业版, 企业, 和 大型企业. 这些之间的主要区别是分配给每个存储的存储量以及每个计划允许的用户数量。您可以在30天的免费试用期内访问DocuWare Cloud.

选择文件管理工具

“文件管理”的范围很广，涵盖了多种选择。如果您希望团队生产力套件带有管理员控制台，则可以在我们的建议列表中找到选项。如果您只想要具有手动和自动管理功能的文档存储和归档服务，您也会发现.

我们的建议列表包括适用于MSP和IT部门的文档管理器。此列表中的工具将重新格式化和标准化所有文档，以原始格式存储它们，或提供使您能够统一显示所有信息的编辑器.

无论您需要存储或演示文稿的文档管理器，我们都会在建议中找到合适的解决方案.