Gli strumenti di gestione dei documenti combinano le strutture di archiviazione con le funzioni dei diritti di accesso. I migliori sistemi consentono a amministratori, team leader e singoli utenti di avere voce in capitolo su come accedere ai file nel sistema. Idealmente, il sistema di gestione dei documenti include anche funzionalità di continuità che consentono alle aziende di riprendersi da catastrofi.
Esiste oggi una vasta gamma di strumenti di gestione dei documenti sul mercato e la ricerca di tutti questi richiederà molto tempo. Abbiamo abbreviato il compito di investigare il mercato degli strumenti di gestione dei documenti producendo un elenco.
Se non hai tempo di leggere l’intero post, ecco qui la nostra lista dei migliori strumenti di gestione dei documenti:
- Passportal SolarWinds (OTTIENI DEMO) Un gestore di password e un gestore di documenti disponibili dal cloud.
- Colla IT Gestore di documenti e password basato su cloud.
- ITBoost Sistema di gestione dei documenti basato su cloud.
- Confluenza Un sistema di gestione dei documenti ampiamente utilizzato per progetti IT.
- G-Suite Una combinazione di Google Drive e Google Documenti commercializzati per le aziende.
- Suite per ufficio Zoho Un insieme di strumenti per la modifica, la memorizzazione e la gestione dei documenti.
- DocuWare Cloud Servizio di archiviazione, archiviazione e gestione dei documenti basato su cloud.
I migliori strumenti di gestione dei documenti
Puoi leggere di più su ciascuno di questi sistemi nelle seguenti sezioni.
1. Passportal SolarWinds (OTTIENI DEMO)
Passportal di SolarWinds è rivolto a fornitori di servizi gestiti ed è commercializzato da MSP SolarWinds divisione. La proposta è che gli MSP useranno il sistema di gestione dei documenti sia per la propria documentazione che come servizio aggiuntivo che può essere messo in remarketing per i loro clienti.
Non vi è alcun motivo per cui le aziende non debbano acquisire il sistema direttamente per uso personale. Questo è un servizio basato su cloud e quindi è accessibile da qualsiasi sistema operativo tramite un browser.
Passportal Suite include un gestore di password e un gestore di documenti. Questo è il pacchetto base di Passportal, quindi non è possibile iscriversi solo allo strumento di gestione dei documenti, che si chiama Gestione documenti SolarWinds.
Il Document Manager di SolarWinds è molto più di un semplice sistema di archiviazione di file cloud lo spazio del server è incluso nel pacchetto. Il servizio include framework di pubblicazione per diversi tipi di documentazione. Ad esempio, è molto semplice creare una knowledge base online per gli utenti all’interno del sistema Passportal. Lo strumento include una suite di editing oltre a consentire il caricamento di documenti nel sistema di archiviazione dei file.
Il sistema di archiviazione dei file è protetto con crittografia e l’accesso è consentito solo da account utente protetti da password.
Questo sistema è ideale per la creazione di documenti informativi di gruppo e sistemi informativi per l’utente, nonché per la gestione di documenti aziendali. Se sei interessato anche all’utilità di gestione delle password nel pacchetto, questo strumento può integrarsi con Active Directory e LDAP sistemi per unificare i diritti di accesso dell’intera azienda in un’unica posizione.
Il passaporto è addebitato per abbonamento per utente, pagato mensilmente in anticipo. Non è necessario stipulare un contratto per utilizzare il servizio e non è richiesto un periodo di abbonamento minimo. Il sistema è multi-tenant, quindi se gli MSP vogliono vendere il Document Manager di SolarWinds ai propri clienti, possono assegnare a ciascuno di essi il proprio spazio di archiviazione segmentato che viene tenuto separato per ogni client. Puoi richiedi una demo sul loro sito web.
Passportal di SolarWinds Ottieni demo
2. Colla IT
Colla IT è un servizio basato su cloud ed è molto simile a Passportal perché combina anche la gestione di password e documenti. Come Passportal, questo strumento è commercializzato ai fornitori di servizi gestiti, ma ha anche una versione che è destinata all’acquisto diretto da parte delle aziende degli utenti finali. Quella versione è chiamata MyGlue e può essere acquistato dagli MSP come componente aggiuntivo di IT Glue o sottoscritto come pacchetto autonomo. La colla IT è di proprietà di Kaseya, che produce anche software RMM e PSA per MSP.
