Dokumentverwaltungs-Tools kombinieren Speicherfunktionen mit Funktionen für Zugriffsrechte. Mit den besten Systemen können sowohl Administratoren als auch Teamleiter und einzelne Benutzer mitbestimmen, wie auf die Dateien im System zugegriffen werden kann. Idealerweise enthält das Dokumentenmanagementsystem auch Kontinuitätsfunktionen, mit denen Unternehmen nach Katastrophen eine Wiederherstellung durchführen können.
Heutzutage gibt es eine breite Palette von Dokumentenmanagement-Tools auf dem Markt, und die Erforschung all dieser Tools wird viel Zeit in Anspruch nehmen. Wir haben die Aufgabe, den Markt für Dokumentenmanagement-Tools zu untersuchen, verkürzt, indem wir eine Auswahlliste erstellt haben.
Wenn Sie nicht die Zeit haben, den gesamten Beitrag durchzulesen, finden Sie hier Unsere Liste der besten Dokumentenmanagement-Tools:
- SolarWinds Passportal (DEMO ERHALTEN) Ein Passwort-Manager und ein Dokumenten-Manager, die in der Cloud verfügbar sind.
- IT-Kleber Cloud-basierter Dokumenten- und Passwort-Manager.
- ITBoost Cloud-basiertes Dokumentenmanagementsystem.
- Zusammenfluss Ein Dokumentverwaltungssystem, das häufig für IT-Projekte verwendet wird.
- G-Suite Eine Kombination aus Google Drive und Google Docs für Unternehmen.
- Zoho Office Suite Ein Paket aus Dokumenteneditoren, Speicher- und Dokumentenverwaltungstools.
- DocuWare Cloud Cloud-basierter Dienst zur Speicherung, Archivierung und Verwaltung von Dokumenten.
Die besten Tools zur Dokumentenverwaltung
In den folgenden Abschnitten erfahren Sie mehr über jedes dieser Systeme.
1. SolarWinds Passportal (DEMO ERHALTEN)
Passportal von SolarWinds richtet sich an Managed Service Provider und wird von der SolarWinds MSP Einteilung. Der Vorschlag lautet, dass MSPs das Dokumentenverwaltungssystem sowohl für ihre eigene Dokumentation als auch als zusätzlichen Service verwenden, der an ihre Kunden weitergegeben werden kann.
Es gibt keinen Grund, warum Unternehmen das System nicht direkt für den eigenen Gebrauch erwerben sollten. Das ist ein Cloud-basierter Dienst und ist somit von jedem Betriebssystem über einen Browser zugänglich.
Die Passportal Suite enthält einen Passwortmanager sowie einen Dokumentenmanager. Dies ist das Basispaket von Passportal. Es ist daher nicht möglich, nur das aufgerufene Dokumentverwaltungstool zu abonnieren SolarWinds Document Manager.
Der SolarWinds Document Manager ist jedoch mehr als nur ein Cloud-Dateispeichersystem Serverplatz ist im Paket enthalten. Der Service umfasst das Veröffentlichen von Frameworks für verschiedene Dokumentationsarten. Beispielsweise ist es sehr einfach, eine Online-Wissensdatenbank für Benutzer im Passportal-System zu erstellen. Das Tool beinhaltet eine Bearbeitungssuite sowie das Hochladen von Dokumenten in das Dateispeichersystem.
Das Dateispeichersystem ist verschlüsselt geschützt Der Zugriff ist nur über passwortgeschützte Benutzerkonten möglich.
Dieses System eignet sich hervorragend zum Erstellen von Teaminformationsdokumenten und Benutzerinformationssystemen sowie zum Verwalten von Unternehmensdokumenten. Wenn Sie sich auch für das Kennwortverwaltungsdienstprogramm im Paket interessieren, kann dieses Tool mit integriert werden Active Directory und LDAP Systeme, um die Zugriffsrechte Ihres gesamten Unternehmens an einem Ort zu vereinheitlichen.
Passportal ist kostenpflichtig per Abonnement pro Benutzer, monatlich im Voraus bezahlt. Es ist nicht erforderlich, einen Vertrag abzuschließen, um den Service zu nutzen, und es gibt keine Mindestabonnementdauer. Das System ist mandantenfähig. Wenn MSPs den SolarWinds Document Manager an ihre Kunden verkaufen möchten, können sie jedem von ihnen einen eigenen segmentierten Speicherplatz zuweisen, der für jeden Kunden getrennt bleibt. Du kannst Eine Demo anfordern auf ihrer Website.
