5 Melhores Ferramentas de Documentação de TI

A documentação de TI custa dinheiro para criar, mas a maioria das empresas perde imediatamente a documentação assim que é comprada ou criada. O método mais comum de gerenciar a documentação é imprimi-lo e colocá-lo em pastas em linhas de prateleiras ignoradas. Há um caminho melhor.

Tornar úteis esses documentos de TI requer três elementos:

• Digitalizar documentação
• Padronizar formatos
• Indexar o conteúdo do documento para torná-lo pesquisável.

Aqui para as ferramentas e não há tempo para ler o post inteiro? Aqui está nossa lista das cinco melhores ferramentas de documentação de TI:

1. SolarWinds Passportal (OBTER DEMO) Um sistema de proteção de senha de equipe que também opera um armazenamento de documentos baseado em nuvem.
2. Cola de TI Uma plataforma de gerenciamento de documentos on-line que se integra a muitos sistemas de gerenciamento e colaboração de projetos.
3. ITBoost Um sistema de documentação baseado na Web, de propriedade do ConnectWise, um sistema de gerenciamento de infraestrutura.
4. Confluência Um sistema de colaboração, comunicação e documentação empresarial amplamente utilizado no setor de TI.
5. DokuWiki Um criador gratuito do Wiki que pode ser usado para construir uma base de conhecimento interna.

Manter a documentação de TI em formato digital é o primeiro passo para obter a documentação corporativa em um estado utilizável. É uma reação típica imprimir documentos e colocá-los em uma estante de livros. Essa é uma estratégia especialmente útil para a pessoa ou empresa que criou a documentação porque fornece prova física e visual de seu trabalho árduo. No entanto, a maioria das pessoas concorda atualmente que uso excessivo de papel deve ser evitado. Os documentos impressos ocupam espaço, requerem investimento em armários de armazenamento e muitas árvores são cortadas.

A segunda etapa é padronizar o formato de armazenamento usado para esses documentos. Se os documentos de TI se originaram em formato digital, há uma alta probabilidade de que eles estejam em um pequeno número de tipos de documentos. Os formatos Microsoft Word e PDF são muito comuns e podem ser convertidos para outros formatos.

A etapa final é indexar o conteúdo dos documentos. Essa é uma tarefa trabalhosa quando realizada manualmente, mas pode ser concluída por processos automatizados muito rapidamente.

Transformando documentos de TI ignorados em fontes de informação frequentemente acessadas requer apenas uma ferramenta eficiente de gerenciamento de documentos. Um passo melhor é criar todos os documentos de TI da sua empresa em um formato de arquivo configurado para interpretação em sistemas acessíveis na Web, como o Formato wiki.

Existem muitos sistemas de gerenciamento de documentos disponíveis no mercado. No entanto, é uma categoria de software que poucas pessoas conhecem e poucas pessoas sabem o que procurar para avaliar corretamente todas as opções..

Nós investigamos o mercado. Listamos os atributos necessários de uma ferramenta de documento de TI e, em seguida, analisamos todos os produtos no mercado para ver quais correspondiam a essa lista de requisitos..

As melhores ferramentas de documentação de TI

Cada um desses sistemas de documentação de TI é um pouco diferente. Cada um tem forças diferentes e atrairá diferentes organizações. Alguns criam formatos de exibição de documentos que parecem páginas da web e alguns são mais adequados para a importação de documentos existentes do que outros. Alguns são sistemas de documentação nos quais a documentação do sistema deve ser gravada. Outros são ferramentas de descoberta do sistema que gerará sua documentação de TI automaticamente.

Você pode ler mais sobre essas opções nas seções a seguir.

1. SolarWinds Passportal (OBTER DEMO)

Passaporte foi adquirido por SolarWinds, o principal produtor de ferramentas de gerenciamento de infraestrutura de TI, em abril de 2023. Por meio de uma série de compras, a SolarWinds criou uma divisão poderosa que visa fornecer software de suporte para provedores de serviços gerenciados. Passportal agora faz parte dessa divisão, chamada SolarWinds MSP.

