Die Erstellung von IT-Dokumenten kostet Geld, aber die meisten Unternehmen verlieren ihre Dokumente sofort, sobald sie gekauft oder erstellt werden. Die gebräuchlichste Methode zum Verwalten von Dokumentation besteht darin, sie auszudrucken und in Reihen ignorierter Regale zu binden. Es gibt einen besseren Weg.
Um diese IT-Dokumente nützlich zu machen, sind drei Elemente erforderlich:
- Dokumentation digitalisieren
- Formate standardisieren
- Indizieren Sie den Dokumentinhalt, um ihn durchsuchbar zu machen.
Hier für die Tools und keine Zeit, den ganzen Beitrag zu lesen? Hier ist Unsere Liste der fünf besten IT-Dokumentationstools:
- SolarWinds Passportal (DEMO ERHALTEN) Ein Kennwortschutzsystem für Teams, das auch einen Cloud-basierten Dokumentenspeicher betreibt.
- IT-Kleber Eine Online-Dokumentenverwaltungsplattform, die in viele Projektverwaltungs- und Kollaborationssysteme integriert ist.
- ITBoost Ein webbasiertes Dokumentationssystem, das ConnectWise gehört, einem Infrastrukturverwaltungssystem.
- Zusammenfluss Ein in der IT-Branche weit verbreitetes System für die Zusammenarbeit, Kommunikation und Dokumentation von Unternehmen.
- DokuWiki Ein kostenloser Wiki-Ersteller, mit dem eine interne Wissensdatenbank erstellt werden kann.
Die digitale Speicherung von IT-Dokumentation ist der erste Schritt, um die Unternehmensdokumentation in einen nutzbaren Zustand zu versetzen. Es ist eine typische Reaktion, Dokumente auszudrucken und in ein Bücherregal zu legen. Dies ist eine besonders nützliche Strategie für die Person oder das Unternehmen, die bzw. das die Dokumentation erstellt hat, da sie einen physischen visuellen Beweis für ihre harte Arbeit liefert. Die meisten Menschen sind sich heutzutage jedoch einig Übermäßiger Papierverbrauch sollte vermieden werden. Gedruckte Dokumente belegen viel Platz, erfordern Investitionen in Lagerschränke und das Fällen vieler Bäume.
Der zweite Schritt besteht darin, das für diese Dokumente verwendete Speicherformat zu standardisieren. Wenn die IT-Dokumente im digitalen Format erstellt wurden, besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass es sich um eine kleine Anzahl von Dokumenttypen handelt. Microsoft Word- und PDF-Formate sind weit verbreitet und können in andere Formate konvertiert werden.
Die letzte Stufe ist zu Indexieren Sie den Inhalt der Dokumente. Dies ist eine mühsame Aufgabe, wenn sie manuell ausgeführt wird, kann jedoch durch automatisierte Prozesse sehr schnell ausgeführt werden.
Verwandeln Sie ignorierte IT-Dokumente in häufig aufgerufene Informationsquellen erfordert nur ein effizientes Dokumentenmanagement-Tool. Ein besserer Schritt besteht darin, alle IT-Dokumente Ihres Unternehmens in einem Dateiformat zu erstellen, das für die Interpretation in barrierefreien webbasierten Systemen wie z Wiki-Format.
Es gibt viele Dokumentenverwaltungssysteme auf dem Markt. Es ist jedoch eine Kategorie von Software, die nur wenige kennen und nicht viele wissen, wonach sie suchen müssen, um alle Optionen richtig einzuschätzen.
Wir haben den Markt untersucht. Wir haben die erforderlichen Attribute eines IT-Dokumententools aufgelistet und dann alle Produkte auf dem Markt auf Übereinstimmung mit dieser Anforderungsliste untersucht.
Die besten IT-Dokumentationstools
Jedes dieser IT-Dokumentationssysteme ist ein bisschen anders. Jeder hat unterschiedliche Stärken und wird unterschiedliche Organisationen ansprechen. Einige erstellen Dokumentanzeigeformate, die sehen aus wie Webseiten und einige sind besser für den Import vorhandener Dokumente geeignet als andere. Einige sind Dokumentationssysteme, in denen Ihre Systemdokumentation geschrieben werden sollte. Andere sind Tools zur Systemerkennung Dadurch wird Ihre IT-Dokumentation automatisch generiert.
In den folgenden Abschnitten erfahren Sie mehr über diese Optionen.
