Las herramientas de gestión de documentos combinan instalaciones de almacenamiento con funciones de derechos de acceso. Los mejores sistemas permiten que los administradores, los líderes de equipo y los usuarios individuales puedan opinar sobre cómo se puede acceder a los archivos del sistema. Idealmente, el sistema de gestión de documentos también incluye características de continuidad para permitir que las empresas se recuperen de los desastres..
Existe una amplia gama de herramientas de gestión de documentos disponibles en el mercado hoy en día, y la investigación de todas ellas llevará mucho tiempo. Hemos acortado la tarea de investigar el mercado de herramientas de gestión de documentos mediante la producción de una lista reducida.
Si no tiene tiempo para leer toda la publicación, aquí está Nuestra lista de las mejores herramientas de gestión de documentos:
- Pasaporte SolarWinds (OBTENER DEMO) Un administrador de contraseñas y un administrador de documentos disponibles desde la nube.
- Pegamento de TI Administrador de documentos y contraseñas basado en la nube.
- ITBoost Sistema de gestión de documentos basado en la nube.
- Confluencia Un sistema de gestión de documentos ampliamente utilizado para proyectos de TI..
- G-Suite Una combinación de Google Drive y Google Docs comercializados para empresas.
- Zoho Office Suite Un paquete de editores de documentos, almacenamiento y herramientas de administración de documentos..
- DocuWare Cloud Servicio de almacenamiento, archivo y gestión de documentos basado en la nube..
Las mejores herramientas de gestión de documentos.
Puede leer más sobre cada uno de estos sistemas en las siguientes secciones.
1. Pasaporte SolarWinds (OBTENER DEMO)
Pasaporte de SolarWinds está dirigido a proveedores de servicios gestionados y es comercializado por SolarWinds MSP división. La propuesta es que los MSP utilicen el sistema de gestión de documentos tanto para su propia documentación como como un servicio adicional que se puede remarcar a sus clientes..
No hay ninguna razón por la cual las empresas no deberían adquirir el sistema directamente para su propio uso. Esto es un servicio basado en la nube y así es accesible desde cualquier sistema operativo a través de un navegador.
Passportal Suite incluye un administrador de contraseñas y un administrador de documentos. Este es el paquete base de Passportal, por lo que no es posible suscribirse solo a la herramienta de gestión de documentos, que se llama Administrador de documentos de SolarWinds.
El Administrador de documentos de SolarWinds es más que un simple sistema de almacenamiento de archivos en la nube, aunque el espacio del servidor está incluido en el paquete. El servicio incluye marcos de publicación para diferentes tipos de documentación. Por ejemplo, es muy fácil crear una base de conocimiento en línea para usuarios dentro del sistema Passportal. La herramienta incluye una suite de edición además de permitir que los documentos se carguen en el sistema de almacenamiento de archivos.
El sistema de almacenamiento de archivos es protegido con encriptación y solo las cuentas de usuario protegidas con contraseña permiten el acceso.
Este sistema es ideal para crear documentos de información del equipo y sistemas de información del usuario, así como para administrar documentos corporativos. Si también está interesado en la utilidad de administración de contraseñas en el paquete, esta herramienta puede integrarse con Directorio Activo y LDAP sistemas para unificar los derechos de acceso de toda su empresa en una ubicación.
El pasaporte se cobra por por suscripción por usuario, pagado mensualmente por adelantado. No es necesario celebrar un contrato para usar el servicio y no hay un requisito mínimo de período de suscripción. El sistema es multicliente, por lo que si los MSP desean vender el Administrador de documentos de SolarWinds a sus clientes, pueden dar a cada uno de ellos su propio espacio de almacenamiento segmentado que se mantiene separado para cada cliente. Usted puede solicitar una demostración en su sitio web.
SolarWinds PassportalObtener Demo
2. pegamento de TI
Pegamento de TI es un servicio basado en la nube y es muy similar a Passportal porque también combina la gestión de contraseñas y documentos. Al igual que Passportal, esta herramienta se comercializa a proveedores de servicios gestionados, pero también tiene una versión destinada a la compra directa por parte de las empresas de usuarios finales. Esa versión se llama MyGlue y los MSP pueden comprarlo como complemento de IT Glue, o suscribirse como un paquete independiente. IT Glue es propiedad de Kaseya, que también produce software RMM y PSA para MSP.