O Passportal oferece uma mistura de serviços para MSPs. Um é um sistema de gerenciamento de senhas e outro é um gerenciador de documentos. Embora esse serviço seja chamado Gerenciador de documentos SolarWinds, faz parte da suíte Passportal e chegou à SolarWinds com sua recente aquisição.

O gerenciador de senhas Passportal e o SolarWinds Document Manager formam o núcleo do Suíte Passaporte. É impossível se inscrever no sistema de documentos sem precisar também gerenciar o gerenciador de senhas.

Passaporte é um serviço de nuvem e é destinado a MSPs. Espera-se que os MSPs usem o sistema de documentação internamente e também o implantem para fornecer repositórios de informações para empresas clientes e seus funcionários. Por exemplo, um MSP pode reduzir o número de funcionários clientes que ligam para o suporte técnico construindo uma base de conhecimento de auto-ajuda que explica como resolver problemas na rede do cliente.

A lógica por trás da mesclagem do fornecimento de gerenciadores de senhas e repositórios de documentos é que essas duas áreas suportam a maior parte das chamadas que os funcionários clientes farão para o Suporte Técnico fornecido pelo MSP.

O sistema de documentos é ambos uma loja de informações, um conjunto de edição, e um sistema de formatação de apresentação. O sistema começa orientando o MSP em quais informações extrair dos técnicos que trabalham para uma empresa cliente quando o MSP licita pela primeira vez um contrato.

O conhecimento sobre o sistema do cliente é essencial para escrever um contrato de serviço preciso. Uma vez iniciada a relação de trabalho, os técnicos do cliente precisam ser incentivados a transmitir seu conhecimento do sistema que eles executam.

Esta informação pode ser destilada em POPs armazenados no gerenciador de documentos. Passo a passo, o MSP pode construir uma definição do sistema, como operá-lo e como os funcionários o usam. Algumas dessas informações se tornarão orientação para técnicos de MSP e outras se tornarão guias de solução de problemas para permitir que os usuários dos sistemas dos clientes resolvam seus próprios problemas. Você pode solicitar uma demonstração no site deles.

Passaporte da SolarWindsGet Demo

2. Cola de TI

A IT Glue é o principal rival do SolarWinds Passportal. Este é o sistema de documentação, de propriedade da Kaseya, um grande fornecedor de software MSP. O IT Glue também combina gerenciamento de senhas e documentos no mesmo serviço.

Apesar de pertencer a um produtor de pacotes PSA e RMM, o ITGlue não limita sua interoperabilidade aos seus produtos irmãos. Certamente, existem integrações para o ITGlue com os sistemas PSA e RMM da Kaseya, chamados Kaseya BMS e Kaseya VSA. O sistema de documentação também se integra ao software MSP rival produzido por empresas como Pulseway, ConnectWise e SolarWinds.

A cola de TI é um serviço baseado em nuvem cobrado por assinatura. O serviço está disponível em três edições: Basic, Selecione, e Empreendimento. Todos esses são preços por usuário, por mês, com um número mínimo de cinco funcionários – embora a edição Enterprise esteja disponível para um a quatro usuários a um preço mensal muito mais alto que o plano para cinco usuários. Não há uma opção no local. Todos os planos incluem a plataforma de documentação. O serviço fornece um editor de base de conhecimento / estilo wiki, que também fornece uma estrutura de armazenamento de informações.

O IT Glue oferece um utilitário de descoberta do sistema como um recurso complementar, não incluído nas edições padrão. Esse sistema de descoberta automática irá explorar automaticamente os inventários de hardware e software de uma rede e documentar todos eles.

O sistema IT Glue cria uma estrutura para documentação, fornece modelos para gravação e estrutura as informações registradas para apresentação. Ele também fornece espaço de armazenamento para a base de documentos e interfaces para criadores e consumidores dos armazenamentos de documentos. Todas as comunicações com o serviço ITGlue são protegido por criptografia, assim como os dados armazenados no servidor IT Glue.