1. SolarWinds Passportal (DEMO ERHALTEN)
Passportal wurde erworben von SolarWinds, SolarWinds ist seit April 2023 der führende Hersteller von IT-Infrastruktur-Management-Tools. Durch eine Reihe von Käufen hat SolarWinds eine leistungsstarke Abteilung geschaffen, die Support-Software für Managed Service Provider bereitstellen soll. Passportal ist jetzt Teil dieser Abteilung, genannt SolarWinds MSP.
Passportal bietet eine Reihe von Diensten für MSPs. Eins ist ein Passwort-Management-System und ein anderer ist ein Dokumentenmanager. Obwohl dieser Dienst aufgerufen wird SolarWinds Document Manager, Es ist Teil der Passportal-Suite und wurde kürzlich von SolarWinds übernommen.
Der Passportal Password Manager und der SolarWinds Document Manager bilden den Kern des Passportal Suite. Es ist unmöglich, das Dokumentensystem zu abonnieren, ohne auch den Passwort-Manager zu übernehmen.
Passportal ist ein Cloud-Dienst und es richtet sich an MSPs. Es wird erwartet, dass MSPs das Dokumentationssystem intern verwenden und es auch bereitstellen, um Informationsspeicher für Kundenunternehmen und deren Mitarbeiter bereitzustellen. Zum Beispiel kann ein MSP die Anzahl der Kundenmitarbeiter reduzieren, die das Helpdesk anrufen, indem sie eine Konstruktion erstellen eine Selbsthilfe-Wissensbasis Das erklärt, wie Sie Probleme im Client-Netzwerk lösen.
Die Logik beim Zusammenführen der Bereitstellung von Kennwortmanagern und Dokumentenspeichern besteht darin, dass diese beiden Bereiche den Großteil der Anrufe unterstützen, die Kundenmitarbeiter beim von MSP bereitgestellten Helpdesk tätigen.
Das Dokumentensystem ist beides ein Informationsspeicher, eine Bearbeitungssuite, und ein Präsentationsformatierungssystem. Das System leitet den MSP zunächst an, welche Informationen von den für ein Kundenunternehmen tätigen Technikern zu extrahieren sind, wenn der MSP zum ersten Mal einen Vertrag anfordert.
Kenntnisse über das System des Kunden sind unerlässlich, um einen genauen Servicevertrag zu erstellen. Sobald die Zusammenarbeit beginnt, müssen die Techniker des Kunden ermutigt werden, ihr Wissen über das von ihnen betriebene System weiterzugeben.
Diese Informationen können in SOPs destilliert werden, die im Dokumentenmanager gespeichert sind. Schritt für Schritt kann der MSP Bauen Sie eine Definition des Systems auf, wie man es bedient und wie die Mitarbeiter es benutzen. Einige dieser Informationen dienen als Anleitung für MSP-Techniker, andere als Anleitungen zur Fehlerbehebung, damit die Benutzer der Clientsysteme ihre eigenen Probleme beheben können. Du kannst Eine Demo anfordern auf ihrer Website.
Passportal von SolarWindsGet Demo
2. IT-Kleber
IT Glue ist der Hauptkonkurrent von SolarWinds Passportal. Dies ist das Dokumentationssystem, im Besitz von Kaseya, ein bedeutender Anbieter von MSP-Software. IT Glue kombiniert auch Kennwort- und Dokumentenverwaltung in demselben Dienst.
Obwohl ITGlue im Besitz eines Herstellers von PSA- und RMM-Suiten ist, beschränkt es seine Interoperabilität nicht auf seine Schwesterprodukte. Natürlich gibt es Integrationen für ITGlue mit den PSA- und RMM-Systemen von Kaseya Kaseya BMS und Kaseya VSA. Das Dokumentationssystem lässt sich auch in konkurrierende MSP-Software von Pulseway, ConnectWise und SolarWinds integrieren.
IT-Kleber ist ein Cloud-basierter Dienst das wird per Abo abgerechnet. Der Service ist in drei Editionen erhältlich: Basic, Wählen, und Unternehmen. Dies sind alles Preise pro Benutzer und Monat mit einer Mindestanzahl von fünf Mitarbeitern – obwohl die Enterprise Edition für ein bis vier Benutzer zu einem viel höheren monatlichen Preis als der Fünf-Benutzer-Plan erhältlich ist. Es gibt keine lokale Option. Alle Pläne beinhalten die Dokumentationsplattform. Der Dienst bietet eine Wissensdatenbank / einen Wiki-Editor, der auch eine Informationsspeicherstruktur bereitstellt.