Además de permitir que los documentos se carguen y almacenen en el sistema IT Glue, la interfaz de usuario incluye una base de conocimiento / editor de estilo wiki, que ayuda a los equipos a crear fuentes de información a través de una estructura guiada. Los editores incluyen plantillas para diferentes tipos de documentación y estos actúan como una guía al preparar nuevos documentos dentro de la plataforma. La capacidad de implementar un marco es particularmente importante para los almacenes de información estructurados, como Wikis.
El paquete IT Glue incluye espacio de almacenamiento, que está segmentado por usuario y requiere credenciales para acceder. Esos derechos de acceso se pueden administrar dentro del administrador de contraseñas integrado en la plataforma IT Glue. El almacenamiento de documentos está encriptado y todas las transferencias entre su sitio y el sistema ITGlue también están protegidas por encriptación. Eso incluye la carga y descarga de archivos y también las comunicaciones entre el software de la consola en el servidor ITGlue y los navegadores de los usuarios que acceden al tablero.
El paquete IT Glue se puede aumentar con complementos. El sistema MyGlue es uno de estos. Otro es un sistema de descubrimiento de red, que enumerará todo el hardware y el software que funcionan en su sitio. Este proceso crea un inventario de su infraestructura de TI, que se actualiza constantemente. Entonces, es posible usar IT Glue para monitoreo del sistema así como la gestión de documentos y contraseñas.
IT Glue es pagado por suscripción. Se empaqueta en tres ediciones: Básico, Seleccione, y Empresa – Todos los planes incluyen la plataforma de documentación. Los cargos se cobran por usuario por mes.
3. ITBoost
ITBoost es otro sistema de gestión de documentos basado en la nube eso se comercializa a los MSP, pero también podría ser utilizado por los departamentos de TI internos. El servicio es propiedad de ConnectWise, que también produce sistemas de gestión de infraestructura y software de soporte MSP. Al igual que ITGlue y Passportal, ITBoost también incluye un administrador de contraseñas.
El panel de administrador del servicio incluye un monitor para el espacio de almacenamiento de documentos eso está incluido con el paquete. El objetivo principal de este sistema de documentación es la creación y mantenimiento de un base de conocimientos. Sin embargo, no todos los documentos deben estar disponibles para los usuarios. El sistema permite la importación o exportación de documentos y también es posible mantener los documentos privados y no ponerlos a disposición de la base de conocimiento visible para los usuarios..
El sistema permite la creación de diferentes categorías de grupos de documentos, tales como consejos para usuarios y guías para uso interno del personal del departamento de TI o MSP. Un ejemplo de documentos departamentales serían los procedimientos operativos estándar (POE). Se agregarían guías de usuario a la base de conocimiento orientada al usuario. Una tercera categoría es una base de conocimiento que está destinada a ser utilizada por los clientes de las empresas clientes que atiende un MSP. Esta categoría también incluye formularios de comentarios para que los clientes completen y den sus calificaciones sobre la calidad de los productos, servicios o soporte que recibieron.
La plataforma ITBoost incluye editores de documentos que permiten la creación de documentos dentro del entorno. El sistema puede usarse como un almacén primario de documentos o como un sistema de respaldo / en vivo, con la ayuda de documentos originales en un almacén de documentos separado en el sitio o en otro servicio de almacenamiento en la nube.
Los almacenes de datos están protegidos con cifrado al igual que todas las comunicaciones entre el usuario y los servidores ITBoost. Los documentos están protegidos por controles de revisión..
El plan incluye otras características de administración del sistema, como control de configuración y respaldo. También hay un Gestión de certificados SSL característica en la plataforma.
ITBoost se integra con algunos de los sistemas de administración del sistema ConnectWise, como Control ConnectWise, ConnectWise Automate, y ConnectWise Manage. También se integrará con el software MSP RMM y PSA producido por otros proveedores, como SolarWinds, Pulseway, Atera y Kaseya. ITBoost está disponible en una prueba gratuita de 14 días.