SolarWinds Passportal Demo herunterladen
2. IT-Kleber
IT-Kleber ist ein Cloud-basierter Dienst und es ist Passportal sehr ähnlich, da es auch Passwort- und Dokumentenverwaltung kombiniert. Wie Passportal wird dieses Tool an Managed Service Provider vermarktet, verfügt jedoch auch über eine Version, die für den direkten Kauf durch Endbenutzerunternehmen vorgesehen ist. Diese Version heißt MyGlue und es kann von MSPs als Add-On zu IT Glue gekauft oder als eigenständiges Paket abonniert werden. IT-Kleber ist im Besitz von Kaseya, Das Unternehmen produziert auch RMM- und PSA-Software für MSPs.
Die Benutzeroberfläche ermöglicht nicht nur das Hochladen und Speichern von Dokumenten im IT Glue-System, sondern umfasst auch eine Wissensdatenbank / einen Wiki-Editor, mit dem Teams mithilfe einer geführten Struktur Informationsquellen erstellen können. Die Editoren enthalten Vorlagen für verschiedene Dokumentationsarten, die als Leitfaden für die Erstellung neuer Dokumente auf der Plattform dienen. Die Fähigkeit, ein Framework bereitzustellen, ist besonders wichtig für strukturierte Informationsspeicher wie Wikis.
Das IT Glue-Paket enthält Speicherplatz, der pro Benutzer und Benutzer segmentiert ist erfordert Anmeldeinformationen für den Zugriff. Diese Zugriffsrechte können mit dem in die IT Glue-Plattform integrierten Passwort-Manager verwaltet werden. Die Dokumentenspeicherung ist verschlüsselt Alle Übertragungen zwischen Ihrer Site und dem ITGlue-System werden ebenfalls durch Verschlüsselung geschützt. Dies umfasst das Hoch- und Herunterladen von Dateien sowie die Kommunikation zwischen der Konsolensoftware auf dem ITGlue-Server und den Browsern der Benutzer, die auf das Dashboard zugreifen.
Das IT Glue-Paket kann um erweitert werden Add-Ons. Das MyGlue-System ist eines davon. Ein anderer ist ein Netzwerkerkennungssystem, Hier werden alle Hardware- und Softwarekomponenten aufgelistet, die auf Ihrer Site ausgeführt werden. Dieser Prozess erstellt eine Bestandsaufnahme Ihrer IT-Infrastruktur, die ständig aktualisiert wird. So ist es möglich, IT Glue für zu verwenden Systemüberwachung sowie Dokumenten- und Passwortverwaltung.
IT-Kleber ist im Abonnement bezahlt. Es ist in drei Editionen verpackt: Basic, Wählen, und Unternehmen – Alle Pläne beinhalten die Dokumentationsplattform. Gebühren werden pro Benutzer und Monat erhoben.
3. ITBoost
ITBoost ist ein anderer Cloud-basiertes Dokumentenmanagementsystem das wird an MSPs vermarktet, könnte aber auch von internen IT-Abteilungen genutzt werden. Der Service ist gehört ConnectWise, das auch Infrastruktur-Management-Systeme und MSP-Support-Software herstellt. Wie ITGlue und Passportal enthält auch ITBoost einen Passwortmanager.
Das Administrator-Dashboard des Dienstes enthält ein Monitor für den Dokumentenspeicherplatz das ist im paket enthalten. Das Hauptziel dieses Dokumentationssystems ist die Erstellung und Pflege eines Wissensbasis. Es müssen jedoch nicht alle Dokumente den Benutzern zur Verfügung gestellt werden. Das System ermöglicht den Import oder Export von Dokumenten. Außerdem können Dokumente privat gehalten und der Wissensdatenbank nicht zugänglich gemacht werden.
