La documentation informatique coûte de l’argent à créer, mais la plupart des entreprises perdent immédiatement leur documentation dès qu’elle est achetée ou créée. La méthode la plus courante de gestion de la documentation consiste à l’imprimer et à placer des classeurs sur des rangées d’étagères ignorées. Il y a un meilleur moyen.
Rendre ces documents informatiques utiles nécessite trois éléments:
- Numérisez la documentation
- Standardiser les formats
- Indexer le contenu des documents pour les rendre consultables.
Ici pour les outils et pas le temps de lire tout le post? Voici notre liste des cinq meilleurs outils de documentation informatique:
- Passeport SolarWinds (OBTENIR UNE DÉMO) Un système de protection par mot de passe d’équipe qui exploite également un magasin de documents basé sur le cloud.
- IT Glue Une plateforme de gestion de documents en ligne qui s’intègre à de nombreux systèmes de gestion de projet et de collaboration.
- ITBoost Un système de documentation basé sur le Web appartenant à ConnectWise, un système de gestion d’infrastructure.
- Confluence Un système de collaboration, de communication et de documentation d’entreprise largement utilisé dans l’industrie informatique.
- DokuWiki Un créateur de Wiki gratuit qui peut être utilisé pour construire une base de connaissances interne.
Conserver la documentation informatique au format numérique est la première étape pour mettre la documentation d’entreprise dans un état utilisable. C’est une réaction typique d’imprimer des documents et de les mettre dans une bibliothèque. Il s’agit d’une stratégie particulièrement utile pour la personne ou l’entreprise qui a créé la documentation, car elle fournit une preuve physique et visuelle de leur travail acharné. Cependant, la plupart des gens conviennent de nos jours que l’utilisation excessive de papier doit être évitée. Les documents imprimés prennent de la place, ils nécessitent un investissement dans des armoires de stockage, et ils nécessitent beaucoup d’arbres à couper.
La deuxième étape consiste à normaliser le format de stockage utilisé pour ces documents. Si les documents informatiques proviennent d’un format numérique, il y a de fortes chances qu’ils se trouvent dans un petit nombre de types de documents. Les formats Microsoft Word et PDF sont très courants et peuvent être convertis en d’autres formats.
La dernière étape consiste à indexer le contenu des documents. C’est une tâche laborieuse lorsqu’elle est effectuée manuellement, mais peut être accomplie par des processus automatisés très rapidement.
Transformer des documents informatiques ignorés en sources d’information fréquemment consultées nécessite juste un outil de gestion de documents efficace. Une meilleure étape consiste à créer tous les documents informatiques de votre entreprise dans un format de fichier configuré pour être interprété dans des systèmes Web accessibles, tels que le Format Wiki.
Il existe de nombreux systèmes de gestion de documents disponibles sur le marché. Cependant, il s’agit d’une catégorie de logiciels que peu de gens connaissent et peu de gens savent quoi rechercher afin d’évaluer correctement toutes les options..
Nous avons étudié le marché. Nous avons répertorié les attributs nécessaires d’un outil de documentation informatique, puis examiné tous les produits sur le marché pour voir ceux qui correspondaient à cette liste d’exigences..
Les meilleurs outils de documentation informatique
Chacun de ces systèmes de documentation informatique est un peu différent. Chacun a des forces différentes et fera appel à différentes organisations. Certains créent des formats d’affichage de documents qui ressembler à des pages Web et certains sont mieux adaptés à l’importation de documents existants que d’autres. Certains sont des systèmes de documentation dans lesquels la documentation de votre système doit être écrite. D’autres sont outils de découverte de système qui générera automatiquement votre documentation informatique.
Vous pouvez en savoir plus sur ces options dans les sections suivantes.
1. Passeport SolarWinds (OBTENIR UNE DÉMO)
Passeport a été acquis par SolarWinds, le premier producteur d’outils de gestion de l’infrastructure informatique, en avril 2023. Grâce à une série d’achats, SolarWinds a créé une division puissante qui vise à fournir un logiciel de support pour les fournisseurs de services gérés. Passeport fait maintenant partie de cette division, appelée SolarWinds MSP.
Passportal propose une combinaison de services pour les MSP. L’un est un système de gestion des mots de passe et un autre un gestionnaire de documents. Bien que ce service soit appelé Gestionnaire de documents SolarWinds, il fait partie de la suite Passportal et est venu à SolarWinds avec sa récente acquisition.