4. Confluencia
Confluencia, por Atlassian, es ampliamente utilizado para la documentación de proyectos de TI. Se integra bien con Jira, que es una herramienta de gestión de proyectos producida por la misma empresa. Esta herramienta de gestión de documentos, por lo tanto, sería una opción particularmente buena si está buscando un sistema de almacenamiento de documentación de gestión de proyectos. La combinación Confluence y Jira es particularmente adecuada para proyectos de desarrollo ágil.
El sistema de confluencia es un servicio basado en la nube eso incluye espacio de almacenamiento de documentos. También está disponible como software local. Es posible cargar documentos en el almacén de documentos y también importarlos al sistema de presentación de documentos eso es parte de la plataforma de confluencia. Es más común producir documentación en los editores de Confluence y luego almacenar el texto dentro del sistema Confluence como parte de una estructura de presentación de documentos.
El editor incluye plantillas, que actúan como el sistema CSS para sitios web e imponen un formato de presentación consistente para el conjunto de documentos. De hecho, el producto final de un documento de Confluence se parece mucho a una página web.
Además de formar una base de documentos, el sistema Confluence incluye la posibilidad de crear páginas de colaboración del equipo. Estos incluyen foros de chat para la coordinación de tareas, anuncios y notificaciones..
El servicio basado en la nube se comercializa en tres ediciones y el software local está disponible a través de dos opciones de compra..
Las tres ediciones de Cloud Confluence son Gratis, Estándar, y Prima. La versión gratuita es adecuada para pequeñas empresas, ya que incluye el sistema de gestión de documentos, pero está limitada a 10 usuarios. Las versiones Standard y Premium permiten hasta 5,000 usuarios por cuenta. Las versiones pagas incluyen el registro de auditoría, que necesitará si sigue un estándar de seguridad de datos. La edición Premium incluye un módulo de análisis. El espacio de almacenamiento incluido con la cuenta gratuita es de 2 GB, la cuenta estándar tiene 250 GB incluidos y la edición Premium incluye espacio de almacenamiento ilimitado.
Las versiones locales son Servidor, con una tarifa única basada en el número de usuarios, y Centro de datos, que incluye almacenamiento de respaldo en la nube y tiene un precio por año.
5. G-Suite
Google G Suite es un paquete empresarial basado en la nube que agrega una consola de administración a una serie de productos en línea de Google que generalmente son de uso gratuito. Estas herramientas son Gmail, Hangouts, Calendario, Documentos, Hojas de cálculo, Diapositivas, Conservar, Formularios, Sitios y Google Drive. Aunque esto es esencialmente un conjunto de productividad, la inclusión de un sistema de gestión y almacenamiento en la nube hace de esta una herramienta de gestión de documentos.
Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones son el equivalente de Microsoft Word, Sobresalir, y PowerPoint. Los archivos creados con esos productos de Microsoft pueden cargarse en Google Drive y almacenarse, verse y compartirse a través de él. Sin embargo, para obtener funciones de colaboración completas, es necesario importar esos documentos al formato equivalente de Google, lo cual es fácil de hacer..
La consola del administrador de documentos permite a un administrador emitir credenciales para acceder a un área privada y segmentada del espacio de almacenamiento de Google Drive de la empresa. El sistema G Suite incluye anotación de documento y controles dados al creador sobre quién tiene acceso a un documento y qué grado de acceso tienen otros. UN Gestión de dispositivos móviles La herramienta dentro del administrador de documentos controla y registra cómo se accede a cada documento desde dispositivos móviles. Los documentos eliminados se pueden restaurar y todos los cambios se registran, lo que permite que los documentos se reviertan a versiones anteriores.
G Suite está disponible en tres ediciones: Básico, Negocio, y Empresa. Todos incluyen la consola de administración de documentos y un sistema de administración de contraseñas de usuario con una bóveda de contraseñas. La edición básica tiene 30 GB de almacenamiento, mientras que las ediciones Business y Enterprise tienen espacio ilimitado de almacenamiento en la nube. Google ofrece una prueba gratuita de 14 días para cada plan.