Oltre a consentire il caricamento e l’archiviazione dei documenti nel sistema IT Glue, l’interfaccia utente include un knowledge base / editor in stile wiki, che aiuta i team a creare fonti di informazioni attraverso una struttura guidata. Gli editor includono modelli per diversi tipi di documentazione e fungono da guida durante la preparazione di nuovi documenti all’interno della piattaforma. La capacità di distribuire un framework è particolarmente importante per gli archivi di informazioni strutturate, come Wiki.
Il pacchetto di colla IT include lo spazio di archiviazione, che è segmentato per utente e richiede credenziali per l’accesso. Tali diritti di accesso possono essere gestiti all’interno del gestore delle password integrato nella piattaforma IT Glue. L’archiviazione dei documenti è crittografata e anche tutti i trasferimenti tra il tuo sito e il sistema ITGlue sono protetti dalla crittografia. Ciò include upload e download di file e anche le comunicazioni tra il software della console sul server ITGlue e i browser degli utenti che accedono alla dashboard.
Il pacchetto di colla IT può essere aumentato di add-on. Il sistema MyGlue è uno di questi. Un altro è a sistema di rilevamento della rete, che elencherà tutto l’hardware e il software che operano sul tuo sito. Questo processo crea un inventario della tua infrastruttura IT, che viene costantemente aggiornato. Quindi, è possibile utilizzare IT Glue per monitoraggio del sistema così come la gestione di documenti e password.
La colla IT è pagato per abbonamento. È confezionato in tre edizioni: Di base, Selezionare, e impresa – tutti i piani includono la piattaforma di documentazione. Gli addebiti vengono applicati per utente al mese.
3. ITBoost
ITBoost è un altro sistema di gestione dei documenti basato su cloud commercializzato agli MSP, ma potrebbe anche essere utilizzato dai dipartimenti IT interni. Il servizio è posseduto da ConnectWise, che produce anche sistemi di gestione dell’infrastruttura e software di supporto MSP. Come ITGlue e Passportal, ITBoost include anche un gestore di password.
La dashboard dell’amministratore del servizio include un monitor per lo spazio di archiviazione dei documenti che è incluso nel pacchetto. L’obiettivo principale di questo sistema di documentazione è la creazione e la manutenzione di a base di conoscenza. Tuttavia, non tutti i documenti devono essere resi disponibili agli utenti. Il sistema consente di importare o esportare documenti ed è anche possibile mantenere i documenti privati e non renderli disponibili alla knowledge base visibili dagli utenti.
Il sistema consente la creazione di diverse categorie di gruppi di documenti, come consigli per gli utenti e guide per uso interno da parte del personale del dipartimento MSP o IT. Un esempio di documenti dipartimentali sarebbero le procedure operative standard (SOP). Le guide dell’utente verrebbero aggiunte alla knowledge base orientata all’utente. Una terza categoria è una knowledge base destinata ai clienti delle società clienti servite da un MSP. Questa categoria include anche moduli di feedback affinché i clienti compilino e forniscano le loro valutazioni sulla qualità dei prodotti, servizi o supporto ricevuti.
La piattaforma ITBoost include editor di documenti che consentono la creazione di documenti all’interno dell’ambiente. Il sistema può essere utilizzato come archivio principale di documenti o come sistema di backup / live, con l’aiuto di documenti originali in un archivio documenti separato in loco o su un altro servizio di archiviazione cloud.
Gli archivi dati sono tutti protetti con crittografia così come tutte le comunicazioni tra l’utente e i server ITBoost. I documenti sono protetti da controlli di revisione.
Il piano include altre funzionalità di gestione del sistema, come ad esempio controllo e backup della configurazione. C’è anche un Gestione dei certificati SSL caratteristica sulla piattaforma.
ITBoost si integra con alcuni dei sistemi di amministrazione del sistema ConnectWise, come ad esempio Controllo ConnectWise, ConnectWise Automate, e ConnectWise Manage. Si integrerà anche con il software MSP RMM e PSA prodotto da altri provider, come SolarWinds, Pulseway, Atera e Kaseya. ITBoost è disponibile per una prova gratuita di 14 giorni.