Le gestionnaire de mots de passe Passportal et le gestionnaire de documents SolarWinds constituent le cœur du Suite Passportal. Il est impossible de s’abonner au système de documents sans prendre également en charge le gestionnaire de mots de passe.
Le passeport est un service Cloud et il est destiné aux MSP. Il est prévu que les MSP utiliseront le système de documentation en interne et le déploieront également pour fournir des magasins d’informations aux entreprises clientes et à leurs employés. Par exemple, un MSP peut réduire le nombre d’employés clients appelant le service d’assistance en construisant une base de connaissances d’auto-assistance qui explique comment résoudre les problèmes sur le réseau du client.
La logique derrière la fusion de la fourniture de gestionnaires de mots de passe et de magasins de documents est que ces deux domaines prennent en charge la majeure partie des appels que les employés clients passeront au service d’assistance fourni par MSP..
Le système de documents est à la fois une banque d’informations, une suite d’édition, et un système de formatage de présentation. Le système commence par guider le MSP dans les informations à extraire des techniciens travaillant pour une entreprise cliente lorsque le MSP soumet pour la première fois un contrat..
La connaissance du système du client est essentielle pour rédiger un contrat de service précis. Une fois la relation de travail commencée, les techniciens du client doivent être encouragés à transmettre leur connaissance du système qu’ils exécutent..
Ces informations peuvent être distillées dans des SOP stockées dans le gestionnaire de documents. Pas à pas, le MSP peut construire une définition du système, comment le faire fonctionner et comment les employés l’utilisent. Certaines de ces informations deviendront des conseils pour les techniciens MSP et d’autres deviendront des guides de dépannage pour permettre aux utilisateurs des systèmes des clients de résoudre leurs propres problèmes. Vous pouvez demander une démo sur leur site.
Passeport de SolarWindsGet Demo
2. IT Glue
IT Glue est le principal rival de SolarWinds Passportal. Ceci est le système de documentation, détenue par Kaseya, un fournisseur majeur de logiciels MSP. IT Glue combine également la gestion des mots de passe et des documents dans le même service.
Bien qu’il appartienne à un producteur de suites PSA et RMM, ITGlue ne limite pas son interopérabilité à ses produits frères. Certes, il existe des intégrations pour ITGlue avec les systèmes PSA et RMM de Kaseya, appelés Kaseya BMS et Kaseya VSA. Le système de documentation s’intègre également aux logiciels concurrents MSP produits par Pulseway, ConnectWise et SolarWinds.
IT Glue est un service cloud qui est facturé par abonnement. Le service est disponible en trois éditions: De base, Sélectionner, et Entreprise. Ce sont tous des prix par utilisateur et par mois avec un effectif minimum de cinq personnes – bien que l’édition Entreprise soit disponible pour un à quatre utilisateurs à un prix mensuel beaucoup plus élevé que le plan à cinq utilisateurs. Il n’y a pas d’option sur site. Tous les plans incluent la plateforme de documentation. Le service fournit une base de connaissances / un éditeur de style wiki, qui fournit également une structure de stockage d’informations.
Offres IT Glue un utilitaire de découverte de système en tant que fonctionnalité complémentaire, non incluse dans les éditions standard. Ce système de découverte automatique explorera automatiquement les inventaires matériels et logiciels d’un réseau et les documentera tous.
Le système IT Glue crée un cadre pour la documentation, fournit des modèles pour l’écriture et structure les informations enregistrées pour la présentation. Il fournit également un espace de stockage pour la base de documents et des interfaces pour les créateurs et les consommateurs des magasins de documents. Toutes les communications avec le service ITGlue sont protégé par cryptage, tout comme les données stockées sur le serveur IT Glue.
IT Glue produit un package alternatif, appelé MyGlue. Le système MyGlue est une plate-forme en libre-service à laquelle les clients finaux s’inscrivent directement, tandis que IT Glue est destiné à être utilisé par les MSP mettre l’information à la disposition des employés de l’entreprise cliente. MyGlue comprend des fonctions de réinitialisation de mot de passe et de création de base de connaissances.
3. ITBoost
ITBoost est détenue par ConnectWise, qui est un autre grand producteur de systèmes de gestion des infrastructures. Il est également l’un des principaux fournisseurs de logiciels pour les MSP. ITBoost, ITGlue et Passportal sont donc en concurrence très étroite.