Das System ermöglicht die Erstellung verschiedener Kategorien von Dokumentgruppen, B. Ratschläge für Benutzer und Anleitungen für den internen Gebrauch durch Mitarbeiter von MSP oder der IT-Abteilung. Ein Beispiel für Abteilungsdokumente sind Standardarbeitsanweisungen (SOPs). Benutzerhandbücher würden der benutzerorientierten Wissensbasis hinzugefügt. Eine dritte Kategorie ist eine Wissensdatenbank, die für die Kunden der Kundenunternehmen bestimmt ist, die von einem MSP bedient werden. Diese Kategorie umfasst auch Feedback-Formulare Damit die Kunden die Qualität der Waren, Dienstleistungen oder Supportleistungen, die sie erhalten haben, ausfüllen und bewerten können.
Die ITBoost-Plattform umfasst Dokumenteditoren Dies ermöglicht die Erstellung von Dokumenten innerhalb der Umgebung. Das System kann entweder als primärer Dokumentenspeicher oder als Backup / Live-System verwendet werden, wobei Originaldokumente in einem separaten Dokumentenspeicher vor Ort oder in einem anderen Cloud-Speicherdienst gespeichert werden.
Datenspeicher sind alle mit geschützt Verschlüsselung ebenso die gesamte Kommunikation zwischen dem Benutzer und den ITBoost-Servern. Dokumente sind durch Revisionskontrollen geschützt.
Der Plan enthält weitere Systemverwaltungsfunktionen, z Konfigurationskontrolle und Backup. Es gibt auch eine SSL-Zertifikatverwaltung Funktion auf der Plattform.
ITBoost lässt sich in einige der ConnectWise-Systemverwaltungssysteme integrieren, z ConnectWise-Steuerung, ConnectWise Automate, und ConnectWise Manage. Es wird auch in MSP RMM- und PSA-Software anderer Anbieter wie SolarWinds, Pulseway, Atera und Kaseya integriert. ITBoost ist als kostenlose 14-Tage-Testversion erhältlich.
4. Zusammenfluss
Zusammenfluss, durch Atlassian, wird häufig für die Dokumentation von IT-Projekten verwendet. Es integriert sich gut in Jira, Dies ist ein Projektmanagement-Tool, das von derselben Firma hergestellt wird. Dieses Dokumentmanagement-Tool ist daher eine besonders gute Wahl, wenn Sie ein Projektmanagement-Dokumentationsspeichersystem suchen. Die Kombination Confluence und Jira eignet sich besonders für agile Entwicklungsprojekte.
Das Confluence-System ist ein Cloud-basierter Dienst das schließt Dokumentenspeicherplatz ein. Es ist auch als lokale Software verfügbar. Es ist möglich, Dokumente in den Dokumentenspeicher und auch hochzuladen Importieren Sie sie in das Dokumentpräsentationssystem Das ist Teil der Confluence-Plattform. Es ist üblicher, die Dokumentation in den Confluence-Editoren zu erstellen und den Text dann im Confluence-System als Teil einer Dokumentpräsentationsstruktur zu speichern.
Der Editor enthält Vorlagen, die sich wie das CSS-System für Websites verhalten und auferlegen ein konsistentes Präsentationsformat für die Dokumentensuite. Tatsächlich ähnelt das Endprodukt eines Confluence-Dokuments einer Webseite.
Das Confluence-System bildet nicht nur eine Dokumentenbasis, sondern bietet auch die Möglichkeit, Dokumente zu erstellen Team-Kollaborationsseiten. Dazu gehören Chat-Foren für die Koordinierung von Aufgaben, Ankündigungen und Benachrichtigungen.
Der Cloud-basierte Dienst wird in drei Editionen vermarktet und lokale Software ist über zwei Kaufoptionen erhältlich.
Die drei Cloud Confluence-Editionen sind Kostenlos, Standard, und Prämie. Die kostenlose Version ist für kleine Unternehmen geeignet, da sie das Dokumentenverwaltungssystem enthält, jedoch auf 10 Benutzer beschränkt ist. Die Standard- und Premium-Versionen ermöglichen bis zu 5.000 Benutzer pro Konto. Die kostenpflichtigen Versionen enthalten die Audit-Protokollierung, die Sie benötigen, wenn Sie einen Datensicherheitsstandard einhalten. Die Premium Edition enthält ein Analysemodul. Der im kostenlosen Konto enthaltene Speicherplatz beträgt 2 GB, im Standardkonto sind 250 GB enthalten, und in der Premium Edition ist der Speicherplatz unbegrenzt.
