7 Melhor Software de Gerenciamento de Documentos

As ferramentas de gerenciamento de documentos combinam instalações de armazenamento com funções de direitos de acesso. Os melhores sistemas permitem que administradores, líderes de equipe e usuários individuais tenham uma opinião sobre como os arquivos no sistema podem ser acessados. Idealmente, o sistema de gerenciamento de documentos também inclui recursos de continuidade para permitir que as empresas se recuperem de desastres.

Atualmente, existe uma grande variedade de ferramentas de gerenciamento de documentos disponíveis no mercado e a pesquisa de todas elas levará muito tempo. Reduzimos a tarefa de investigar o mercado de ferramentas de gerenciamento de documentos, produzindo uma lista restrita.

Se você não tiver tempo para ler toda a postagem, aqui está nossa lista das melhores ferramentas de gerenciamento de documentos:

1. SolarWinds Passportal (OBTER DEMO) Um gerenciador de senhas e um gerenciador de documentos disponíveis na nuvem.
2. Cola de TI Gerenciador de documentos e senhas baseado em nuvem.
3. ITBoost Sistema de gerenciamento de documentos baseado em nuvem.
4. Confluência Um sistema de gerenciamento de documentos amplamente usado para projetos de TI.
5. G-Suite Uma combinação do Google Drive e do Google Docs comercializados para empresas.
6. Zoho Office Suite Um conjunto de ferramentas de edição de documentos, armazenamento e gerenciamento de documentos.
7. DocuWare Cloud Serviço de armazenamento, arquivamento e gerenciamento de documentos baseado em nuvem.

As melhores ferramentas de gerenciamento de documentos

Você pode ler mais sobre cada um desses sistemas nas seções a seguir.

1. SolarWinds Passportal (OBTER DEMO)

Passportal by SolarWinds destina-se a provedores de serviços gerenciados e é comercializado pela SolarWinds MSP divisão. A proposta é que os MSPs usem o sistema de gerenciamento de documentos para sua própria documentação e como um serviço adicional que pode ser remarketing para seus clientes.

Não há razão para que as empresas não adquiram o sistema diretamente para uso próprio. Isto é um serviço baseado em nuvem e, portanto, é acessível a partir de qualquer sistema operacional através de um navegador.

O Passportal Suite inclui um gerenciador de senhas e um gerenciador de documentos. Esse é o pacote base do Passportal, portanto, não é possível se inscrever apenas na ferramenta de gerenciamento de documentos, chamada Gerenciador de documentos SolarWinds.

O SolarWinds Document Manager é mais do que apenas um sistema de armazenamento em nuvem, embora o espaço do servidor está incluído no pacote. O serviço inclui estruturas de publicação para diferentes tipos de documentação. Por exemplo, é muito fácil criar uma base de conhecimento on-line para usuários dentro do sistema Passportal. A ferramenta inclui um conjunto de edição bem como permitir o upload de documentos para o sistema de armazenamento de arquivos.

O sistema de armazenamento de arquivos é protegido com criptografia e o acesso é permitido apenas por contas de usuário protegidas por senha.

Esse sistema é ótimo para criar documentos de informações da equipe e sistemas de informações do usuário, além de gerenciar documentos corporativos. Se você também estiver interessado no utilitário de gerenciamento de senhas do pacote, essa ferramenta poderá ser integrada ao Diretório ativo e LDAP sistemas para unificar os direitos de acesso de toda a sua empresa em um local.

O passaporte é cobrado por por assinatura por usuário, pago mensalmente com antecedência. Não há necessidade de assinar um contrato para usar o serviço e não há um período mínimo de assinatura. O sistema é multilocatário, portanto, se os MSPs quiserem vender o SolarWinds Document Manager para seus clientes, eles poderão fornecer a cada um deles seu próprio espaço de armazenamento segmentado, que é mantido separado para cada cliente. Você pode solicitar uma demonstração no site deles.

SolarWinds PassportalGet Demo

2. Cola de TI

Cola de TI é um serviço baseado em nuvem e é muito semelhante ao Passportal porque também combina gerenciamento de senhas e documentos. Como o Passportal, essa ferramenta é comercializada para provedores de serviços gerenciados, mas também possui uma versão destinada à compra direta por empresas usuárias finais. Essa versão é chamada MyGlue e pode ser comprado pelos MSPs como um complemento do IT Glue ou assinado como um pacote autônomo. A cola de TI é de propriedade da Kaseya, que também produz software RMM e PSA para MSPs.