Comme ses principaux concurrents, ITBoost est un service cloud destiné aux MSP et il comprend également des services de gestion de mots de passe et un coffre de mots de passe. Les documents créés par ITBoost peuvent présenter des informations aux utilisateurs internes ou externes. Les documents destinés aux utilisateurs externes incluent un format de formulaire de commentaires qui permet aux employés de vos clients de donner les évaluations des services du MSP.
Le système ITBoost a la capacité importer des documents et il comprend également un éditeur. Une autre caractéristique intéressante est la possibilité de glaner des informations sur les tickets de support. Les installations de collecte de données, la structure de présentation et les modèles de documents se combinent pour prendre en charge la création de SOP pour le personnel du MSP et une base de connaissances pour les utilisateurs pris en charge.
ITBoost dispose d’un ensemble de fonctions qui reposent sur la coexistence de ConnectWise sur le site – Contrôle ConnectWise, ConnectWise Automate, et ConnectWise Manage. Il comprend également l’enregistrement des configurations des appareils, aidant à documenter les systèmes gérés par le MSP.
Les communications sur Internet et le stockage des données sur les serveurs ITBoost sont tous cryptés pour plus de sécurité.
Bien qu’étant une propriété de ConnectWise, ITBoost peut s’intégrer aux systèmes PSA concurrents fournis, entre autres, par Kaseya et Pulseway. Il s’intègre également aux packages RMM produits par des Atera, SolarWinds, et Kaseya. Il s’intègre également à ITGlue, Slack et à une gamme de systèmes téléphoniques VoIP. ITBoost est disponible sur un essai gratuit de 14 jours.
4. Confluence
Confluence est un produit de la maison de logiciels australienne, Atlassian. Il s’agit d’un système de documentation, de collaboration et de gestion des connaissances très réussi. Atlassian possède également Jira, l’outil de gestion de projet, et les deux systèmes s’intègrent pour créer une suite de support de projet.
La combinaison de Jira pour la planification et la gestion de projet avec Confluence pour la documentation et la communication est très populaire parmi équipes de développement agiles. Confluence a été décrit comme une plateforme privée de médias sociaux pour les entreprises. L’outil est disponible depuis 2004 et a radicalement changé depuis. Au début, il était très similaire au format Wiki typique. Cependant, la méthode de fonctionnement du système et le style d’interface ont tous deux changé depuis lors..
L’apparence et le but des pages créées dans Confluence sont très adaptables et sont piloté par des modèles. Le système de documentation qui en résulte ressemble plus à un site Web. Différents types de pages permettent la création d’annonces, de bases de connaissances consultables et de pages de commentaires de groupe.
L’outil comprend un éditeur guidé, ce qui facilite la création de pages grâce à des modèles. Les documents pré-écrits peuvent être importé dans un système de documents créé par Confluence. Cependant, le but de Confluence est de soutenir la création de documents créés dans l’environnement plutôt que d’agir comme un magasin de documents, bien que l’espace de stockage soit inclus avec les plans d’accès en ligne de l’outil..
Confluence est disponible en un service d’abonnement basé sur le cloud ou comme logiciel sur site. Les acheteurs ont cinq options lorsqu’ils envisagent ce logiciel. Il existe trois éditions pour le service cloud et deux options d’achat pour le logiciel sur site.
Les trois éditions de Cloud Confluence sont Gratuit, la norme, et Prime. Une petite entreprise pourrait bien faire avec la version gratuite. Alors que les versions Standard et Premium permettent jusqu’à 5 000 utilisateurs par compte, la version gratuite est limitée à 10. La fonctionnalité supplémentaire la plus importante avec les deux versions payantes est la journalisation d’audit. L’édition Premium a de nombreux extras par rapport à la version Standard, mais le plus important est l’inclusion d’un module d’analyse. L’espace de stockage est un autre facteur de différenciation avec un compte gratuit de 2 Go, le compte standard de 250 Go et une allocation de stockage illimitée pour l’édition Premium.
La version locale, appelée Serveur, peut être obtenu moyennant des frais uniques, mais vous devez décider du nombre d’utilisateurs qui auront accès au logiciel, car c’est le seul facteur qui influence le prix. L’édition locale supérieure est appelée Centre de données. Ce prix est annuel et il comprend une sauvegarde cloud pour les données.