Die lokalen Versionen sind Server, mit einer einmaligen Gebühr, die sich nach der Anzahl der Benutzer richtet, und Rechenzentrum, Dies beinhaltet Cloud-Backup-Speicher und kostet pro Jahr.
5. G-Suite
Google G Suite ist ein Cloud-basiertes Business-Paket Dadurch wird eine Administrationskonsole zu einer Reihe von Google-Online-Produkten hinzugefügt, die normalerweise kostenlos verwendet werden können. Diese Tools sind Google Mail, Hangouts, Kalender, Dokumente, Blätter, Folien, Behalten, Formulare, Websites und Google Drive. Dies ist zwar im Wesentlichen eine Produktivitätssuite, die Einbeziehung von ein Managementsystem und Cloud-Speicher macht dies zu einem Dokumentenmanagement-Tool.
Dokumente, Blätter und Folien entsprechen Microsoft Word, Excel, und Power Point. Mit diesen Microsoft-Produkten erstellte Dateien können auf Google Drive hochgeladen und dort gespeichert, angezeigt und geteilt werden. Um alle Funktionen für die Zusammenarbeit nutzen zu können, müssen diese Dokumente jedoch in das entsprechende Google-Format importiert werden. Dies ist ganz einfach.
Über die Document Manager-Konsole kann ein Administrator Anmeldeinformationen für den Zugriff auf einen privaten, segmentierten Bereich des Google Drive-Speicherbereichs des Unternehmens ausgeben. Das G Suite System beinhaltet Dokumentanmerkung und Kontrolle darüber, wer Zugriff auf ein Dokument hat und welchen Grad an Zugriff andere Personen haben. EIN Mobile Geräteverwaltung Das Tool im Dokumentenmanager steuert und protokolliert, wie von mobilen Geräten aus auf jedes Dokument zugegriffen wird. Gelöschte Dokumente können wiederhergestellt und alle Änderungen protokolliert werden, sodass Dokumente auf frühere Versionen zurückgesetzt werden können.
Die G Suite ist in drei Editionen erhältlich: Basic, Geschäft, und Unternehmen. Alle enthalten die Dokumentenverwaltungskonsole und ein Benutzerpasswortverwaltungssystem mit einem Passwort-Tresor. Die Basic Edition verfügt über 30 GB Speicherplatz, während die Business- und Enterprise-Editionen über unbegrenzten Cloud-Speicherplatz verfügen. Google bietet für jeden Plan eine kostenlose 14-Tage-Testversion an.
6. Zoho Office Suite
Zoho Office Suite ist ein Online-Bundle von Produktivitätssoftware, das die darin enthaltenen Elemente widerspiegelt Microsoft Office. Der Dienst kann von Privatpersonen kostenlos genutzt werden, aber Unternehmen müssen für das System bezahlen, um zu erhalten Team- und Dokumentenmanagementfunktionen hinzugefügt. Die Teamversion des Systems kann von bis zu fünf Benutzern kostenlos verwendet werden.
Das Administrationskonsole Mit der Zoho Office Suite können Benutzerkonten auf dem Speicherplatz eingerichtet werden. Der Zugriff auf den Speicher dient gleichzeitig als Dokumenteditor. Benutzer können Dokumente hochladen in ihre Ordner oder erstellen Sie neue Dokumente. Jeder Dokumenteneigentümer hat das Recht, den Zugriff auf andere zuzulassen und die Aktionen anzugeben, die diese Kollegen Datei für Datei ausführen können. Es ist auch möglich einzurichten geteilte Ordner Dadurch erhalten diese Teilnehmer automatisch die vollen Zugriffsrechte auf die in ihnen gespeicherten Dokumente.
Die Editoren in der Zoho Office Suite werden aufgerufen Zoho Schriftsteller, Zoho Sheet, und Zoho Show; Diese sind mit Microsoft Word, Excel und PowerPoint kompatibel. Die Suite enthält auch Zoho Notizbuch, Das ähnelt Microsoft OneNote. Eine weitere Benutzerfunktion in diesem Dokumentenverwaltungssystem ist Zia, eine virtuelle Assistentin, Hier werden Dienste wie Rechtschreibprüfung und Benutzerhilfe ausgeführt.