4. Confluenza
Confluenza, di Atlassian, è ampiamente utilizzato per la documentazione del progetto IT. Si integra bene con Jira, che è uno strumento di gestione del progetto prodotto dalla stessa azienda. Questo strumento di gestione dei documenti, quindi, sarebbe una scelta particolarmente buona se stai cercando un sistema di archiviazione della documentazione di gestione dei progetti. La combinazione Confluence e Jira è particolarmente adatta per progetti di sviluppo agili.
Il sistema di confluenza è un servizio basato su cloud che include lo spazio di archiviazione dei documenti. È anche disponibile come software locale. È anche possibile caricare documenti nell’archivio documenti e anche importarli nel sistema di presentazione dei documenti fa parte della piattaforma di confluenza. È più comune produrre documentazione negli editor di Confluence e quindi archiviare il testo all’interno del sistema Confluence come parte di una struttura di presentazione del documento.
L’editor include modelli, che agiscono come il sistema CSS per i siti Web e impongono un formato di presentazione coerente per la suite di documenti. In effetti, il prodotto finale di un documento Confluence assomiglia molto a una pagina web.
Oltre a formare una base di documenti, il sistema Confluence include la possibilità di creare pagine di collaborazione del team. Questi includono forum di chat per coordinamento attività, annunci e notifiche.
Il servizio basato su cloud è commercializzato in tre edizioni e il software locale è disponibile attraverso due opzioni di acquisto.
Le tre edizioni di Cloud Confluence sono Gratuito, Standard, e premio. La versione gratuita è adatta per le piccole imprese in quanto include il sistema di gestione dei documenti ma è limitata a 10 utenti. Le versioni Standard e Premium consentono fino a 5.000 utenti per account. Le versioni a pagamento includono la registrazione di controllo, che sarà necessaria se si segue uno standard di sicurezza dei dati. L’edizione Premium include un modulo di analisi. Lo spazio di archiviazione incluso con l’account gratuito è di 2 GB, l’account Standard ha 250 GB inclusi e l’edizione Premium include spazio di archiviazione illimitato.
Le versioni locali sono server, con una commissione una tantum in base al numero di utenti e Banca dati, che include l’archiviazione di backup su cloud e ha un prezzo annuale.
5. G-Suite
Google G Suite è un pacchetto aziendale basato su cloud che aggiunge una console di amministrazione a numerosi prodotti online di Google che di solito sono gratuiti. Questi strumenti sono Gmail, Hangouts, Calendar, Documenti, Fogli, Presentazioni, Keep, Moduli, Siti e Google Drive. Sebbene questa sia essenzialmente una suite di produttività, l’inclusione di un sistema di gestione e cloud storage rende questo uno strumento di gestione dei documenti.
Documenti, Fogli e Presentazioni sono l’equivalente di Microsoft Word, Eccellere, e Presa della corrente. I file creati con quei prodotti Microsoft possono essere caricati su Google Drive e archiviati, visualizzati e condivisi attraverso di esso. Tuttavia, per ottenere funzionalità di collaborazione complete, è necessario importare quei documenti nel formato Google equivalente, che è facile da fare.
La console di gestione documenti consente a un amministratore di emettere credenziali per l’accesso a un’area privata e segmentata dello spazio di archiviazione di Google Drive dell’azienda. Il sistema G Suite include annotazione del documento e controlli dati al creatore su chi ha accesso a un documento e su quale grado di accesso gli altri hanno. UN gestione dei dispositivi mobili lo strumento all’interno del gestore documenti controlla e registra la modalità di accesso a ciascun documento da dispositivi mobili. I documenti eliminati possono essere ripristinati e tutte le modifiche vengono registrate, consentendo di ripristinare i documenti alle versioni precedenti.
G Suite è disponibile in tre edizioni: Di base, Attività commerciale, e impresa. Tutti includono la console di gestione documenti e un sistema di gestione password utente con un vault password. L’edizione Basic ha 30 GB di spazio di archiviazione, mentre le edizioni Business ed Enterprise dispongono di spazio di archiviazione cloud illimitato. Google offre una prova gratuita di 14 giorni per ogni piano.
6. Suite Zoho Office
Suite per ufficio Zoho è un pacchetto online di software di produttività che rispecchia gli elementi contenuti in Microsoft Office. Il servizio può essere utilizzato gratuitamente da singoli, ma le aziende devono pagare per il sistema per ottenere aggiunte funzioni di gestione del team e dei documenti. La versione del sistema del team è gratuita per un massimo di cinque utenti.