5. DokuWiki
Si vous souhaitez créer un format Wiki traditionnel pour votre documentation informatique, vous disposez de nombreuses options d’édition et de gestion de documents. La plupart d’entre eux sont libres. Probablement, le meilleur de tous les éditeurs de Wiki est DokuWiki.
Un gros avantage de DokuWiki est sa simplicité. Cela rend l’éditeur et le logiciel de gestion de documents faciles à entretenir. Le système n’a pas besoin d’une base de données associée pour l’indexation ou le stockage de documents. Au lieu de cela, le système de diffusion de contenu DokuWiki fonctionne avec fichiers texte comme source de données.
Ce système de gestion de contenu de document a été publié pour la première fois en 2004. Ainsi, le package existe depuis longtemps, ce qui en fait un logiciel bien établi et stable.
C’est un programme multiplateforme, vous n’avez donc pas à vous soucier d’avoir le bon type de serveur pour héberger le code. Comme il s’agit d’un logiciel gratuit, il n’y a pas de version cloud de DokuWiki. Cependant, il pourrait être installé sur un Serveur virtuel AWS si vous ne souhaitez pas conserver d’hôte local.
Le système de gestion de documents simple et gratuit a de grandes fonctionnalités qui incluent contrôle de version, avec chaque version conservée, contrôle d’accès, modèles, et un système de plug-in pour étendre les fonctionnalités de l’outil.
L’outil ne se limite pas à afficher uniquement des textes occidentaux. Il est également capable de montrer jeux de caractères non européens, comme le chinois, l’arabe et l’hébreu. Le CMS possède un système d’indexation intégré et l’écran Wiki fini comprend une fonction de recherche pleinement fonctionnelle.
Si cela ne vous dérange pas d’héberger le logiciel sur site et que vous ne voulez pas payer pour un gestionnaire de documents, cet outil pourrait être la réponse que vous recherchez.
Choisir un outil de documentation informatique
Cette revue ne présente qu’un petit nombre d’options. La décision principale que vous devrez prendre est de savoir si vous voulez un gestionnaire de documentation hébergé ou si vous voulez maintenir le logiciel dans vos propres locaux.
Les stratégies en ligne et en interne présentent de nombreux avantages. Certains responsables informatiques ne sont tout simplement pas confiants d’héberger leur intelligence économique en dehors des locaux sécurisés de leur propre entreprise. Si cela vous décrit, vous avez deux options sur cette liste sous la forme de DokuWiki et Confluence. Il y a quatre services hébergés sur cette liste car cette configuration devient de plus en plus accessible à mesure que de plus en plus d’entreprises entrent sur le marché.
Les outils payants de cette liste peuvent s’avérer assez chers. Cependant, si vous êtes une petite entreprise ou une startup avec très peu à dépenser, vous avez deux options gratuites sur cette liste parmi lesquelles choisir: DokuWiki et l’édition gratuite de Confluence.
Écrire votre documentation informatique dans les éditeurs de ces outils de gestion de documents est une meilleure idée que de simplement scanner vos bibliothèques de documentation papier existantes. Les systèmes de gestion de contenu spécialement formatés fournissent mieux la documentation informatique que les documents traditionnels en pleine page, car ils peuvent fournir des descriptions courtes et des conseils rapides ainsi que des guides d’utilisation et des manuels de procédures complets..
Utilisez-vous l’un des outils de notre liste? Quels aspects de votre système actuel de gestion des documents informatiques vous ont poussé à le choisir? Laissez un message dans le commentaires section ci-dessous pour partager vos opinions avec la communauté.
La documentation informatique est un élément crucial pour les entreprises, mais il est souvent difficile de la gérer efficacement. Il est vrai que la création de documentation informatique peut coûter cher, mais il est important de la conserver pour une utilisation future. La numérisation, la normalisation des formats et lindexation du contenu sont des étapes importantes pour rendre ces documents utiles et consultables. Il est également important de trouver un outil de gestion de documents efficace pour faciliter la gestion de la documentation informatique. Les cinq meilleurs outils de documentation informatique sont Passeport SolarWinds, IT Glue, ITBoost, Confluence et DokuWiki. Chacun de ces outils a ses propres forces et conviendra à différentes organisations. Il est important de choisir loutil qui convient le mieux à vos besoins pour une gestion efficace de la documentation informatique.