O IT Glue produz um pacote alternativo, chamado MyGlue. O sistema MyGlue é uma plataforma de autoatendimento que os clientes finais assinam diretamente, enquanto a IT Glue é destinado a ser usado pelos MSPs disponibilizar informações aos funcionários da empresa cliente. MyGlue inclui redefinição de senha e recursos de criação de base de conhecimento.

3. ITBoost

O ITBoost é possuído por ConnectWise, que é outro grande produtor de sistemas de gerenciamento de infraestrutura. É também um fornecedor líder de software para MSPs. Portanto, ITBoost, ITGlue e Passportal estão em concorrência muito próxima.

Como seus principais rivais, o ITBoost é um serviço em nuvem voltado para MSPs e também inclui serviços de gerenciamento de senhas e cofre de senhas. Os documentos criados pelo ITBoost podem apresentar informações para usuários internos ou externos. Os documentos para usuários externos incluem um formato de formulário de feedback que permite que o funcionário de seus clientes dê as classificações de serviços do MSP.

O sistema ITBoost tem a capacidade importar documentos e também inclui um editor. Outro recurso interessante é a capacidade de coletar informações de tickets de suporte. As instalações de coleta de dados, a estrutura de apresentação e os modelos de documentos combinam-se para apoiar a criação de POPs para a equipe do MSP e uma base de conhecimento para usuários suportados.

O ITBoost possui várias funções que dependem da coexistência do ConnectWise no site – Controle do ConnectWise, ConnectWise Automate, e ConnectWise Manage. Também inclui a gravação de configurações de dispositivos, ajudando a documentar os sistemas que o MSP gerencia.

As comunicações pela Internet e o armazenamento de dados nos servidores ITBoost são todos criptografados para segurança.

Apesar de pertencer ao ConnectWise, o ITBoost pode se integrar a sistemas PSA rivais fornecidos por, entre outros, Kaseya e Pulseway. Ele também se integra aos pacotes RMM produzidos por empresas como Atera, SolarWinds, e Kaseya. Ele também se integra ao ITGlue, Slack e a uma variedade de sistemas de telefone VoIP. O ITBoost está disponível em uma avaliação gratuita de 14 dias.

4. Confluência

Confluence é um produto da casa de software australiana, Atlassian. Este é um sistema de gerenciamento de documentação, colaboração e conhecimento muito bem-sucedido. Atlassian também possui Jira, a ferramenta de gerenciamento de projetos e os dois sistemas se integram para criar um conjunto de suporte ao projeto.

A combinação do Jira para planejamento e gerenciamento de projetos com Confluência para documentação e comunicação é muito popular entre equipes de desenvolvimento ágil. Confluence foi descrito como uma plataforma de mídia social privada para empresas. A ferramenta está disponível desde 2004 e mudou radicalmente desde então. No início, era muito semelhante ao formato típico do Wiki. No entanto, o método operacional do sistema e o estilo da interface mudaram desde então.

A aparência e o propósito das páginas criadas no Confluence são muito adaptáveis ​​e são orientado por modelos. O sistema de documentação resultante se parece mais com um site. Diferentes tipos de páginas permitem a criação de anúncios, bases de conhecimento pesquisáveis ​​e páginas de comentários de grupos.

A ferramenta inclui um editor guiado, o que facilita a criação de páginas por meio de modelos. Documentos pré-escritos podem ser importados para um sistema de documentos criado pelo Confluence. No entanto, o objetivo do Confluence é apoiar a criação de documentos criados no ambiente em vez de atuar como um repositório de documentos, embora o espaço de armazenamento esteja incluído nos planos de acesso online da ferramenta.

Confluence está disponível como um serviço de assinatura baseado em nuvem ou como software local. Os compradores têm cinco opções ao considerar este software. Existem três edições para o serviço baseado em nuvem e duas opções de compra para o software local.