Além de permitir o upload e o armazenamento de documentos no sistema IT Glue, a interface do usuário inclui um editor de base de conhecimento / estilo wiki, que ajuda as equipes a criar fontes de informações por meio de uma estrutura orientada. Os editores incluem modelos para diferentes tipos de documentação e funcionam como um guia ao preparar novos documentos dentro da plataforma. A capacidade de implantar uma estrutura é particularmente importante para armazenamentos estruturados de informações, como Wikis.

O pacote IT Glue inclui espaço de armazenamento, segmentado por usuário e requer credenciais para acesso. Esses direitos de acesso podem ser gerenciados no gerenciador de senhas incorporado à plataforma IT Glue. O armazenamento de documentos é criptografado e todas as transferências entre o site e o sistema ITGlue também são protegidas por criptografia. Isso inclui uploads e downloads de arquivos e também as comunicações entre o software do console no servidor ITGlue e os navegadores dos usuários que acessam o painel.

O pacote IT Glue pode ser aumentado por complementos. O sistema MyGlue é um deles. Outro é um sistema de descoberta de rede, que listará todo o hardware e software em operação no seu site. Esse processo cria um inventário da sua infraestrutura de TI, que é constantemente atualizada. Portanto, é possível usar o IT Glue para monitoramento do sistema bem como gerenciamento de documentos e senhas.

A cola de TI é pago por assinatura. É empacotado em três edições: Basic, Selecione, e Empreendimento – todos os planos incluem a plataforma de documentação. As cobranças são cobradas por usuário por mês.

3. ITBoost

ITBoost é outro sistema de gerenciamento de documentos baseado em nuvem comercializado para MSPs, mas também pode ser usado pelos departamentos internos de TI. O serviço é possuído por ConnectWise, que também produz sistemas de gerenciamento de infraestrutura e software de suporte MSP. Como o ITGlue e o Passportal, o ITBoost também inclui um gerenciador de senhas.

O painel do administrador do serviço inclui um monitor para o espaço de armazenamento de documentos isso está incluído no pacote. O principal objetivo deste sistema de documentação é a criação e manutenção de um base de conhecimento. No entanto, nem todos os documentos precisam ser disponibilizados aos usuários. O sistema permite que documentos sejam importados ou exportados e também é possível manter documentos privados e não disponibilizados à base de conhecimento visível pelos usuários..

O sistema permite a criação de diferentes categorias de grupos de documentos, como conselhos aos usuários e guias para uso interno pela equipe do MSP ou do departamento de TI. Um exemplo de documentos departamentais seriam procedimentos operacionais padrão (POPs). Os guias do usuário seriam adicionados à base de conhecimento orientada ao usuário. Uma terceira categoria é uma base de conhecimento que se destina ao uso pelos clientes das empresas clientes atendidas por um MSP. Esta categoria também inclui formulários de feedback para que os clientes preencham e dêem suas classificações na qualidade dos produtos, serviços ou suporte que receberam.

A plataforma ITBoost inclui editores de documentos que permitem a criação de documentos dentro do ambiente. O sistema pode ser usado como um repositório primário de documentos ou como um sistema de backup / ativo, com documentos originais ajudando em um repositório de documentos separado no local ou em outro serviço de armazenamento em nuvem.

Os armazenamentos de dados são todos protegidos com criptografia assim como todas as comunicações entre o usuário e os servidores ITBoost. Os documentos são protegidos por controles de revisão.

O plano inclui outros recursos de gerenciamento do sistema, como controle de configuração e backup. Há também um Gerenciamento de certificado SSL recurso na plataforma.

O ITBoost se integra a alguns dos sistemas de administração de sistema ConnectWise, como Controle do ConnectWise, ConnectWise Automate, e ConnectWise Manage. Ele também será integrado ao software MSP RMM e PSA produzido por outros fornecedores, como SolarWinds, Pulseway, Atera e Kaseya. O ITBoost está disponível em uma avaliação gratuita de 14 dias.