IT-Kleber bietet ein Dienstprogramm zur Systemerkennung als Zusatzfeature, nicht in den Standardeditionen enthalten. Dieses automatische Erkennungssystem durchsucht automatisch die Hardware- und Softwareinventare eines Netzwerks und dokumentiert sie alle.
Das IT Glue-System erstellt einen Rahmen für die Dokumentation, stellt Vorlagen zum Schreiben bereit und strukturiert die aufgezeichneten Informationen für die Präsentation. Es bietet außerdem Speicherplatz für die Dokumentenbasis und Schnittstellen für Ersteller und Verbraucher der Dokumentenspeicher. Die gesamte Kommunikation mit dem ITGlue-Dienst erfolgt durch Verschlüsselung geschützt, Ebenso wie die Daten, die auf dem IT Glue-Server gespeichert sind.
IT Glue produziert ein alternatives Paket namens MyGlue. Das MyGlue-System ist eine Self-Service-Plattform, für die sich Endkunden direkt anmelden, während dies bei IT Glue der Fall ist für MSPs gedacht den Mitarbeitern des Kundenunternehmens Informationen zur Verfügung zu stellen. MyGlue enthält Funktionen zum Zurücksetzen von Passwörtern und zum Erstellen von Wissensdatenbanken.
3. ITBoost
ITBoost ist gehört ConnectWise, Das ist ein weiterer großer Hersteller von Infrastrukturmanagementsystemen. Es ist auch ein führender Anbieter von Software für MSPs. ITBoost, ITGlue und Passportal stehen daher in einem sehr engen Wettbewerb.
ITBoost ist wie seine Hauptkonkurrenten ein Cloud-Dienst für MSPs und umfasst auch Kennwortverwaltungsdienste und Password Vault. Die von ITBoost erstellten Dokumente können internen oder externen Benutzern Informationen bereitstellen. Zu den Dokumenten für externe Benutzer gehört ein Feedback-Formular, mit dem die Mitarbeiter Ihrer Kunden die Servicebewertungen des MSP angeben können.
Das ITBoost-System hat die Fähigkeit Dokumente importieren und es enthält auch einen Editor. Ein weiteres interessantes Feature ist die Möglichkeit, Informationen aus Support-Tickets zu erhalten. Die Datenerfassungsfunktionen, die Präsentationsstruktur und die Dokumentvorlagen unterstützen zusammen die Erstellung von SOPs für MSP-Mitarbeiter und eine Wissensbasis für unterstützte Benutzer.
ITBoost verfügt über eine Reihe von Funktionen, die auf der Koexistenz von ConnectWise auf der Site beruhen – ConnectWise-Steuerung, ConnectWise Automate, und ConnectWise Manage. Es umfasst auch die Aufzeichnung von Gerätekonfigurationen, um die vom MSP verwalteten Systeme zu dokumentieren.
Die Kommunikation über das Internet und die Datenspeicherung auf den ITBoost-Servern werden aus Sicherheitsgründen verschlüsselt.
Obwohl ITBoost Eigentum von ConnectWise ist, kann es sich in andere PSA-Systeme integrieren, die unter anderem von Kaseya und Pulseway bereitgestellt werden. Es lässt sich auch in RMM-Pakete integrieren, die von Unternehmen wie Atera, SolarWinds, und Kaseya. Es lässt sich auch in ITGlue, Slack und eine Reihe von VoIP-Telefonsystemen integrieren. ITBoost ist als kostenlose 14-Tage-Testversion erhältlich.
4. Zusammenfluss
Confluence ist ein Produkt des australischen Softwarehauses, Atlassian. Dies ist ein sehr erfolgreiches Dokumentations-, Kollaborations- und Wissensmanagementsystem. Atlassian besitzt auch Jira, Das Projektmanagement-Tool und beide Systeme werden integriert, um eine Projekt-Support-Suite zu erstellen.
Die Kombination von Jira für Projektplanung und Management mit Konsequenz für Dokumentation und Kommunikation ist sehr beliebt bei agile Entwicklungsteams. Confluence wurde als private Social-Media-Plattform für Unternehmen beschrieben. Das Tool ist seit 2004 verfügbar und hat sich seitdem grundlegend geändert. Anfangs war es dem typischen Wiki-Format sehr ähnlich. Sowohl die Betriebsmethode des Systems als auch der Schnittstellenstil haben sich seitdem geändert.