Il console di amministrazione di Zoho Office Suite consente di impostare account utente nello spazio di archiviazione. L’accesso alla memoria si raddoppia anche come account dell’editor di documenti. Gli utenti possono caricare documenti nelle loro cartelle o creare nuovi documenti. Ogni proprietario del documento ha il diritto di consentire l’accesso ad altri e di specificare le azioni che tali colleghi possono eseguire file per file. È anche possibile impostare cartelle condivise che conferiscono automaticamente a quei partecipanti pieno accesso ai documenti archiviati al loro interno.
Vengono chiamati gli editor all’interno di Zoho Office Suite Zoho Writer, Foglio Zoho, e Zoho Show; questi sono compatibili con Microsoft Word, Excel e PowerPoint. La suite include anche Notebook Zoho, che è simile a Microsoft OneNote. Un’altra caratteristica dell’utente in questo sistema di gestione dei documenti è Zia, un assistente virtuale, che esegue servizi come il controllo ortografico e l’aiuto dell’utente.
La suite Zoho Office viene addebitata in abbonamento per utente al mese. È disponibile in tre edizioni: Gratuito, Standard, e premio. La versione gratuita include 5 GB di spazio di archiviazione cloud per utente. Lo spazio di archiviazione assegnato a ciascun utente nella versione Standard è di 100 GB e ogni utente ottiene 1 TB di spazio con il piano Premium. Entrambi i piani Standard e Premium possono essere testati su una prova gratuita di 15 giorni.
7. DocuWare Cloud
DocuWare Cloud è un puro sistema di gestione dei documenti – non include editor online per la creazione di documenti. Questo servizio mira a fornire funzioni di archiviazione e archiviazione dei documenti. Dopo aver creato i documenti tramite un’applicazione come Microsoft Word, l’utente li carica in un “vassoio“Nel cloud storage. Quel vassoio è lo spazio personale per quell’utente. Il vassoio può essere configurato come una cartella in Esplora risorse dell’utente in modo che il salvataggio dei documenti li carichi automaticamente e le applicazioni sul desktop ottengano immediatamente l’accesso ai documenti archiviati nel cloud senza doverli scaricare prima.
Una volta nel cloud, i documenti possono essere condivisi inviando un collegamento anziché inviare per e-mail una copia del documento. Tutti i tipi di file possono essere memorizzati sul server DocuWare, comprese le immagini di documenti scansionati e file multimediali. Il server DocuWare lo farà indicizza ogni file, la ricerca di parole chiave per consentire un facile recupero, ad esempio durante la fase di scoperta elettronica di una procedura legale o di un esercizio di revisione.
Sebbene non vi sia una suite completa di editor in stile Microsoft Office nel pacchetto DocuWare Cloud, la piattaforma include un visualizzatore di documenti. Questo visualizzatore ha alcune funzioni di modifica, come la possibilità di contrassegnare testo e annotare documenti.
Sia l’utente proprietario che l’amministratore sono in grado di vedere metriche per ciascun documento nel negozio. Dettagli quali dimensione del file, numero di pagine, autore e parole chiave sono disponibili per i singoli file, per ciascun vassoio e per l’account nel suo insieme.
DocuWare Cloud è un sistema basato su cloud ed è disponibile in quattro versioni: Di base, professionista, impresa, e Grande impresa. La principale differenza tra questi è la quantità di spazio di archiviazione assegnato a ciascuno e il numero di utenti consentiti da ciascun piano. Puoi accedere a DocuWare Cloud con una prova gratuita di 30 giorni.
Scelta di uno strumento di gestione dei documenti
La definizione di “gestione documenti“È molto ampio e comprende una vasta gamma di opzioni. Se desideri una suite di produttività per team con una console di amministratore, troverai le opzioni nel nostro elenco di consigli. Se desideri solo un servizio di archiviazione e archiviazione dei documenti con funzionalità di gestione manuale e automatica, lo troverai anche tu.
Il nostro elenco di raccomandazioni include gestori di documenti adatti per MSP e dipartimenti IT. Ci sono strumenti in questo elenco che riformatteranno e standardizzeranno tutta la documentazione, li memorizzeranno nel loro formato originale o forniranno editor che ti permetteranno di presentare tutte le tue informazioni in modo uniforme.
Se hai bisogno di un gestore di documenti per l’archiviazione o la presentazione, troverai la soluzione giusta tra i nostri consigli.