4. Confluência

Confluência, por Atlassian, é amplamente usado para documentação de projetos de TI. Integra-se bem com Jira, que é uma ferramenta de gerenciamento de projetos produzida pela mesma empresa. Essa ferramenta de gerenciamento de documentos, portanto, seria uma opção particularmente boa se você estiver procurando por um sistema de armazenamento de documentação de gerenciamento de projetos. A combinação Confluence e Jira é particularmente adequada para projetos de desenvolvimento ágil.

O sistema Confluence é um serviço baseado em nuvem isso inclui espaço de armazenamento de documentos. Também está disponível como software local. É possível fazer upload de documentos no repositório de documentos e também importá-los para o sistema de apresentação de documentos isso faz parte da plataforma de confluência. É mais comum produzir documentação nos editores do Confluence e depois armazenar o texto no sistema Confluence como parte de uma estrutura de apresentação do documento.

O editor inclui modelos, que agem como o sistema CSS para sites e impõem um formato de apresentação consistente para o conjunto de documentos. De fato, o produto final de um documento do Confluence se parece muito com uma página da web.

Além de formar uma base de documentos, o sistema Confluence inclui a facilidade de criar páginas de colaboração em equipe. Isso inclui fóruns de bate-papo para coordenação de tarefas, anúncios e notificações.

O serviço baseado em nuvem é comercializado em três edições e o software local está disponível através de duas opções de compra.

As três edições do Cloud Confluence são Livre, Padrão, e Prêmio. A versão gratuita é adequada para pequenas empresas, pois inclui o sistema de gerenciamento de documentos, mas é limitada a 10 usuários. As versões Standard e Premium permitem até 5.000 usuários por conta. As versões pagas incluem log de auditoria, que você precisará se seguir um padrão de segurança de dados. A edição Premium inclui um módulo de análise. O espaço de armazenamento incluído na conta Grátis é de 2 GB, a conta Standard inclui 250 GB e a edição Premium inclui espaço de armazenamento ilimitado.

As versões locais são Servidor, com uma taxa única com base no número de usuários e  Centro de dados, que inclui armazenamento em backup na nuvem e custa por ano.

5. G-Suite

Google G Suite é um pacote de negócios baseado em nuvem que adiciona um console de administração a vários produtos on-line do Google que geralmente são gratuitos. Essas ferramentas são Gmail, Hangouts, Calendário, Documentos, Planilhas, Apresentações, Keep, Formulários, Sites e Google Drive. Embora este seja essencialmente um pacote de produtividade, a inclusão de um sistema de gestão e armazenamento na núvem torna isso uma ferramenta de gerenciamento de documentos.

Documentos, Planilhas e Apresentações equivalem a Microsoft Word, Excel, e Power Point. Os arquivos criados com esses produtos da Microsoft podem ser carregados no Google Drive e armazenados, visualizados e compartilhados por meio dele. No entanto, para obter todos os recursos de colaboração, é necessário importar esses documentos para o formato equivalente do Google, o que é fácil de fazer..

O console do gerenciador de documentos permite que um administrador emita credenciais para acessar uma área privada e segmentada do espaço de armazenamento do Google Drive da empresa. O sistema G Suite inclui anotação de documento e controles fornecidos ao criador sobre quem tem acesso a um documento e qual o grau de acesso que outras pessoas têm. UMA gerenciamento de dispositivos móveis A ferramenta no gerenciador de documentos controla e registra como cada documento é acessado a partir de dispositivos móveis. Os documentos excluídos podem ser restaurados e todas as alterações são registradas, permitindo que os documentos sejam revertidos para versões anteriores.

O G Suite está disponível em três edições: Basic, O negócio, e Empreendimento. Todos incluem o console de gerenciamento de documentos e um sistema de gerenciamento de senha de usuário com um cofre de senha. A edição Basic possui 30 GB de armazenamento, enquanto as edições Business e Enterprise têm espaço de armazenamento em nuvem ilimitado. O Google oferece uma avaliação gratuita de 14 dias para cada plano.