Das Erscheinungsbild und der Zweck der in Confluence erstellten Seiten sind sehr anpassungsfähig und können geändert werden getrieben von Vorlagen. Das daraus resultierende Dokumentationssystem ähnelt eher einer Website. Verschiedene Seitentypen ermöglichen das Erstellen von Ankündigungen, durchsuchbaren Wissensdatenbanken und Gruppenkommentarseiten.
Das Tool beinhaltet ein geführter Editor, Dies erleichtert die Erstellung von Seiten durch Vorlagen. Vorbeschriebene Unterlagen können sein in ein von Confluence erstelltes Dokumentensystem importiert werden. Der Zweck von Confluence besteht jedoch darin, die Erstellung von Dokumenten zu unterstützen, die in der Umgebung erstellt wurden, anstatt als Dokumentenspeicher zu fungieren, obwohl in den Online-Zugriffsplänen des Tools Speicherplatz enthalten ist.
Confluence ist verfügbar als ein Cloud-basierter Abonnementdienst oder als lokale Software. Käufer haben fünf Optionen, wenn sie diese Software in Betracht ziehen. Es gibt drei Editionen für den Cloud-basierten Dienst und zwei Kaufoptionen für die lokale Software.
Die drei Ausgaben von Cloud Confluence sind Kostenlos, Standard, und Prämie. Ein kleines Unternehmen könnte mit der kostenlosen Version gut zurechtkommen. Während die Standard- und Premium-Versionen bis zu 5.000 Benutzer pro Konto zulassen, ist die kostenlose Version auf 10 beschränkt. Die wichtigste zusätzliche Funktion bei den beiden kostenpflichtigen Versionen ist die Audit-Protokollierung. Die Premium Edition bietet viele Extras gegenüber der Standard-Version. Das wichtigste ist jedoch die Einbindung eines Analysemoduls. Speicherplatz ist ein weiteres Unterscheidungsmerkmal mit einem kostenlosen Konto mit 2 GB, einem Standardkonto mit 250 GB und einer unbegrenzten Speicherkapazität für die Premium Edition.
Die lokale Version, genannt Server, Dies ist gegen eine einmalige Gebühr möglich. Sie müssen sich jedoch entscheiden, wie viele Benutzer auf die Software zugreifen dürfen, da dies der einzige Faktor ist, der den Preis beeinflusst. Die höhere lokale Ausgabe wird aufgerufen Rechenzentrum. Der Preis ist pro Jahr und beinhaltet ein Cloud-Backup für Daten.
5. DokuWiki
Wenn Sie erstellen möchten ein traditionelles Wiki-Format Für Ihre IT-Dokumentation stehen Ihnen dann viele Editor- und Dokumentenverwaltungsoptionen zur Verfügung. Die meisten von ihnen sind kostenlos. Wahrscheinlich ist DokuWiki der beste aller Wiki-Editoren.
Ein großer Vorteil von DokuWiki ist seine Einfachheit. Dies erleichtert die Wartung des Editors und der Dokumentenverwaltungssoftware. Das System benötigt keine zugeordnete Datenbank für die Indizierung oder Dokumentenspeicherung. Stattdessen arbeitet das DokuWiki-Inhaltslieferungssystem mit Textdateien als Datenquelle.
Dieses Dokument-Content-Management-System wurde zum ersten Mal im Jahr 2004 veröffentlicht. Das Paket gibt es also schon seit langem und es ist eine gut etablierte und stabile Software.
Das ist ein plattformübergreifendes Programm, Sie müssen sich also keine Sorgen machen, dass Sie den richtigen Servertyp zum Hosten des Codes haben. Da es sich um eine kostenlose Software handelt, gibt es keine cloudbasierte Version von DokuWiki. Es könnte jedoch auf einem Virtueller AWS-Server Wenn Sie keinen lokalen Host verwalten möchten.
Das einfache, kostenlose Dokumentenverwaltungssystem bietet einige großartige Funktionen, darunter: Versionskontrolle, mit jeder Version beibehalten, Zugangskontrolle, Vorlagen, und ein Plug-in-System um die Funktionalität des Tools zu erweitern.