As três edições do Cloud Confluence são Livre, Padrão, e Prêmio. Uma pequena empresa pode se sair bem com a versão gratuita. Enquanto as versões Standard e Premium permitem até 5.000 usuários por conta, a versão gratuita é limitada a 10. O recurso extra mais importante nas duas versões pagas é o log de auditoria. A edição Premium tem muitos extras em relação à versão Standard, mas a mais importante é a inclusão de um módulo de análise. O espaço de armazenamento é outro diferencial, com uma conta gratuita com 2 GB, a conta padrão com 250 GB e um subsídio de armazenamento ilimitado para a edição Premium.

A versão local, chamada Servidor, pode ser obtido por uma taxa única, mas é necessário decidir o número de usuários que terão acesso ao software, porque esse é o único fator que influencia o preço. A edição mais alta no local é chamada Centro de dados. O preço é anual e inclui backup em nuvem para dados.

5. DokuWiki

Se você deseja criar um formato wiki tradicional para sua documentação de TI, você tem muitas opções de gerenciamento de editor e documento. A maioria deles é grátis. Provavelmente, o melhor de todos os editores da Wiki é o DokuWiki.

Uma grande vantagem do DokuWiki é sua simplicidade. Isso facilita a manutenção do editor e do software de gerenciamento de documentos. O sistema não precisa de um banco de dados associado para indexação ou armazenamento de documentos. Em vez disso, o sistema de entrega de conteúdo do DokuWiki opera com arquivos de texto como fonte de dados.

Este sistema de gerenciamento de conteúdo de documentos foi lançado pela primeira vez em 2004. Portanto, o pacote existe há muito tempo, tornando-o um software bem estabelecido e estável..

Isto é um programa multiplataforma, então você não precisa se preocupar em ter o tipo certo de servidor para hospedar o código. Por ser um software gratuito, não há versão do DokuWiki baseada em nuvem. No entanto, ele pode ser instalado em um Servidor virtual da AWS se você não deseja manter um host local.

O sistema simples e gratuito de gerenciamento de documentos possui ótimos recursos que incluem controle de versão, com cada versão mantida, controle de acesso, modelos, e um sistema de plug-in estender a funcionalidade da ferramenta.

A ferramenta não se limita apenas a exibir textos ocidentais. Também é capaz de mostrar conjuntos de caracteres não europeus, como chinês, árabe e hebraico. O CMS possui um sistema de indexação integrado e a tela Wiki finalizada inclui um recurso de pesquisa totalmente funcional.

Se você não se importa de hospedar o software no local e não deseja pagar por um gerenciador de documentos, essa ferramenta pode ser a resposta que você está procurando.

Escolhendo uma ferramenta de documentação de TI

Esta revisão apresenta apenas um pequeno número de opções. A principal decisão que você terá que tomar é se deseja um gerente de documentação hospedado ou se deseja manter o software em suas próprias instalações..

Existem muitas vantagens nas estratégias online e interna. Alguns gerentes de TI simplesmente não se sentem confiantes ao hospedar sua inteligência de negócios fora das instalações seguras de suas próprias empresas. Se isso descreve você, você tem duas opções nesta lista na forma de DokuWiki e Confluência. Existem quatro serviços hospedados nessa lista porque essa configuração está se tornando cada vez mais acessível à medida que mais empresas entram no mercado.

As ferramentas pagas nesta lista podem ser bastante caras. No entanto, se você é uma empresa pequena ou uma startup com muito pouco dinheiro para gastar, há duas opções gratuitas nessa lista para escolher: DokuWiki e a edição gratuita do Confluence.

Escrever a documentação de TI nos editores dessas ferramentas de gerenciamento de documentos é uma idéia melhor do que apenas digitalizar as bibliotecas de documentação existentes em papel. Os sistemas de gerenciamento de conteúdo especialmente formatados são melhores para fornecer documentação de TI do que os documentos tradicionais de página inteira, pois podem disponibilizar descrições curtas e dicas rápidas, além de guias completos do usuário e manuais de procedimentos.

Você usa alguma das ferramentas da nossa lista? Quais aspectos do seu sistema atual de gerenciamento de documentos de TI fizeram você escolher? Deixe uma mensagem no Comentários seção abaixo para compartilhar suas opiniões com a comunidade.