6. Zoho Office Suite
Zoho Office Suite es un paquete en línea de software de productividad que refleja los elementos contenidos en Microsoft Office. El servicio puede ser utilizado de forma gratuita por individuos, pero las empresas deben pagar por el sistema para obtener equipo adicional y funciones de gestión de documentos. La versión del sistema del equipo es de uso gratuito para hasta cinco usuarios.
los consola de administracion de Zoho Office Suite permite configurar cuentas de usuario en el espacio de almacenamiento. El acceso al almacenamiento también funciona como cuentas de editor de documentos. Los usuarios pueden subir documentos en sus carpetas o crear nuevos documentos. El propietario de cada documento tiene el derecho de permitir el acceso a otros y especificar las acciones que esos colegas pueden realizar archivo por archivo. También es posible configurar carpetas compartidas que otorgan automáticamente a esos participantes derechos de acceso total a los documentos almacenados en ellos.
Los editores dentro de Zoho Office Suite se llaman Escritor Zoho, Hoja de Zoho, y Zoho Show; Estos son compatibles con Microsoft Word, Excel y PowerPoint. La suite también incluye Cuaderno Zoho, que es similar a Microsoft OneNote. Otra característica del usuario en este sistema de gestión de documentos es Zia, una asistente virtual, que realiza servicios como corrección ortográfica y ayuda al usuario.
El paquete de Zoho Office se cobra por suscripción por usuario por mes. Está disponible en tres ediciones: Gratis, Estándar, y Prima. La versión gratuita incluye 5 GB de almacenamiento en la nube por usuario. El almacenamiento asignado a cada usuario en la versión Estándar es de 100 GB y cada usuario obtiene 1 TB de espacio con el plan Premium. Los planes Standard y Premium se pueden probar en una prueba gratuita de 15 días..
7. DocuWare Cloud
DocuWare Cloud es un sistema de gestión de documentos puro, no incluye editores en línea para la creación de documentos. Este servicio tiene como objetivo proporcionar almacenamiento de documentos y funciones de archivo. Después de crear documentos a través de una aplicación como Microsoft Word, el usuario los carga en un “bandeja“En el almacenamiento en la nube. Esa bandeja es el espacio personal para ese usuario. La bandeja se puede configurar como una carpeta en el Explorador de Windows del usuario para que guardar los documentos los cargue automáticamente y las aplicaciones en el escritorio tengan acceso instantáneo a los documentos almacenados en la nube sin tener que descargarlos primero.
Una vez en la nube, los documentos pueden ser compartidos enviando un enlace en lugar de enviar una copia del documento por correo electrónico. Se pueden almacenar todo tipo de archivos en el servidor de DocuWare, incluidas imágenes de documentos escaneados y archivos multimedia. El servidor de DocuWare indexar cada archivo, buscar palabras clave para permitir una recuperación fácil, por ejemplo, durante la fase de descubrimiento electrónico de un procedimiento legal o ejercicio de auditoría.
Aunque no hay un conjunto completo de editores de estilo de Microsoft Office en el paquete DocuWare Cloud, la plataforma incluye un visor de documentos. Este visor tiene algunas características de edición, como la capacidad de marcar texto y anotar documentos.
Tanto el usuario propietario como el administrador pueden ver métricas para cada documento en la tienda. Detalles como el tamaño del archivo, el número de páginas, el autor y las palabras clave están disponibles para archivos individuales, para cada bandeja y para la cuenta en su conjunto..
DocuWare Cloud es un sistema basado en la nube y está disponible en cuatro ediciones: Básico, Pro, Empresa, y Gran empresa. La principal diferencia entre estos es la cantidad de almacenamiento asignado a cada uno y la cantidad de usuarios que permite cada plan. Puede acceder a DocuWare Cloud en una prueba gratuita de 30 días.
Elegir una herramienta de gestión de documentos
La definición de “gestión de documentos“Es muy amplio y abarca una amplia gama de opciones. Si desea una suite de productividad de equipo con una consola de administrador, encontrará opciones en nuestra lista de recomendaciones. Si solo desea el servicio de almacenamiento y archivo de documentos con funciones de administración manual y automática, también lo encontrará.
Nuestra lista de recomendaciones incluye administradores de documentos adecuados para MSP y departamentos de TI. Hay herramientas en esta lista que reformatearán y estandarizarán toda la documentación, las almacenarán en su formato original o proporcionarán editores que le permitirán presentar toda su información de manera uniforme..
Ya sea que necesite un administrador de documentos para el almacenamiento o la presentación, encontrará la solución adecuada entre nuestras recomendaciones..