6. Zoho Office Suite

Zoho Office Suite é um pacote on-line de software de produtividade que reflete os elementos contidos em Microsoft Office.  O serviço pode ser usado gratuitamente por indivíduos, mas as empresas precisam pagar pelo sistema para obter funções adicionais de gerenciamento de equipe e documento. A versão do sistema da equipe é gratuita para uso de até cinco usuários.

o console de administração do Zoho Office Suite permite que as contas de usuário sejam configuradas no espaço de armazenamento. O acesso ao armazenamento também funciona como contas do editor de documentos. Os usuários podem carregar documentos em suas pastas ou crie novos documentos. Cada proprietário do documento tem o direito de permitir o acesso a outras pessoas e especificar as ações que esses colegas podem executar arquivo por arquivo. Também é possível configurar pastas partilhadas que dão automaticamente a esses participantes direitos totais de acesso aos documentos armazenados neles.

Os editores do Zoho Office Suite são chamados Zoho Writer, Folha Zoho, e Zoho Show; estes são compatíveis com o Microsoft Word, Excel e PowerPoint. A suíte também inclui Zoho Notebook, que é semelhante ao Microsoft OneNote. Outro recurso do usuário neste sistema de gerenciamento de documentos é Zia, uma assistente virtual, que executa serviços como verificação ortográfica e ajuda ao usuário.

O pacote Zoho Office é cobrado por assinatura por usuário por mês. Está disponível em três edições: Livre, Padrão, e Prêmio. A versão gratuita inclui 5 GB de armazenamento em nuvem por usuário. O armazenamento alocado para cada usuário na versão Standard é de 100 GB e cada usuário recebe 1 TB de espaço com o plano Premium. Os planos Standard e Premium podem ser testados em uma avaliação gratuita de 15 dias.

7. DocuWare Cloud

DocuWare Cloud é um sistema de gerenciamento de documentos puro – não inclui editores on-line para a criação de documentos. Este serviço tem como objetivo fornecer funções de armazenamento e arquivamento de documentos. Depois de criar documentos por meio de um aplicativo como o Microsoft Word, o usuário os carrega para um “bandeja”No armazenamento na nuvem. Essa bandeja é o espaço pessoal para esse usuário. A bandeja pode ser configurada como uma pasta no Windows Explorer do usuário, para que os documentos sejam salvos automaticamente e os aplicativos na área de trabalho tenham acesso instantâneo aos documentos armazenados na nuvem sem a necessidade de baixá-los primeiro..

Uma vez na nuvem, documentos podem ser compartilhados enviando um link em vez de enviar uma cópia do documento por e-mail. Todos os tipos de arquivos podem ser armazenados no servidor DocuWare, incluindo imagens de documentos digitalizados e arquivos de mídia. O servidor DocuWare irá indexar cada arquivo, pesquisar por palavras-chave para facilitar a recuperação, por exemplo, durante a fase de descoberta eletrônica de um procedimento legal ou exercício de auditoria.

Embora não exista um conjunto abrangente de editores no estilo do Microsoft Office no pacote DocuWare Cloud, a plataforma inclui um visualizador de documentos. Este visualizador possui alguns recursos de edição, como a capacidade de marcar texto e anotar documentos.

O usuário proprietário e o administrador podem ver métricas para cada documento na loja. Detalhes como tamanho do arquivo, número de páginas, autor e palavras-chave estão disponíveis para arquivos individuais, para cada bandeja e para a conta como um todo..

O DocuWare Cloud é um sistema baseado em nuvem e está disponível em quatro edições: Basic, Pró, Empreendimento, e Grande Empresa. A principal diferença entre eles é a quantidade de armazenamento alocado para cada um e o número de usuários que cada plano permite. Você pode acessar o DocuWare Cloud em uma avaliação gratuita de 30 dias.

Escolhendo uma ferramenta de gerenciamento de documentos

A definição de “gerenciamento de documento”É muito amplo e abrange uma ampla gama de opções. Se você deseja um conjunto de produtividade de equipe com um console do administrador, encontrará opções em nossa lista de recomendações. Se você deseja apenas o serviço de armazenamento e arquivamento de documentos com recursos de gerenciamento manual e automático, também encontrará isso.

Nossa lista de recomendações inclui gerentes de documentos adequados para MSPs e departamentos de TI. Existem ferramentas nesta lista que reformatarão e padronizarão toda a documentação, armazenarão no formato original ou fornecerão editores que permitirão que você apresente todas as suas informações de maneira uniforme..

Se você precisa de um gerenciador de documentos para armazenamento ou apresentação, encontrará a solução certa entre as nossas recomendações.