Das Tool ist nicht nur auf die Anzeige westlicher Texte beschränkt. Es ist auch in der Lage zu zeigen nichteuropäische Zeichensätze, wie Chinesisch, Arabisch und Hebräisch. Das CMS verfügt über ein integriertes Indexsystem und der fertige Wiki-Bildschirm enthält eine voll funktionsfähige Suchfunktion.
Wenn es Ihnen nichts ausmacht, die Software lokal zu hosten, und Sie nicht für einen Dokumentenmanager bezahlen möchten, ist dieses Tool möglicherweise die Antwort, nach der Sie suchen.
Auswahl eines IT-Dokumentationstools
Diese Rezension zeigt nur eine kleine Anzahl von Optionen. Die Hauptentscheidung, die Sie treffen müssen, ist, ob Sie einen gehosteten Dokumentationsmanager wünschen oder ob Sie die Software in Ihren eigenen Räumlichkeiten warten möchten.
Sowohl die Online- als auch die Inhouse-Strategie bieten viele Vorteile. Einige IT-Manager fühlen sich einfach nicht sicher, ob sie ihre Business Intelligence außerhalb der sicheren Räumlichkeiten ihres Unternehmens hosten. Wenn das Sie beschreibt, dann haben Sie zwei Möglichkeiten in dieser Liste in Form von DokuWiki und Zusammenfluss. Es gibt vier gehostete Dienste auf dieser Liste, da diese Konfiguration immer zugänglicher wird, je mehr Unternehmen auf den Markt kommen.
Die bezahlten Tools auf dieser Liste können sich als recht teuer erweisen. Wenn Sie jedoch ein kleines Unternehmen oder ein Startup mit sehr wenig Ausgaben sind, haben Sie zwei freie Optionen auf dieser Liste zur Auswahl: DokuWiki und die kostenlose Ausgabe von Confluence.
Das Schreiben Ihrer IT-Dokumentation in den Editoren dieser Dokumentverwaltungstools ist eine bessere Idee, als nur Ihre vorhandenen papierbasierten Dokumentationsbibliotheken zu scannen. Speziell formatierte Content-Management-Systeme bieten eine bessere IT-Dokumentation als herkömmliche ganzseitige Dokumente, da sie kurze Beschreibungen und schnelle Tipps sowie vollständige Benutzerhandbücher und Verfahrenshandbücher bereitstellen können.
Verwenden Sie eines der Tools auf unserer Liste? Aus welchen Gründen haben Sie sich für Ihr aktuelles IT-Dokumentenmanagementsystem entschieden? Hinterlassen Sie eine Nachricht in der Bemerkungen Abschnitt unten, um Ihre Meinung mit der Community zu teilen.
nden Absätzen werde ich die fünf besten IT-Dokumentationstools vorstellen.
1. SolarWinds Passportal: Dieses Tool bietet nicht nur einen Cloud-basierten Dokumentenspeicher, sondern auch ein Kennwortschutzsystem für Teams. Es ist einfach zu bedienen und bietet eine Demo-Version, um es auszuprobieren.
2. IT-Kleber: Diese Online-Dokumentenverwaltungsplattform ist in viele Projektverwaltungs- und Kollaborationssysteme integriert. Es bietet eine einfache Möglichkeit, Dokumente zu organisieren und zu teilen.
3. ITBoost: Dieses webbasierte Dokumentationssystem gehört zu ConnectWise, einem Infrastrukturverwaltungssystem. Es bietet eine automatisierte Möglichkeit, IT-Dokumentation zu generieren und zu verwalten.
4. Zusammenfluss: Dieses System ist in der IT-Branche weit verbreitet und bietet eine umfassende Lösung für Zusammenarbeit, Kommunikation und Dokumentation von Unternehmen.
5. DokuWiki: Dieser kostenloser Wiki-Ersteller ermöglicht es, eine interne Wissensdatenbank zu erstellen. Es ist einfach zu bedienen und bietet eine einfache Möglichkeit, Dokumente zu organisieren und zu teilen.
Die Wahl des richtigen IT-Dokumentationstools hängt von den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens ab. Es ist wichtig, die Funktionen und Stärken jedes Tools zu berücksichtigen, um die beste Wahl zu treffen. Die digitale Speicherung von IT-Dokumentation ist der erste Schritt, um die Unternehmensdokumentation in einen nutzbaren Zustand zu versetzen. Mit einem effizienten Dokumentenmanagement-Tool können ignorierte IT-Dokumente in häufig aufgerufene Informationsquellen verwandelt werden.