Für die Zoho Office Suite wird ein Abonnement pro Benutzer und Monat berechnet. Es ist in drei Editionen erhältlich: Kostenlos, Standard, und Prämie. Die kostenlose Version enthält 5 GB Cloud-Speicher pro Benutzer. Der jedem Benutzer in der Standardversion zugewiesene Speicher beträgt 100 GB, und jeder Benutzer erhält mit dem Premium-Plan 1 TB Speicherplatz. Sowohl der Standard- als auch der Premium-Tarif können 15 Tage lang kostenlos getestet werden.
7. DocuWare Cloud
DocuWare Cloud ist ein reines Dokumentenverwaltungssystem – es enthält keine Online-Editoren für die Erstellung von Dokumenten. Dieser Service soll zur Verfügung stellen Funktionen zum Speichern und Archivieren von Dokumenten. Nach dem Erstellen von Dokumenten mit einer Anwendung wie Microsoft Word lädt der Benutzer diese auf ein persönliches “TablettIm Cloud-Speicher. Dieses Fach ist der persönliche Bereich für diesen Benutzer. Die Ablage kann im Windows Explorer des Benutzers als Ordner eingerichtet werden, sodass beim Speichern von Dokumenten diese automatisch hochgeladen werden und Anwendungen auf dem Desktop sofort auf die in der Cloud gespeicherten Dokumente zugreifen können, ohne sie zuerst herunterladen zu müssen.
Einmal in der Wolke, Dokumente können geteilt werden indem Sie einen Link senden, anstatt eine Kopie des Dokuments per E-Mail zu versenden. Auf dem DocuWare-Server können alle Arten von Dateien gespeichert werden, einschließlich Bilder von gescannten Dokumenten und Mediendateien. Der DocuWare-Server wird indizieren Sie jede Datei, Durchsuchen der Website nach Schlüsselwörtern, um den einfachen Abruf zu ermöglichen, z. B. während der E-Discovery-Phase eines Rechtsverfahrens oder einer Prüfungsübung.
Obwohl das DocuWare Cloud-Paket keine umfassende Suite von Editoren im Microsoft Office-Stil enthält, umfasst die Plattform Folgendes: ein Dokument-Viewer. Dieser Viewer verfügt über einige Bearbeitungsfunktionen, z. B. die Möglichkeit, Text zu markieren und Dokumente mit Anmerkungen zu versehen.
Sowohl der Eigentümerbenutzer als auch der Administrator können sehen Metriken für jedes Dokument Im Laden. Details wie Dateigröße, Seitenzahl, Autor und Schlüsselwörter sind für einzelne Dateien, für jedes Fach und für das gesamte Konto verfügbar.
DocuWare Cloud ist ein Cloud-basiertes System und in vier Editionen erhältlich: Basic, Profi, Unternehmen, und Großes Unternehmen. Der Hauptunterschied zwischen diesen ist die Menge an Speicher, die jedem zugewiesen ist, und die Anzahl der Benutzer, die jeder Plan zulässt. Sie können 30 Tage lang kostenlos auf DocuWare Cloud zugreifen.
Auswählen eines Dokumentenverwaltungstools
Die Definition von “Dokumenten-Management”Ist sehr breit und umfasst eine breite Palette von Optionen. Wenn Sie eine Teamproduktivitätssuite mit einer Administratorkonsole wünschen, finden Sie Optionen in unserer Liste mit Empfehlungen. Wenn Sie nur einen Dokumentenspeicherungs- und Archivierungsservice mit manuellen und automatischen Verwaltungsfunktionen wünschen, werden Sie auch hier fündig.
Unsere Liste der Empfehlungen umfasst Dokumentenmanager, die für MSPs und IT-Abteilungen geeignet sind. Diese Liste enthält Tools, mit denen Sie die gesamte Dokumentation neu formatieren und standardisieren, im Originalformat speichern oder Editoren bereitstellen können, mit denen Sie alle Ihre Informationen einheitlich darstellen können.
Unabhängig davon, ob Sie einen Dokumentenmanager zur Speicherung oder Präsentation benötigen, finden Sie unter unseren Empfehlungen die richtige Lösung.